In veel bedrijven is de interne samenwerking gebaseerd op groupware-oplossingen die het centraal beheren van e-mails, afspraken, contacten en taken mogelijk maken. Microsoft Exchange Server is software die deze functies biedt voor Windows-gebaseerde serversystemen. De collaborative software van de marktleider is verkrijgbaar in twee edities, met verschillende functies. Om gebruik te kunnen maken van de software, dien je een betaalde licentie aan te schaffen. Bedrijven kunnen de groupware via de cloud gebruiken of als on-premises software in het eigen datacenter beheren. Hieronder vertellen we hoe Microsoft Exchange werkt, welke functies de software biedt en welk model in welke situatie het meest geschikt is.
Op zoek naar een eenvoudige e-mail-oplossing? Ontdek de producten van STRATO!
MS Exchange Server kun je gebruiken als Software as a Service (SaaS) of als gelicenseerde installatie op je eigen server.
Welk gebruiksmodel het best bij je past, hangt vooral af van de grootte van je bedrijf. Op de cloud gebaseerde oplossingen richten zich in eerste instantie op middelgrote bedrijven, die over het algemeen noch de middelen, noch het personeel hebben voor de installatie en het onderhoud van een professionele IT-infrastructuur. De basismaatregelen voor gegevensbescherming en kostbare back-upprocedures zijn lokaal niet gemakkelijk te realiseren. In grote datacenters worden deze processen echter door de beheerder verzorgd.
Outsourcing van de Exchange-hosting heeft als voordeel dat de benodigde performance relatief eenvoudig kan worden aangepast aan de actuele situatie binnen het bedrijf. Wanneer je bedrijf onverwachts groeit, kun je gemakkelijk extra postvakken bijboeken, zonder dat je hoeft te investeren in dure hardware of aanvullende serverlicenties.
Het on-premises-model richt zich juist op grote bedrijven, waarvan IT-afdelingen beschikken over een budget waarmee ze in eigen huis een veilige Exchange Server kunnen realiseren. In tegenstelling tot gebruiksmodellen als Microsoft Exchange Online of Exchange Server-hosting bij een externe provider, biedt de aankoop van een eigen serverlicentie verregaande vrijheid om de functies van Microsoft Exchange Server precies af te stemmen op de eisen van het bedrijf. Daarnaast behoud je bij dit gebruiksmodel zelf de zeggenschap over je gegevens. Als Microsoft Exchange werkt op je eigen bedrijfscomputers, geef je de bedrijfsgegevens nooit uit handen.
Wanneer je de groupware-oplossing van Microsoft in je eigen IT-infrastructuur wilt integreren, heb je een serverlicentie nodig die je het recht geeft om de software op je eigen hardware te installeren. Daarnaast vereist het gebruik van Microsoft Exchange zogenaamde clienttoegangslicenties (Client Access Licenses, CAL). Deze kun je toewijzen aan een bepaald apparaat, dat door verschillende gebruikers kan worden benut. Ook kun je er een bepaalde gebruiker mee autoriseren, die via verschillende apparaten gebruik kan maken van de Exchange Server. Het is belangrijk te weten dat zo’n CAL niet het gebruiksrecht voor de benodigde clientsoftware omvat.
Als onderdeel van de online dienst Office 365, biedt Microsoft de groupware ook aan als cloudservice. Exchange Server wordt in dat geval niet beheerd op de computers van je bedrijf, maar in de Microsoft Cloud. Voor toegang tot de functies van de software dien je een abonnement af te sluiten: de User Subscription License (USL). Hiermee heb je het recht om Microsoft Exchange Server als SaaS en bovendien parallel in het eigen datacenter te gebruiken. Zo kunnen met Microsoft Exchange Online ook hybride hostingscenario’s worden gerealiseerd.
Het derde gebruiksmodel geeft toegang tot Microsoft Exchange Server via een externe provider. Doorgaans is dit een webhostingprovider, die bij Microsoft een licentie heeft om de groupware betaald aan te kunnen bieden. Eindgebruikers kunnen vervolgens, op basis van hun behoeften, kiezen uit verschillende pakketten met een selectie van Exchange Server-functies.
Vereisten voor het gebruik van Microsoft Exchange Server
Wanneer je hebt besloten om een Exchange Server te huren, is de hosting, inclusief onderhoud van hardware en updates, de verantwoordelijkheid van de provider. Je moet lokaal alleen zorgen voor de benodigde clientsoftware (normaal gesproken Microsoft Outlook). Je kunt voor toegang tot de browser ook gebruikmaken van de webapp Outlook op het web, die in Exchange Server is geïntegreerd. Als je Exchange Server zelf wilt inrichten, houdt dat voor je bedrijf ook beduidend meer administratief werk in. Voor Microsoft Exchange 2016 in het eigen datacenter, is het serverbesturingssysteem Windows Server 2012 of Windows Server 2012 R2 vereist. Bovendien moet het netwerk zijn uitgerust met de Microsoft directoryservice Active Directory; MS exchange heeft deze nodig om directory-informatie voor Windows op te slaan en te delen.
