E-mail automatisch doorsturen
Met het e-mailprogramma Microsoft Outlook kun je inkomende berichten automatisch doorsturen naar andere e-mailaccounts. Als alternatief kun je een omleiding instellen. Beide functies configureer je eenvoudig via de filterregels voor inkomende berichten in de accountinstellingen. We laten je zien hoe je dit doet aan de hand van geïllustreerde stap-voor-stap instructies. Dit artikel gaat in op Outlook-desktoptoepassing en op Outlook on the Web, de online dienst.
- Tip!
-
Microsoft Outlook onderscheidt e-mail-forwarding (doorsturen) en e-mail-redirection (omleiden). Bij doorgestuurde berichten blijft het doorsturen van het bericht zichtbaar. Als de ontvanger op een doorgestuurd bericht wil antwoorden, kiest het e-mailprogramma automatisch het adres van de persoon die het bericht heeft doorgestuurd, niet de oorspronkelijke afzender van de e-mail. Bij een omleiding is niet zichtbaar dat de e-mail is omgeleid. Doorgestuurde e-mails zien eruit alsof ze rechtstreeks van de afzender van het bericht komen. Als je wilt reageren op een omgeleide e-mail, gaat je antwoord dus rechtstreeks naar de oorspronkelijke afzender, niet naar het e-mailaccount dat het bericht heeft omgeleid.
Er zijn diverse redenen om inkomende e-mails via Outlook door te sturen:
- De meeste internetgebruikers hebben meerdere e-mailaccounts bij verschillende providers. Met automatische filterregels kun je e-mails zo nodig samenvoegen in één centraal postvak.
- In je dagelijkse werk zijn binnenkomende berichten van klanten en relaties vaak niet alleen relevant voor de eigenaar van een e-mailaccount, maar ook voor collega's of leidinggevenden. Met een automatische doorsturing zorg je ervoor dat belangrijke informatie zonder vertraging beschikbaar is voor alle betrokken partijen.
- E-mails doorsturen is ook nuttig in geval van afwezigheid. Als je tijdens de vakantieperiodes berichten van klanten of zakenpartners ontvangt, is het handig dat deze worden doorgestuurd naar de collega die jou vervangt.
E-mail-forwarding configureren - voor Outlook 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 en Microsoft 365
Het doorsturen van e-mail kun je in de Outlook-desktoptoepassing met een paar klikken instellen. Afhankelijk van het systeem dat je gebruikt, volg je onze handleiding voor Windows of voor macOS.
- Let op!
-
Zelfgedefinieerde filterregels voor je postvak zijn mogelijk in de Outlook-versies 2007, 2010, 2013 en 2019, en ook in Microsoft 365. De procedure is altijd hetzelfde. We tonen je de configuratie van een e-mailforward aan de hand van het voorbeeld van de Microsoft 365-desktoptoepassing.
Outlook voor Windows
Stap 1: kies het tabblad Start in de menubalk en klik op de knop Regels.
De knop ‘Regels’ vind je op het tabblad ‘Start’ in de groep ‘Verplaatsen’.
Stap 2: kies ‘Regels en waarschuwingen beheren’ in het dropdown menu.
Gebruik de knop ‘Regels en waarschuwingen beheren’ om een nieuwe filterregel te maken of bestaande regels te beheren.
Outlook opent het dialoogvenster ‘Regels en waarschuwingen’ met de tabbladen ‘E-mailregels’ en ‘Waarschuwingen beheren’.
Stap 3: kies het tabblad ‘E-mailregels’ en klik op de knop ‘Nieuwe regel’ om de regelwizard te openen.
Het dialoogvenster ‘Regels en waarschuwingen’ toont je een overzicht van alle reeds gedefinieerde filterregels.
Stap 4: Met de regelwizard kun je regelsjablonen gebruiken of je eigen regels maken. Voor het doorsturen van e-mail, selecteer je onder ‘Regel zonder sjabloon aanmaken’ de optie ‘Regel toepassen op alle inkomende berichten’.
De regelwizard biedt je een selectie van vooraf gedefinieerde filterregels voor het ordenen van berichten. Je kunt ook zelf een regel configureren.
Stap 5: bepaal eerst voor welke berichten de regel van toepassing is, door een of meer van de aangeboden mogelijkheden te selecteren. Vervang de blauw onderstreepte waarden door je eigen instellingen. Wil je geen voorwaarden definiëren? Dan sla je dit punt over door op ‘Volgende’ te klikken. In dit geval wordt de regel toegepast op alle inkomende berichten.
Met Microsoft Outlook kun je filterregels koppelen aan voorwaarden. Een regel wordt dan bijvoorbeeld alleen toegepast als een bericht bepaalde trefwoorden bevat of afkomstig is van een specifieke afzender die als vertrouwelijk is gemarkeerd.
Als je jouw inkomende regel aan een voorwaarde wilt koppelen, vink je het betreffende selectievakje aan. Voer in plaats van de blauw onderstreepte waarde je eigen gewenste waarde in (bijvoorbeeld een afzender).
Als je geen voorwaarde selecteert, vraagt Outlook je of de regel van toepassing is op alle inkomende berichten.
Stap 6: bepaal vervolgens een actie die moet worden toegepast op alle berichten die voldoen aan de eerder gedefinieerde voorwaarde. Voor het doorsturen kies je de optie ‘Doorsturen naar een persoon/openbare groep’. Als je in plaats daarvan een omleiding wilt instellen, selecteer je ‘Omleiden naar een persoon/openbare groep’.
Als alternatief voor het doorsturen kun je regels voor het doorsturen en verschillende sorteerfuncties definiëren.
Stap 7: kies een persoon of groep die de doorgestuurde inkomende berichten moet ontvangen. Klik op de waarde met de blauwe achtergrond en kies een persoon of ontvangersgroep uit je adresboek.
