Mail archiveren: waar moeten bedrijven op letten?

Wanneer is e-mail archiveren verplicht?

Elke onderneming, dus ook een zzp’er, is verplicht om e-mail te archiveren. Deels wordt deze verplichting opgelegd door de Belastingdienst; deels is het een boekhoudverplichting. Ook compliance speelt een rol (het naleven van wetten, regels en bedrijfsinterne richtlijnen). De bedrijfsleiding is verantwoordelijk voor het archiveren van mail. Als een onderneming haar zakelijke e-mail niet archiveert, kunnen boetes of zelfs een gevangenisstraf worden opgelegd. Ondernemers dienen trouwens niet alleen hun e-mail te archiveren; ze zijn verplicht om hun volledige administratie zeven jaar te bewaren. Dit in verband met een eventuele belastingcontrole. Deze zogeheten bewaarplicht kan soms zelfs nog langer gelden. De bewaarplicht vind je in de Wet op de omzetbelasting en in de Algemene Wet Rijksbelastingen. Daarnaast gelden er internationale wetten, zoals de Sarbanes-Oxley-Act, die van toepassing is als je per e-mail communiceert met Amerikaanse beursgenoteerde bedrijven. Dit soort regels hebben echter meestal betrekking op buitengewone situaties. Wanneer je meer wilt weten over de exacte juridische achtergrond, is het aan te raden om een advocaat te raadplegen.

Welke mail moet je archiveren? En wat nog meer?

Welke mail je moet archiveren, hangt sterk af van de inhoud. Een handige richtlijn is: kies ervoor om een e-mail te archiveren wanneer je een papieren versie met dezelfde inhoud ook zou archiveren. De bewaarplicht omvat overigens ook boeken, documenten en andere digitale data die van belang kunnen zijn op grond van de wet. Je dient alle gegevens van je bedrijf te archiveren, op papier of elektronisch; dus ook elektronische bankafschriften, agenda’s, correspondentie, software en databestanden. Deze gegevens dienen toegankelijk te blijven, ook omdat ze bijvoorbeeld geraadpleegd moeten kunnen worden bij een belastingcontrole. Vaak betekent het dat je back-ups, verouderde software en gedateerde hardware moet bewaren. Installeer je nieuwe hardware of software? Dan kan het nodig zijn om mail te converteren.

E-mail archiveren; zo doe je het goed

Je dient mail geordend te archiveren en ervoor te zorgen dat de e-mails snel en eenvoudig te reproduceren zijn. Verder mag er geen informatie worden verwijderd of toegevoegd. Dit betekent ook dat het belangrijk is om het archief te beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang. Daarnaast moet duidelijk zijn wie de ontvanger en verzender van een e-mail is. Eventuele bijlagen moeten eveneens bewaard blijven.

De wet schrijft niet voor waar je e-mail moet archiveren. Je kunt de mails zowel op een bedrijfsserver als op een extern opslagmedium bewaren. Zolang je een goede, degelijke opslagvoorziening kiest, die volledig, niet-manipuleerbaar, altijd beschikbaar en machinaal leesbaar is, zit je goed. Om manipulatie te voorkomen, is het verstandig om de gegevens te versleutelen. Wel moet je de e-mails indien nodig onversleuteld aan bijvoorbeeld de Belastingdienst kunnen overhandigen. Er zijn overigens diverse programma’s verkrijgbaar voor het archiveren van mail. Deze programma’s archiveren je e-mail automatisch, wat je natuurlijk veel tijd bespaart. Er zijn lokale toepassingen en cloud-gebaseerde oplossingen op de markt.

Vanwege de grote hoeveelheden inkomende en uitgaande e-mail, kiezen sommige bedrijven ervoor om álle e-mail te archiveren. Er vindt dan geen sortering plaats. In zulke gevallen bestaat echter het risico dat de privacyregels geschonden worden. Als een e-mail bijvoorbeeld persoonlijke gegevens van een medewerker of een klant bevat, mag deze niet zonder meer gearchiveerd worden. Hoe dit precies zit, hangt van de concrete situatie af. Ook bij vragen rondom dit thema, is het verstandig een jurist of advocaat te benaderen. Aan dit artikel kun je geen rechten ontlenen; we willen je alleen op weg helpen bij het archiveren van je e-mail.