- Hulp & contact
- Winkelwagen
- Login
- Menu
In dit artikel leggen wij ten eerste uit wat deel uitmaakt van de afweging om een gratis of betaalde webmail te nemen. Vervolgens leggen wij puntsgewijs uit wat je mogelijkheden zijn met STRATO’s webmail.
Wat is webmail?
Webmail is een dienst die het mogelijk maakt om vanaf elke computer, smartphone of tablet met internetverbinding je e-mail te kunnen lezen en beantwoorden. Het woordje ‘web’ in webmail geeft aan dat dit via elke webbrowser mogelijk is. Dit is anders dan bij e-mailaccounts die alleen te bereiken zijn via een programma dat je op je computer hebt geïnstalleerd. Soms wordt gedacht dat webmail en e-mail hetzelfde zijn, maar dat is niet het geval. Webmail is de wijze waarop je via een online webapplicatie met een web-gebaseerde gebruikersinterface toegang krijgt tot je e-mail. De kans is groot dat je op dit moment gebruik maakt van een gratis e-mailadres. Waarom zou je immers betalen voor e-mail, wanneer je ook gratis een e-mailadres kunt aanmaken? Daar zijn verschillende redenen voor die onder te verdelen zijn in de volgende categorieën: veiligheid, synchronisatie, domeinnaam, aantal postvakken en webmail.
Veiligheid
Wanneer je voor STRATO e-mailhosting kiest ben je verzekerd van een veilige, wereldwijde toegang tot je e-mail, adresboek, kalender en bestanden. Ieder jaar ondergaan onze datacentra weer strenge kwaliteitscontroles om jou te garanderen dat onze veiligheid aan de hoogste standaarden voldoet. Ook zijn onze webmailpakketten uitgerust met het hoogste beveiligingsprotocol. Vanuit het STRATO webmailaccount worden e-mails altijd versleuteld via de Secure Socket Layer (SSL) verstuurd. Dit geldt voor de webmaildienst vanaf de PC, maar ook met de laptop, smartphone en tablet kunnen op deze manier via een beveiligd kanaal e-mails verzonden worden. Een ander voordeel van STRATO als webmailprovider is dat onze STRATO experts altijd voor je klaar staan bij vragen of andere problemen.
Synchronisatie
Ook bieden wij extra beheermogelijkeden. Als je veelvuldig gebruikmaakt van e-mail, wil je het liefst altijd en overal toegang hebben tot je inbox. Met een STRATO e-mail hostingpakket is dat geen enkel probleem. Om het overzicht te bewaren biedt STRATO de mogelijkheid al je webmailaccounts automatisch door te sturen en te zorgen dat deze in het nieuwe webmailaccount terecht komen, of om verschillende accounts te synchroniseren. Je hebt toegang tot zowel IMAP als POP3, en kunt zelf kiezen van welk protocol je gebruik maakt. Wie overal toegang wil hebben tot zijn mailbox, kan het beste kiezen voor IMAP. Hierbij blijven mails namelijk op de server staan, waardoor je mailbox continu gesynchroniseerd kan worden. Bij POP3 is dit niet mogelijk. Wie een gratis e-mailaccount heeft, kan vaak niet kiezen tussen IMAP en POP3. Het kan dus voorkomen dat de gratis e-mail provider waar je gebruik van maakt, geen IMAP ondersteunt. Je kunt je e-mail dan niet synchroniseren, waardoor je mailbox niet op alle apparaten gelijktijdig bijgewerkt wordt.
Eigen domeinnaam
Bij de meeste e-mail providers is het aanmaken van een adres gratis, maar krijg je geen extra’s. STRATO biedt een zeer complete e-mailservice, waarbij je onder andere een domeinnaam cadeau krijgt. Terwijl je bij gratis e-mail providers vastzit aan een bepaalde domeinnaam (bijvoorbeeld gmail.com of outlook.com), kun je met de professionele e-mailhosting van STRATO de domeinnaam personaliseren. Je krijgt hierdoor een professionele uitstraling en kunt zo het perfecte mailadres creëren. Je kunt bij STRATO standaard een domeinnaam registreren met de extensie .nl of .com, maar extra domeinnamen kunnen ook minder vaak voorkomende extensies krijgen.
