Mailarchivering Automatisch en juridisch zeker e-mails archiveren

Voldoe aan de AVG en fiscale bewaarplicht
Ideaal voor zzp'ers en het MKB
Veilige opslag van e-mails en bijlagen

Mailarchivering

Hoe ziet een veilig e-mailarchief eruit?

Om als ondernemer zeker van je zaak te zijn, is het veilig archiveren van e-mails belangrijk. Een veilig e-mailarchief zou hieraan moeten voldoen:

E-mails en bijlagen worden volledig en in orginele staat gearchiveerd.
De inhoud van het archief kan niet gemanipuleerd worden.
De e-mails moeten machinaal leesbaar zijn.
Ook na versleuteling van e-mails moet je naar de oorspronkelijke staat terug kunnen keren.
Beperkte en controleerbare toegang tot het archief.
E-mails moeten op ieder moment beschikbaar zijn.
Alle wijzigingen moeten door het systeem worden geprotocolleerd.

STRATO Mailarchivering helpt je om e-mails veilig en rechtsconform te archiveren.

Mail
Mailarchivering

STRATO Mailarchivering:
volledig en juridisch zeker

STRATO Mailarchivering bestel je samen met de volgende producten:

Mail
Hosting
WordPress Hosting
Sitebuilder
Webshop

100% dataopslag in de EU

100% in de EU

Gecertificeerde veiligheid

Bekroonde kwaliteit

Klimaatneutraal bedrijf

Rechtszekerheid

Juridisch zeker e-mails archiveren: waarom is dat nodig?

Met name de fiscale bewaarplicht maakt het nodig om zakelijke communicatie te bewaren. Zo kan de Belastingdienst op een later moment, ook na meerdere jaren, nog controleren hoe bepaalde zakelijke activiteiten of afspraken tot stand zijn gekomen.

De verantwoordelijkheid voor veilige e-mailarchivering ligt uiteindelijk bij het bestuur van een bedrijf. STRATO kan je helpen om zonder veel moeite aan de juridische eisen te voldoen.

E-mailarchivering

Met STRATO Mailarchivering ben je zeker van je zaak

Een e-mail is snel geschreven en verzonden. Maar ook snel verwijderd. Wanneer het om zakelijke e-mails gaat, moet je hierbij goed oppassen. Bedrijven zijn namelijk verplicht om bepaalde mails langere tijd te bewaren. Natuurlijk bewaar je als ondernemer al je facturen en contracten in papiervorm, maar steeds vaker worden deze documenten in digitale vorm verstuurd. Om aan de fiscale bewaarplicht te kunnen voldoen, is het belangrijk om relevante e-mails te archiveren.

Ook in een eventuele juridische strijd kan het handig zijn wanneer je jaren na dato aan de hand van e-mails kunt laten zien hoe bepaalde zaken tot stand zijn gekomen. Een e-mailprogramma, zoals STRATO Webmail, Outlook of Apple Mail, is eigenlijk niet geschikt voor het langdurig archiveren van mails. Een van de redenen is dat e-mails in deze programma’s achteraf makkelijk gewijzigd of verwijderd kunnen worden. Het is in dit soort mailprogramma’s niet na te gaan of dit is gebeurd. Daarom is het belangrijk om een separate oplossing voor je e-mailarchief te zoeken.

Wetgeving

Moet iedere e-mail bewaard worden?

Het is vooral belangrijk dat e-mails gearchiveerd worden waarin een zakelijke overeenkomst wordt afgehandeld. Het gaat hierbij om de gegevens die tot de administratie van een bedrijf horen. Op de website van de Belastingdienst kun je zien welke gegevens hiermee precies bedoeld worden. Belangrijk is dat je niet alleen binnengekomen maar ook verzonden e-mails bewaart.

Dat zijn veel e-mails. Maar niet alle e-mails. Interne communicatie tussen collega’s, privémails, sollicitaties of spam hoeven bijvoorbeeld niet gearchiveerd te worden. Daarnaast is het voor e-mails die persoonsgegevens bevatten en die niet onder een bewaarplicht vallen, juist belangrijk dat ze niet te lang bewaard worden. De AVG, de Algemene verordening gegevensbescherming, stelt namelijk dat zo min mogelijk persoonsgegevens bewaard moeten worden en dat deze niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet ik e-mail archiveren?

Voor verschillende soorten documenten bestaan verschillende bewaartermijnen. Het is belangrijk dat binnen deze bewaartermijn de documenten veilig gearchiveerd en makkelijk vindbaar zijn. Volgens de fiscale bewaarplicht moet je je administratie minimaal 7 jaar bewaren. Maar werknemergegevens moeten bijvoorbeeld tot minimaal 2 jaar nadat iemand uit dienst is getreden, bewaard blijven. Dit kan dus ook langer dan 7 jaar zijn.
Als standaardinstelling bewaart STRATO Mailarchivering e-mails 11 jaar.

Wat is het verschil tussen een archief en een back-up?

Voor een back-up bestaan geen wettelijke verplichtingen of technische voorwaarden. Data in een back-up kunnen op ieder moment gewijzigd worden. Bij een e-mailarchief is het juist belangrijk dat gegevens niet zomaar gewijzigd kunnen worden. Bij een back-up gaat het om een veiligheidskopie om dataverlies te voorkomen. Daarbij kan het voorkomen dat een oude versie wordt overschreven. Bij archivering gaat het om het op lange termijn opslaan van gegevens ter documentatie. Met STRATO Mailarchivering beschik je over alle tools die je nodig hebt om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Moet ik spam ook bewaren?

Spam-mails hoef je natuurlijk niet te archiveren. Ze kunnen in een archief behoorlijk wat plaats innemen en maken het zoeken binnen het archief lastiger. STRATO zorgt er dankzij veilige spamfilters voor dat zo min mogelijk spam in je archief belandt.

Wie is verantwoordelijk voor het archiveren van e-mails?

Als ondernemer ben je verantwoordelijk voor het voldoen aan allerlei wettelijke bewaarplichten. E-mails moet je hierbij niet vergeten. Daarom zou ieder bedrijf naar een oplossing moeten zoeken voor het langdurig archiveren van e-mails en zich moeten informeren over de wettelijke eisen.

Welke voordelen heeft STRATO Mailarchivering voor mijn bedrijf?

STRATO Mailarchivering maakt het voor bedrijven makkelijker om aan wettelijke bewaarplichten te voldoen. Het is hierdoor niet meer nodig zelf een mailserver te configureren en beheren. Je mailarchief is eenvoudig te activeren. Bij een audit kun je snel de benodigde gegevens ter controle voorleggen.

Is STRATO Mailarchivering alleen voor bedrijven bedoeld?

Nee, ook privépersonen kunnen hun e-mails archiveren. Heb je per ongeluk een e-mail verwijderd of zijn er op een andere manier e-mails verloren gegaan? Dan kun je alle e-mails uit je archief snel weer opzoeken en terugplaatsen.

In combinatie met welke producten kan ik Mailarchivering bestellen en gebruiken?

Mailarchivering kun je bestellen en gebruiken in ieder pakket met mailfunctionaliteit. Daaronder vallen de volgende producten: mail, (WordPress) hosting, sitebuilder en webshop.
Je kunt Mailarchivering niet gebruiken in combinatie met Office 365, servers of HiDrive.

Meer informatie