Outlook: e-mail automatisch doorsturen (forward)
Inhoudsopgave
E-mail automatisch doorsturen
Met het e-mailprogramma Microsoft Outlook kun je inkomende berichten automatisch doorsturen naar andere e-mailaccounts. Als alternatief kun je een omleiding instellen. Beide functies configureer je eenvoudig via de filterregels voor inkomende berichten in de accountinstellingen. We laten je zien hoe je dit doet aan de hand van geïllustreerde stap-voor-stap instructies. Dit artikel gaat in op Outlook-desktoptoepassing en op Outlook on the Web, de online dienst. Lees je graag meer over de werking van e-mail dan kan dat hier hier. Leer je graag bij over andere providers, bekijk onze artikels over gratis providers en alternatieven voor Outlook.
- Tip!
-
Microsoft Outlook onderscheidt e-mail-forwarding (doorsturen) en e-mail-redirection (omleiden). Voor doorgestuurde berichten blijft de doorsturing naar de bestemming van het bericht transparant. Als de ontvanger op een doorgestuurd bericht wil antwoorden, kiest zijn e-mailprogramma automatisch het adres van de persoon die het bericht heeft doorgestuurd, niet de oorspronkelijke afzender van de e-mail. Bij een omleiding is niet zichtbaar dat de e-mail is omgeleid. Doorgestuurde e-mails zien eruit alsof ze rechtstreeks van de afzender van het bericht komen. Als je wilt reageren op zo’n omgeleide e-mail, gaat je antwoord dus rechtstreeks naar de oorspronkelijke afzender, niet naar het e-mailaccount dat het bericht heeft omgeleid.
Er zijn diverse redenen om inkomende e-mails via Outlook door te sturen:
- De meeste internetgebruikers hebben meerdere e-mailaccounts bij verschillende providers. Met automatische filterregels kun je e-mails zo nodig samenvoegen in één centraal postvak.
- In je dagelijkse werk zijn binnenkomende berichten van klanten en relaties vaak niet alleen relevant voor de eigenaar van een e-mailaccount, maar ook voor collega's of leidinggevenden. Met een automatische doorsturing zorg je ervoor dat belangrijke informatie zonder vertraging beschikbaar is voor alle betrokken partijen.
- E-mail doorsturen is ook nuttig in geval van afwezigheid. Als je tijdens de vakantieperiodes berichten van klanten of zakenpartners ontvangt, is het handig dat deze worden doorgestuurd naar de collega die jou vervangt.
E-mail-forwarding configureren- Outlook 2007, 2010, 2013 en 2016
Het doorsturen van e-mail kun je in de Outlook-desktoptoepassing met een paar klikken instellen. Afhankelijk van het systeem dat je gebruikt, volg je onze handleiding voor Windows of voor macOS.
- Let op!
-
Gebruikergedefinieerde filterregels voor je postvak zijn mogelijk in de Outlook-versies 2007, 2010, 2013 en 2016. De procedure is altijd hetzelfde. We tonen je de configuratie van een e-mailforward aan de hand van het voorbeeld van de Outlook 2016-desktoptoepassing.
Outlook voor Windows
Stap 1: kies het tabblad Start in de menubalk en klik op de knop Regels.
De knop ‘Regels’ vind je op het tabblad ‘Start’ in de groep ‘Verplaatsen’.
Stap 2: kies ‘Regels en waarschuwingen beheren’ in het uitklapmenu.
Gebruik de knop ‘Regels en waarschuwingen beheren’ om een nieuwe filterregel te maken of bestaande regels te beheren.
Outlook opent het dialoogvenster ‘Regels en waarschuwingen’ met de tabbladen ‘E-mailregels’ en ‘Waarschuwingen beheren’.
Stap 3: kies het tabblad ‘E-mailregels’ en klik op de knop ‘Nieuwe regel’ om de regelwizard te openen.
Het dialoogvenster ‘Regels en waarschuwingen’ toont je een overzicht van alle reeds gedefinieerde filterregels.
Stap 4: Met de regelwizard kun je regelsjablonen gebruiken of je eigen regels maken. Voor het doorsturen van e-mail, selecteer je onder ‘Regel zonder sjabloon aanmaken’ de optie ‘Regel toepassen op alle inkomende berichten’.