Meerdere postvakken
Als je een gratis e-mailadres gaat aanmaken, heb je over het algemeen toegang tot slechts één mailbox. Zeker wanneer je in teamverband werkt is dit erg onhandig, omdat je voor ieder individu opnieuw het registratieproces moet doorlopen. Bij STRATO krijg je bij het kopen van één e-mailpakket direct toegang tot meerdere mailboxen. Je registreert dus één domeinnaam en kunt vervolgens verschillende e-mailadressen met dat domein aanmaken. Alle mailboxen beschikken over veel opslagruimte en onbegrenst dataverkeer. Ook heb je de optie om premium mailboxen aan te maken. Dit is vooral handig voor professionele communicatie binnen een team. Het hele team kan dan de agendaplanning inzien, taken kunnen georganiseerd en gedelegeerd worden, bestanden worden bij het opslaan automatisch van een versienummer voorzien en er is centrale toegang tot documenten en bestanden. Verder is de startpagina van je mailbox geheel naar eigen wens in te richten, waardoor je de webmailomgeving een persoonlijke uitstraling kunt geven.
In het kort: zo werkt STRATO Webmail
Het belangrijkste voordeel van webmail is het gemak waarmee je vanaf elk apparaat kunt inloggen in je online webmail account. STRATO biedt als webmail provider webmail hosting aan, die zowel voor privé als zakelijk gebruik verschillende voordelen biedt:
Het STRATO Mail webmail pakket:
- Een veilig (SSL), wereldwijd toegankelijk webmail account met kalender- en adresboekfunctie.
- De startpagina is individueel aan te passen met widgets en nieuwsfeeds.
- Je hebt je eigen .nl of .com domein.
- STRATO Webmail is reclamevrij.
- Elk webmail account heeft voldoende opslagcapaciteit.
-
Je hebt de mogelijkheid tot het creëren van meerdere e-mailboxen.
Het STRATO MailPro3 webmail pakket:
- Het MailPro3 webmail pakket is uitgerust met een agendaplanning voor het hele team.
- Je organiseert en delegeert eenvoudig taken binnen je team.
- Centrale toegang tot documenten en bestanden.
- Bestanden worden bij het opslaan automatisch van een versienummer voorzien.
- Het zakelijke account biedt de mogelijkheid tot synchronisatie tussen smartphone, tablet en PC.
STRATO Webmail gebruiken
Na het aanmaken van je webmail met jouw unieke e-mailadres, en het inrichten van het bijbehorende webmailaccount, kun je altijd en overal toegang krijgen tot jouw persoonlijke e-mailservice. Het inloggen op een webmailaccount bij STRATO is kinderlijk eenvoudig. Na het intypen van het webadres verschijnt de aanmeldpagina waar je je kan inloggen en je vervolgens in je eigen webmailaccount terechtkomt.
STRATO Webmail login:
- Voer de link webmail.strato.com in de adresbalk van je browser in.
- Vul je inloggegevens in de daarvoor bestemde velden in. De gebruikersnaam is het aangemaakte e-mailadres van je webmail account.
- Wanneer je op een apparaat inlogt dat door meerdere personen gebruikt wordt, of niet jouw eigendom is, activeer dan het daarvoor bestemde veld, zodat de inloggegevens niet lokaal worden opgeslagen.
- Klik op de ‘aanmelden’-button, waarna je wordt ingelogd en toegang hebt tot je persoonlijke webmailaccount.
Welke e-mailadressen heb ik nodig?