Technische basis voor een Microsoft Exchange-architectuur
De Microsoft Exchange-infrastructuur is meestal verspreid over meerdere fysieke of virtuele servers. Welke deelfuncties van de software exact op de verschillende servers zijn geïnstalleerd, wordt bepaald door zogenaamde serverrollen. Terwijl de vorige versies vereisten dat de postvakken van de afzonderlijke gebruikers werden ingesteld en de aanname van clientverbindingen nog door de afzonderlijke rollen Mailbox en Client Access werden gerealiseerd, bevat de postvakserver van Exchange Server 2016 alle hoofdfuncties. Hier zijn de databases opgeslagen en worden clientaanvragen ontvangen, waardoor een aanvullende client access server overbodig is.
De edge transport server blijft daarentegen ook in de actuele versie behouden als tweede serverrol. Die wordt doorgaans apart in een zogenaamde demilitarized zone (DMZ) geïnstalleerd en zorgt ervoor dat het e-mailverkeer tussen het lokale netwerk en het internet extra wordt beveiligd. Een traditionele Exchange-architectuur bestaat dus uit een edge transport server en een aantal postvakservers, die in een databasebeschikbaarheidsgroep (Database Availability Group, DAG) zijn georganiseerd. De lastenverdeling wordt geregeld door een loadbalancer.
Toegang tot de mailboxserver wordt normaal gesproken verkregen via het clientprogramma Outlook, de webapp Outlook op het web of een mobiel toestel. De functies van Microsoft Exchange Server kunnen ook worden gebruikt via de Linux-software Evolution. De centrale interface voor communicatie met Windows clientprogramma’s is MAPI (Messaging Application Programming Interface). Outlook voor Macintosh maakt gebruik van de serverinterface EWS (Exchange Webservices). Als transmissieprotocol worden RPC (Remote Procedure Call) of HTTP (Hypertext Transfer Protocol) gebruikt.
Clientaanvragen uit het lokale netwerk of extern vanaf internet, hebben via de loadbalancer direct toegang tot de postvakserver van de Exchange-architectuur. E-mails die vanaf externe SMTP-servers komen, passeren eerst de DMZ met de edge transport server, voor ze worden doorgestuurd naar de loadbalancer en dus naar de postvakserver. In de afbeelding is de klassieke set-up van een Microsoft Exchange Server (versie 2016) te zien.
De functies van Exchange Server 2016
Exchange Server, dat oorspronkelijk ontwikkeld werd als e-mailsysteem, is door Microsoft in de loop der tijd uitgebreid tot een hoogwaardige groupware-oplossing. De actuele versie, Exchange Server 2016, is sinds oktober 2015 op de markt en bevat de volgende functies:
versleuteling via Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions (S/MIME)
globaal e-mailontvangstmanagement met black- en whitelist
webapp Outlook op het web
webtoegang tot serverfuncties
dataverliespreventie
spellingscontrole
uitgebreide zoekfunctie
Gegevens die in de postvakservers worden bewaard, kunnen worden gearchiveerd in privé- of publieke mappen. Daarnaast kan dankzij de integratie van Exchange Server in de Microsoft-producten SharePoint en OneDrive handig worden samengewerkt in groepen.
Populaire Exchange Server-alternatieven met vergelijkbare functies zijn Open-Xchange, IBM Notes, Zimbra, Zarafa en Scalix.
De productversies van MS Exchange Server
Er zijn twee edities van Microsoft Exchange Server: Standard en Enterprise. Ze zijn beschikbaar als serverlicenties en als clienttoegangslicenties. De edities met een serverlicentie onderscheiden zich op het gebied van verschillende groupware-oplossingen; CAL-edities op het gebied van performance.
Serverlicenties
Toepassing
Standard
In de Standard-editie ondersteunt Exchange Server 2016 max. 5 postvakdatabases.
Enterprise
In de Enterprise-editie ondersteunt Exchange Server 2016 max. 100 postvakdatabases.
Clienttoegangslicenties (CAL's)
Toepassing
Standard-CAL
Toegang tot Standard-functies, zoals e-mail, kalender en contacten.
Enterprise-CAL
Toegang tot Enterprise-functies, zoals Unified Messaging met voicemailfunctie, Microsoft Exchange Online Protection voor uitgebreide bescherming tegen virussen en spam, een geïntegreerde archiveringsfunctie en bescherming tegen dataverlies.
Met een CAL licenseer je één bepaald apparaat of één gebruiker. Om een Enterprise-CAL aan te schaffen, moet eerst de Standard-CAL worden gekocht.
De Standard-serverlicentie richt zich op kleine bedrijven en de Enterprise-licentie is vooral bedoeld voor grote organisaties.
