Met het e-mailprogramma Microsoft Outlook kun je inkomende berichten automatisch doorsturen naar andere e-mailaccounts. Als alternatief kun je een omleiding instellen. Beide functies configureer je eenvoudig via de filterregels voor inkomende berichten in de accountinstellingen. We laten je zien hoe je dit doet aan de hand van geïllustreerde stap-voor-stap instructies. Dit artikel gaat in op Outlook-desktoptoepassing en op Outlook on the Web, de online dienst. Lees je graag meer over de werking van e-mail dan kan dat hier hier. Leer je graag bij over andere providers, bekijk onze artikels over gratis providers en alternatieven voor Outlook.
Er zijn diverse redenen om inkomende e-mails via Outlook door te sturen:
Het doorsturen van e-mail kun je in de Outlook-desktoptoepassing met een paar klikken instellen. Afhankelijk van het systeem dat je gebruikt, volg je onze handleiding voor Windows of voor macOS.
Stap 1: kies het tabblad Start in de menubalk en klik op de knop Regels.
Stap 2: kies ‘Regels en waarschuwingen beheren’ in het uitklapmenu.
Outlook opent het dialoogvenster ‘Regels en waarschuwingen’ met de tabbladen ‘E-mailregels’ en ‘Waarschuwingen beheren’.
Stap 3: kies het tabblad ‘E-mailregels’ en klik op de knop ‘Nieuwe regel’ om de regelwizard te openen.
Stap 4: Met de regelwizard kun je regelsjablonen gebruiken of je eigen regels maken. Voor het doorsturen van e-mail, selecteer je onder ‘Regel zonder sjabloon aanmaken’ de optie ‘Regel toepassen op alle inkomende berichten’.
Stap 5: bepaal eerst voor welke berichten de regel van toepassing is, door een of meer van de aangeboden mogelijkheden te selecteren. Vervang de blauw onderstreepte waarden door je eigen instellingen. Wil je geen voorwaarden definiëren? Dan sla je dit punt over door op ‘Volgende’ te klikken. In dit geval wordt de regel toegepast op alle inkomende berichten.
Als je jouw inkomende regel aan een voorwaarde wilt koppelen, vink je het betreffende selectievakje aan. Voer in plaats van de blauw onderstreepte waarde je eigen gewenste waarde in (bijvoorbeeld een afzender).
Stap 6: bepaal vervolgens een actie die moet worden toegepast op alle berichten die voldoen aan de eerder gedefinieerde voorwaarde. Voor het doorsturen kies je de optie ‘Doorsturen naar een persoon/openbare groep’. Als je in plaats daarvan een omleiding wilt instellen, selecteert je ‘Omleiden naar een persoon/openbare groep’.
Stap 7: kies een persoon of groep die de doorgestuurde inkomende berichten moet ontvangen. Klik op de waarde met de blauwe achtergrond en kies een persoon of ontvangersgroep uit je adresboek.
Stap 8: definieer zo nodig uitzonderingen op de filterregel.
Stap 9: geef de regel een naam en bepaal of de regel alleen van toepassing is op nieuwe inkomende berichten dan wel op alle e-mails die al in het postvak staan. Sluit de configuratie af met een klik op ‘Voltooien’.
De nieuw aangemaakte regel wordt weergegeven in het dialoogvenster ‘Regels en waarschuwingen’.
Stap 1: om e-mails met Outlook voor macOS door te sturen, kies je eerst het tabblad ‘Starten’ in de menubalk. Je vindt de knop ‘Regels’ op het tabblad ‘Start’ onder macOS.
Stap 2: klik op de knop ‘Regels’ en selecteer ‘Regels bewerken’ om een nieuwe filterregel te maken of bestaande regels te beheren.
Stap 3: maak filterregels aan onder Mac in de categorieën Exchange, IMAP of POP en Uitgaand. Kies ‘Exchange’ en klik op de knop met het plusteken (+) om een nieuwe regel toe te voegen. Het configuratievenster voor de regels voor inkomende berichten verschijnt.
Stap 4: configureer de gewenste filterregels. Gebruik de volgende opties voor een eenvoudige doorstuurregel:
In tegenstelling tot Microsoft leidt macOS je niet stap voor stap door het configuratieproces voor inkomende mailregels. Maak in plaats daarvan de gewenste regel aan door de juiste opties te selecteren in verschillende keuzemenu's in hetzelfde venster.
Bevestig je keuze met een klik op ‘OK’.
Bestaande regels kunnen met een dubbele klik worden bewerkt.Als je een regel wilt verwijderen, selecteer je deze en klikt je op het min-symbool onderaan het dialoogvenster.
Een vinkje in het selectievakje voor de naam van de regel geeft aan dat de regel is geactiveerd. Alle inkomende berichten worden doorgestuurd naar de contactpersonen die je hebt gekozen.
Outlook on the Web (voorheen Outlook Web Access, kortweg OWA) is een Microsoft-service die je toegang geeft tot je Outlook-mailboxen vanuit elke webbrowser. De web-app is geïntegreerd in de Office 365 online dienst en biedt vergelijkbare functies als de desktopversie van het e-mailprogramma. Je kunt dus ook e-mail-forwarding en andere filterregels met Outlook on the Web gebruiken. Dat doe je in een paar eenvoudige stappen.
Stap 1: log in op Office 365 en open de e-mail-app.
Stap 2: klik op het tandwielpictogram naast je gebruikersnaam om de instellingen van Office 365 te bekijken.
Stap 3: scroll naar beneden naar ‘App-instellingen’ in het menu en klik op ‘E-mail’. Aan de rechterkant verschijnt een navigatiemenu met boomstructuur in het browservenster. Selecteer onder ‘Automatische verwerking’ het menupunt ‘Inkomende berichten en opruimregels’.
Stap 4: klik op het plusteken (+) in het vak ‘Regels inkomende berichten’ om een nieuwe regel te definiëren.
Stap 5: geef de regel een naam.
Stap 6: definieer zo nodig een voorwaarde voor de nieuwe regel voor inkomende berichten. Kies ‘Op alle berichten toepassen’ als je de regel wilt toepassen op alle inkomende e-mail. Voeg zo nodig extra voorwaarden toe.
Stap 7: definieer een actie die moet worden toegepast op alle berichten die voldoen aan de eerder gedefinieerde voorwaarde(n). Voor een doorstuurregel (forward) kies je de optie ‘Bericht doorsturen naar’. Je kunt met de optie ‘Bericht doorsturen naar’ ook een omleiding instellen.
Kies in je contactlijst het adres van de ontvanger die de doorgestuurde of omgeleide berichten moet ontvangen.
Kies indien nodig een andere actie.
Stap 8: voeg zo nodig uitzonderingen op je forwarding-regel toe.
Stap 9: sluit de configuratie af met een klik op ‘OK’.
E-mails naar je Outlook-account worden vanaf nu automatisch doorgestuurd naar het opgegeven adres.