Een eigen e-mailadres is beslist belangrijk als jij of je collega’s met klanten en partners mailen. De bekendste vorm is voornaam.achternaam@jouwbedrijfsnaam.nl (of een andere extensie natuurlijk). Ook achternaam@jouwbedrijfsnaam.nl komt veel voor. Dit maakt de communicatie persoonlijker. Ook straalt het betrouwbaarheid uit.
Het is ook zinvol om algemene contactadressen te hanteren. Bijvoorbeeld op je website en op visitekaartjes. Denk aan contact@jouwbedrijfsnaam.nl of info@jouwbedrijfsnaam.nl. Wederom kun je natuurlijk allerlei andere extensies gebruiken zoals .com, .amsterdam enzovoort. Ook adressen met een functieomschrijving zijn handig, bijvoorbeeld verkoop@jouwbedrijfsnaam.nl. Overigens gelden in sommige landen juridische regels voor de e-mailhandtekening (signature). Neem hiervoor contact op met een jurist.
Hoe maak ik een e-mailadres aan?
In het admingedeelte van je hoster kun je e-mailadressen volgens het formaat adres@jouwdomeinnaam.tld aanmaken. Als klant van STRATO vind je deze optie in de klantenlogin (Pakket -> E-mail beheren -> Nieuw postvak aanmaken).
Je kunt aan elk e-mailpostvak een zogeheten alias toekennen. Dit alias is een extra e-mailadres dat verwijst naar hetzelfde postvak. Berichten die op het alias aankomen, belanden dus in hetzelfde postvak als berichten die naar het ‘hoofdadres’ worden gestuurd. Klanten van STRATO kunnen voor elk e-mailpostvak tien aliassen aanmaken. Ook het instellen doe je eenvoudig via de klantenlogin (Pakket -> E-mail beheren -> Postvak bewerken).
E-mail ophalen
Je kunt STRATO Webmail natuurlijk gebruiken om onderweg je e-mails te lezen. Maar er zijn diverse andere manieren om je e-mail op te halen. Door de voordelen van deze systemen te gebruiken, blijf je altijd bereikbaar voor je klanten en collega’s.
Wat betekenen POP3 en IMAP?
Zodra je in een e-mailprogramma een nieuw account aanmaakt, krijg je gewoonlijk de vraag of het een POP3 of IMAP-account is. Bij een POP3-account worden je berichten gedownload van de server en vervolgens (als je dit zo hebt ingesteld) automatisch verwijderd.
Het IMAP-protocol biedt je meer flexibiliteit. STRATO Webmail gebruikt dit protocol overigens ook. Bij IMAP blijft je e-mail op de server en voert je e-mailsoftware een synchronisatie uit met deze e-mailserver. Als je een bericht naar een andere map op de server verplaatst, zie je dit in alle programma’s die per IMAP toegang hebben tot je e-mailpostvak. Dus bijvoorbeeld zowel in de e-mailsoftware op je desktop-pc als op je laptop.
Hoe kan ik e-mail lezen op de mobiele telefoon?
Met STRATO Webmail kun je e-mail ook onderweg via je telefoon lezen. De meeste smartphones hebben bovendien een voorgeïnstalleerde e-mailapp. In de FAQ van STRATO lees je hoe je deze app moet instellen om je e-mailaccount te gebruiken op een Android-telefoon, een iPhone of een Windows-telefoon. De bekendste apps zijn K9Mail en Sparrow.
Hoe kan ik e-mail lezen op de computer?
Je e-mail bij STRATO kun je uiteraard ook met e-mailsoftware op je computer lezen. In de FAQ vind je handleidingen die de configuratie van bekende programma’s als Outlook 2010, Outlook 2013 en Mozilla Thunderbird beschrijven.
Wat is een afwezigheidsbericht?