Als alternatief voor een enkel e-mailaccount kun je ook een distributielijst als doorstuurbestemming aanwijzen. In dit geval worden de binnenkomende berichten doorgestuurd naar alle personen op de distributielijst.
Stap 8: definieer zo nodig uitzonderingen op de filterregel.
Uitzonderingen zijn net als regels gekoppeld aan voorwaarden. Als een inkomend bericht voldoet aan de voorwaarde die voor de uitzondering geldt, wordt de regel niet toegepast op dat bericht.
Stap 9: geef de regel een naam en bepaal of de regel alleen van toepassing is op nieuwe inkomende berichten dan wel op alle e-mails die al in het postvak staan. Sluit de configuratie af met een klik op ‘Voltooien’.
Het venster geeft een omschrijving en samenvatting van de regel die je hebt geconfigureerd.
De nieuw aangemaakte regel wordt weergegeven in het dialoogvenster ‘Regels en waarschuwingen’.
Outlook voor macOS
Stap 1: om e-mails met Microsoft Outlook voor Mac door te sturen, kies je eerst ‘E-mail’ in de menubalk. Daarna klik je op de knop ‘Regels’ en selecteer je ‘Regels bewerken’.
Bij macOs vind je de optie om de regels te bewerken via de menubalk.
- Tip!
-
Microsoft heeft de weergave van Outlook aangepast onder macOS. Maar je kunt nog steeds met een oude weergave werken, deze lijkt erg op de Windows-versie.
Stap 2: configureer de gewenste filterregels. Eerst definieer je een voorwaarde waarbij het doorsturen uitgevoerd moet worden. Dit kan bijvoorbeeld een specifieke afzender zijn. Je kunt ook meerdere criteria instellen.
Stap 3: Selecteer nu ‘Doorsturen naar’ en voer vervolgens het/de corresponderende e-mailadres(sen) in. Je kunt in deze stap ook verschillende opties selecteren. Je kunt bijvoorbeeld inkomende e-mails in een speciale map opslaan. Met ‘Opslaan’ voltooi je het maken van de doorstuurregel.
Microsoft Office voor Mac: het dialoogvenster Regels – Regelconfigurator.
In tegenstelling tot Microsoft leidt macOS je niet stap voor stap door het configuratieproces voor inkomende mailregels. Maak in plaats daarvan de gewenste regel aan door de juiste opties te selecteren in verschillende keuzemenu's in hetzelfde venster.
Microsoft Office voor Mac: het dialoogvenster “Regels”
Bestaande regels kun je met een klik op het potlood bewerken. Wil je een regel verwijderen, selecteer deze dan en klik vervolgens op de prullenbak. Met het schuifje , kun je het doorsturen ook deactiveren.
E-mail doorsturen configureren - Outlook on the Web
Outlook on the Web (voorheen Outlook Web Access, kortweg OWA) is een Microsoft-service die je toegang geeft tot je Outlook-mailboxen vanuit elke webbrowser. De web-app is geïntegreerd in de Office 365 online dienst en biedt vergelijkbare functies als de desktopversie van het e-mailprogramma. Je kunt dus ook e-mail-forwarding en andere filterregels met Outlook on the Web gebruiken. Dat doe je in een paar eenvoudige stappen.
Stap 1: log in via Outlook.com.
De webinterface van Outlook on the Web
De Outlook-web-app is qua structuur vergelijkbaar met de desktopversie.
Stap 2: klik op het tandwielpictogram naast je gebruikersnaam en vervolgens op “Alle Outlook-instellingen weergeven” om bij de doorstuurregels te komen.
De menubalk van Microsoft 365
Stap 3: ga in de instellingen naar “Regels”.
In Outlook on the Web vind je het “Regels”-menu onder “Alle Outlook-instellingen weergeven”.
Stap 4: klik op “Nieuwe regel toevoegen” om doorsturen in te stellen.
Ook bij Outlook on the Web zorgt het menu-item “Regels” voor het doorsturen.
Stap 5: geef de regel een naam.
Geef je filterregel een duidelijke naam.
Stap 6: definieer zo nodig een voorwaarde voor de nieuwe regel voor inkomende berichten. Kies ‘Op alle berichten toepassen’ als je de regel wilt toepassen op alle inkomende e-mails. Voeg zo nodig extra voorwaarden toe.
Outlook on the Web biedt de mogelijkheid om regels aan verschillende voorwaarden te koppelen.
Stap 7: definieer een actie die moet worden toegepast op alle berichten die voldoen aan de eerder gedefinieerde voorwaarde(n). Voor een doorstuurregel (forward) kies je de optie ‘Bericht doorsturen naar’. Je kunt met de optie ‘Bericht doorsturen naar’ ook een omleiding instellen. Geef vervolgens nog aan naar wie de e-mails moeten worden doorgestuurd.
Met Outlook on the Web kun je berichten doorsturen als e-mail of als e-mailbijlage. Daarnaast kun je een e-mailomleiding configureren.
Stap 8: voeg zo nodig meer acties of uitzonderingen aan je doorstuurregel toe.
Outlook on the Web: als een inkomend bericht voldoet aan de voorwaarde voor de uitzondering, wordt de doorstuurregel niet toegepast.
Stap 9: sluit de configuratie af met een klik op ‘Opslaan’.
E-mails naar je Outlook-account worden vanaf nu automatisch doorgestuurd naar het opgegeven adres.
- Tip!
- Een alternatief voor het doorsturen van e-mails via Outlook is de afwezigheidsmelding. Lees in het aanvullende artikel over dit onderwerp hoe je automatische antwoorden bij Outlook instelt en waar je op moet letten bij het formuleren van een afwezigheidsmelding.