De regelwizard biedt je een selectie van vooraf gedefinieerde filterregels voor het ordenen van berichten. Je kunt ook zelf een regel configureren.
Stap 5: bepaal eerst voor welke berichten de regel van toepassing is, door een of meer van de aangeboden mogelijkheden te selecteren. Vervang de blauw onderstreepte waarden door je eigen instellingen. Wil je geen voorwaarden definiëren? Dan sla je dit punt over door op ‘Volgende’ te klikken. In dit geval wordt de regel toegepast op alle inkomende berichten.
Met Microsoft Outlook kun je filterregels koppelen aan voorwaarden. Een regel wordt dan bijvoorbeeld alleen toegepast als een bericht bepaalde trefwoorden bevat of afkomstig is van een specifieke afzender die als vertrouwelijk is gemarkeerd.
Als je jouw inkomende regel aan een voorwaarde wilt koppelen, vink je het betreffende selectievakje aan. Voer in plaats van de blauw onderstreepte waarde je eigen gewenste waarde in (bijvoorbeeld een afzender).
Als je geen voorwaarde selecteert, vraagt Outlook je of de regel van toepassing is op alle inkomende berichten.
Stap 6: bepaal vervolgens een actie die moet worden toegepast op alle berichten die voldoen aan de eerder gedefinieerde voorwaarde. Voor het doorsturen kies je de optie ‘Doorsturen naar een persoon/openbare groep’. Als je in plaats daarvan een omleiding wilt instellen, selecteert je ‘Omleiden naar een persoon/openbare groep’.
Als alternatief voor het doorsturen kun je regels voor het doorsturen en verschillende sorteerfuncties definiëren.
Stap 7: kies een persoon of groep die de doorgestuurde inkomende berichten moet ontvangen. Klik op de waarde met de blauwe achtergrond en kies een persoon of ontvangersgroep uit je adresboek.
Als alternatief voor een enkel e-mailaccount kun je ook een distributielijst als doorstuurbestemming aanwijzen. In dit geval worden de binnenkomende berichten doorgestuurd naar alle personen op de distributielijst.
Stap 8: definieer zo nodig uitzonderingen op de filterregel.
Uitzonderingen zijn net als regels gekoppeld aan voorwaarden. Als een inkomend bericht voldoet aan de voorwaarde die voor de uitzondering geldt, wordt de regel niet toegepast op dat bericht.
Stap 9: geef de regel een naam en bepaal of de regel alleen van toepassing is op nieuwe inkomende berichten dan wel op alle e-mails die al in het postvak staan. Sluit de configuratie af met een klik op ‘Voltooien’.
Het venster geeft een omschrijving en samenvatting van de regel die je hebt geconfigureerd.
De nieuw aangemaakte regel wordt weergegeven in het dialoogvenster ‘Regels en waarschuwingen’.
Outlook voor macOS
Stap 1: om e-mails met Outlook voor macOS door te sturen, kies je eerst het tabblad ‘Starten’ in de menubalk.
Je vindt de knop ‘Regels’ op het tabblad ‘Start’ onder macOS.
Stap 2: klik op de knop ‘Regels’ en selecteer ‘Regels bewerken’.
Gebruik de knop ‘Regels bewerken’ om een nieuwe filterregel te maken of bestaande regels te beheren.
Stap 3: maak filterregels aan onder Mac in de categorieën Exchange, IMAP of POP en Uitgaand. Kies ‘Exchange’ en klik op de knop met het plusteken (+) om een nieuwe regel toe te voegen.
Het dialoogvenster ‘Regels’ toont alle regels voor inkomende e-mail voor je account - als je er een hebt geconfigureerd.
Het configuratievenster voor de regels voor inkomende berichten verschijnt.
Stap 4: configureer de gewenste filterregels. Gebruik de volgende opties voor een eenvoudige doorstuurregel:
- Selecteer onder ‘Als een nieuw bericht binnenkomt’, ‘Als aan alle voorwaarden is voldaan’ en ‘Alle berichten’.
