Mailarchivering
Automatisch en juridisch zeker e-mails archiveren

  • Voldoe aan de AVG en fiscale bewaarplicht
  • Ideaal voor zzp'ers en het MKB
  • Veilige opslag van e-mails en bijlagen
100% dataopslag in de EU 100% dataopslag in de EU
Gecertificeerde datacenters Gecertificeerde datacenters
MKB Best Choice Award Bekroonde kwaliteit
Mailarchivering

Hoe ziet een veilig e-mailarchief eruit?

Om als ondernemer zeker van je zaak te zijn, is het veilig archiveren van e-mails belangrijk. Een veilig e-mailarchief zou hieraan moeten voldoen:

  • E-mails en bijlagen worden volledig en in orginele staat gearchiveerd.
  • De inhoud van het archief kan niet gemanipuleerd worden.
  • De e-mails moeten machinaal leesbaar zijn.
  • Ook na versleuteling van e-mails moet je naar de oorspronkelijke staat terug kunnen keren.
  • Beperkte en controleerbare toegang tot het archief.
  • E-mails moeten op ieder moment beschikbaar zijn.
  • Alle wijzigingen moeten door het systeem worden geprotocolleerd.

STRATO Mailarchivering helpt je om e-mails veilig en rechtsconform te archiveren.

Mailarchivering

STRATO Mailarchivering producticoon
STRATO Mailarchivering bestel je samen met de volgende producten:
Mail
Hosting
WordPress Hosting
Sitebuilder
Webshop
E-mailarchivering volgens de wet
Rechtszekerheid

Juridisch zeker e-mails archiveren: waarom is dat nodig?

Met name de fiscale bewaarplicht maakt het nodig om zakelijke communicatie te bewaren. Zo kan de Belastingdienst op een later moment, ook na meerdere jaren, nog controleren hoe bepaalde zakelijke activiteiten of afspraken tot stand zijn gekomen.

De verantwoordelijkheid voor veilige e-mailarchivering ligt uiteindelijk bij het bestuur van een bedrijf. STRATO kan je helpen om zonder veel moeite aan de juridische eisen te voldoen.

E-mailarchivering

Met STRATO Mailarchivering ben je zeker van je zaak

Mailarchivering dasbhoard

Een e-mail is snel geschreven en verzonden. Maar ook snel verwijderd. Wanneer het om zakelijke e-mails gaat, moet je hierbij goed oppassen. Bedrijven zijn namelijk verplicht om bepaalde mails langere tijd te bewaren. Natuurlijk bewaar je als ondernemer al je facturen en contracten in papiervorm, maar steeds vaker worden deze documenten in digitale vorm verstuurd. Om aan de fiscale bewaarplicht te kunnen voldoen, is het belangrijk om relevante e-mails te archiveren.

Ook in een eventuele juridische strijd kan het handig zijn wanneer je jaren na dato aan de hand van e-mails kunt laten zien hoe bepaalde zaken tot stand zijn gekomen. Een e-mailprogramma, zoals STRATO Webmail, Outlook of Apple Mail, is eigenlijk niet geschikt voor het langdurig archiveren van mails. Een van de redenen is dat e-mails in deze programma’s achteraf makkelijk gewijzigd of verwijderd kunnen worden. Het is in dit soort mailprogramma’s niet na te gaan of dit is gebeurd. Daarom is het belangrijk om een separate oplossing voor je e-mailarchief te zoeken.

Wetgeving

Moet iedere e-mail bewaard worden?

Het is vooral belangrijk dat e-mails gearchiveerd worden waarin een zakelijke overeenkomst wordt afgehandeld. Het gaat hierbij om de gegevens die tot de administratie van een bedrijf horen. Op de website van de Belastingdienst kun je zien welke gegevens hiermee precies bedoeld worden. Belangrijk is dat je niet alleen binnengekomen maar ook verzonden e-mails bewaart.

Dat zijn veel e-mails. Maar niet alle e-mails. Interne communicatie tussen collega’s, privémails, sollicitaties of spam hoeven bijvoorbeeld niet gearchiveerd te worden. Daarnaast is het voor e-mails die persoonsgegevens bevatten en die niet onder een bewaarplicht vallen, juist belangrijk dat ze niet te lang bewaard worden. De AVG, de Algemene verordening gegevensbescherming, stelt namelijk dat zo min mogelijk persoonsgegevens bewaard moeten worden en dat deze niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk.

Veelgestelde vragen

Voor verschillende soorten documenten bestaan verschillende bewaartermijnen. Het is belangrijk dat binnen deze bewaartermijn de documenten veilig gearchiveerd en makkelijk vindbaar zijn. Volgens de fiscale bewaarplicht moet je je administratie minimaal 7 jaar bewaren. Maar werknemergegevens moeten bijvoorbeeld tot minimaal 2 jaar nadat iemand uit dienst is getreden, bewaard blijven. Dit kan dus ook langer dan 7 jaar zijn.
Als standaardinstelling bewaart STRATO Mailarchivering e-mails 11 jaar.

Meer informatie