Als je bijvoorbeeld vanwege vakantie of ziekte langdurig afwezig bent, is het aan te raden om een afwezigheidsbericht in te stellen. Een afwezigheidsbericht, ook wel autoresponder genoemd, is een automatisch antwoord op de e-mails die op een bepaald e-mailadres binnenkomen. De afzender kan in dit bericht lezen dat zijn e-mail is aangekomen, maar dat je niet aanwezig bent. Je bepaalt overigens helemaal zelf de tekst van een afwezigheidsbericht.
Hoe maak ik een afwezigheidsbericht aan?
Ook dit doe je als klant van STRATO weer in de klantenlogin. Ga naar het e-mailbeheer en open het menu achter het e-mailadres waar het om gaat. Daar kies je ‘Postvak bewerken’. Je krijgt dan een scherm te zien met diverse functies, onder meer de functie voor een afwezigheidsmelding. Daarnaast kun je bepalen in welke periode dit bericht moet worden verstuurd. Overigens kun je de autoresponder ook via STRATO Webmail configureren.
E-mail: berichten organiseren
Als alle binnenkomende e-mailberichten gewoon in je postvak belanden, verlies je snel het overzicht. Het is dus handig om je e-mails goed te organiseren. Je kunt het e-mailverkeer bijvoorbeeld met forwards (doorsturen) en alias-adressen in goede banen leiden. En als je belangrijke berichten automatisch laat markeren, zie je ze niet over het hoofd. Via filterregels kun je e-mails automatisch sorteren en er zijn diverse mogelijkheden om spam en andere ongewenste berichten te verwijderen. Zo is het mogelijk om je te abonneren op een zogeheten Robinson-lijst.
Hoe stel ik een forward voor mijn e-mail in?
Je kunt e-mailberichten, gericht aan diverse e-mailadressen, doorsturen naar een centraal postvak. Dat is bijvoorbeeld handig als je meerdere adressen hebt met vergelijkbare functies, zoals contact@ en info@-adressen. Door het e-mailverkeer via forwards te bundelen, houd je het overzicht over al deze adressen. Overigens is het ook mogelijk om aliassen te gebruiken.
Het doorsturen (forwarden) doe je als STRATO klant via de filterfunctie in de klantenlogin. Ga weer naar het adres dat een forward moet krijgen en open het menu. Kies ‘Filter bewerken’. Je kunt dan een filterregel aanmaken met de voorwaarde ‘Alle e-mails’. Vervolgens kies je de actie ‘Omleiden naar’ en voer je het doel-adres in. Kijk voor meer informatie in de FAQ.
Prioriteiten instellen voor e-mail
Het is mogelijk om e-mailberichten met een kleur te markeren zodat je snel herkent of een bericht belangrijk is. In STRATO Webmail doe je dit via kleine, kleurige vlaggetjes. Klik op het bericht dat je wilt markeren en dan op het vlaggetje in de menubalk. Vervolgens kun je kiezen uit tien verschillende kleuren.
Mappen voor e-mail aanmaken
Wil je meer zicht houden op de binnenkomende e-mails? Maak dan je eigen mappenstructuur aan. Je kunt bijvoorbeeld een map voor facturen aanmaken, eentje voor rekeningen en eentje voor aanvragen van klanten. Hiertoe klik je op de menuknop (de knop met de drie horizontale streepjes, naast de map met inkomende e-mail) en kies ‘Nieuwe map toevoegen’. Vervolgens geef je deze map een duidelijke naam, waarna je e-mailberichten er met de muis naartoe kunt slepen.
E-mailberichten met een filter sorteren
Met filterregels kun je e-mailberichten automatisch sorteren. Dat is natuurlijk erg handig. In STRATO Webmail zijn een groot aantal filterregels mogelijk. Wil je bijvoorbeeld e-mails met het woord ‘Factuur’ in de onderwerpregel automatisch naar je map met facturen verplaatsen? Dan kan dat met een filter. Kijk voor een uitvoerige toelichting over het werken met een e-mailfilter in de FAQ.