- Selecteer onder ‘Dit uitvoeren’ de optie ‘Doorsturen naar’.
In tegenstelling tot Microsoft leidt macOS je niet stap voor stap door het configuratieproces voor inkomende mailregels. Maak in plaats daarvan de gewenste regel aan door de juiste opties te selecteren in verschillende keuzemenu's in hetzelfde venster.
Bevestig je keuze met een klik op ‘OK’.
Bestaande regels kunnen met een dubbele klik worden bewerkt. Als je een regel wilt verwijderen, selecteer je deze en klikt je op het min-symbool onderaan het dialoogvenster.
Een vinkje in het selectievakje voor de naam van de regel geeft aan dat de regel is geactiveerd. Alle inkomende berichten worden doorgestuurd naar de contactpersonen die je hebt gekozen.
E-mail doorsturen configureren - Outlook on the Web
Outlook on the Web (voorheen Outlook Web Access, kortweg OWA) is een Microsoft-service die je toegang geeft tot je Outlook-mailboxen vanuit elke webbrowser. De web-app is geïntegreerd in de Office 365 online dienst en biedt vergelijkbare functies als de desktopversie van het e-mailprogramma. Je kunt dus ook e-mail-forwarding en andere filterregels met Outlook on the Web gebruiken. Dat doe je in een paar eenvoudige stappen.
Stap 1: log in op Office 365 en open de e-mail-app.
De Outlook-web-app schuilt onder ‘e-mail’ op de Office 365-website.
Stap 2: klik op het tandwielpictogram naast je gebruikersnaam om de instellingen van Office 365 te bekijken.
De menubalk van Office 365
Stap 3: scroll naar beneden naar ‘App-instellingen’ in het menu en klik op ‘E-mail’. Aan de rechterkant verschijnt een navigatiemenu met boomstructuur in het browservenster. Selecteer onder ‘Automatische verwerking’ het menupunt ‘Inkomende berichten en opruimregels’.
In Outlook on the Web zijn e-mailopties onderverdeeld in de categorieën Automatische verwerking, Accounts en Lay-out.
Stap 4: klik op het plusteken (+) in het vak ‘Regels inkomende berichten’ om een nieuwe regel te definiëren.
Onder ‘Inkomende berichten en opruimregels’ vind je een lijst met alle regels die je hebt gedefinieerd voor de automatische verwerking van binnenkomende berichten.
Stap 5: geef de regel een naam.
Geef je filterregel een duidelijke naam.
Stap 6: definieer zo nodig een voorwaarde voor de nieuwe regel voor inkomende berichten. Kies ‘Op alle berichten toepassen’ als je de regel wilt toepassen op alle inkomende e-mail. Voeg zo nodig extra voorwaarden toe.
Outlook on the Web biedt de mogelijkheid om inkomende mailregels aan verschillende voorwaarden te koppelen.
Stap 7: definieer een actie die moet worden toegepast op alle berichten die voldoen aan de eerder gedefinieerde voorwaarde(n). Voor een doorstuurregel (forward) kies je de optie ‘Bericht doorsturen naar’. Je kunt met de optie ‘Bericht doorsturen naar’ ook een omleiding instellen.
Met Outlook on the Web kun je berichten doorsturen als e-mail of als e-mailbijlage. Daarnaast kun je een e-mailomleiding configureren.
Kies in je contactlijst het adres van de ontvanger die de doorgestuurde of omgeleide berichten moet ontvangen.
Klik op het plusteken (+) naast de contactnaam om een of meer contacten aan te wijzen als de ontvangers van de doorgestuurde berichten.
Kies indien nodig een andere actie.
Stap 8: voeg zo nodig uitzonderingen op je forwarding-regel toe.
Outlook on the Web: als een inkomend bericht voldoet aan de voorwaarde voor de uitzondering, wordt de filterregel niet toegepast.
Stap 9: sluit de configuratie af met een klik op ‘OK’.
E-mails naar je Outlook-account worden vanaf nu automatisch doorgestuurd naar het opgegeven adres.
- Tip!
- Een alternatief voor e-mailforwarding via Outlook is de afwezigheidsmelding.