Mailarchivering

Automatisch en juridisch zeker je e-mails archiveren

Voldoe aan de AVG en fiscale bewaarplicht
Veilige opslag voor al je e-mails en bijlagen
Activeer eenvoudig in de klantenlogin

100% dataopslag in de EU

Gecertificeerde veiligheid

Bekroonde kwaliteit

Klimaatvriendelijk

E-mailarchivering

Zeker van je zaak met STRATO Mailarchivering

Een e-mail is zo geschreven en verzonden, maar ook per ongeluk snel verwijderd. Bij zakelijke e-mails moet je daar goed mee oppassen, omdat ze vaak belangrijke offertes, contracten of facturen bevatten. Net als bij papieren documenten ben je wettelijk verplicht om deze correspondentie te archiveren. Ook bij een eventueel juridisch conflict is het essentieel dat je jaren later nog precies kunt aantonen hoe afspraken tot stand zijn gekomen.

Standaard e-mailprogramma’s zijn niet geschikt voor langdurige archivering. E-mails kunnen daarin namelijk makkelijk worden gewijzigd of verwijderd zonder dat dit achteraf te controleren is. Daarom is een aparte oplossing voor je e-mailarchief onmisbaar.

Wetgeving

Welke e-mails moeten worden bewaard?

De fiscale bewaarplicht dwingt ondernemers om zakelijke communicatie zorgvuldig te bewaren. Zo kan de Belastingdienst ook na meerdere jaren controleren hoe activiteiten of afspraken zijn verlopen. Het is hierbij belangrijk dat je zowel je ontvangen als je verzonden e-mails opslaat.

Niet elk bericht hoeft in het archief: interne praatjes tussen collega's, privémails, sollicitaties en spam vallen buiten deze plicht. Let bovendien op met e-mails die persoonsgegevens bevatten en niet onder een bewaarplicht vallen; volgens de AVG mag je deze juist niet langer bewaren dan noodzakelijk is.

Mailarchivering bestellen

Zo bestel je Mailarchivering

Als bedrijf ben je verplicht om zakelijke e-mails jarenlang veilig en in originele staat te bewaren. STRATO helpt je om zonder veel moeite aan deze strenge eisen te voldoen.

Je voegt Mailarchivering eenvoudig toe aan je mail-, website- of hostingpakket bij STRATO. Je bestelt en activeert de functie direct via je klantenlogin.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet ik e-mails archiveren?

Dat hangt af van het type document. Volgens de fiscale bewaarplicht bewaar je je administratie minimaal 7 jaar. Voor werknemersgegevens geldt een termijn van minimaal 2 jaar nadat iemand uit dienst is getreden, wat in de praktijk langer dan 7 jaar kan zijn. Als standaardinstelling bewaart STRATO Mailarchivering je e-mails daarom 11 jaar.

Wat is het verschil tussen een archief en een back-up?

Een back-up is een veiligheidskopie om dataverlies te voorkomen, waarbij gegevens op elk moment gewijzigd of overschreven kunnen worden. Voor een e-mailarchief gelden echter strikte wettelijke en technische eisen: het is cruciaal dat de gegevens niet gewijzigd kunnen worden. Met STRATO Mailarchivering heb je alle tools in handen om aan deze verplichtingen te voldoen.

Moet ik spam ook bewaren?

Nee, spam-mails hoef je niet te archiveren. Ze nemen onnodig ruimte in en maken het zoeken in je archief lastiger. STRATO zorgt er met krachtige spamfilters voor dat ongewenste berichten je archief niet eens bereiken.

Wie is verantwoordelijk voor het archiveren van e-mails?

Als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor het naleven van alle wettelijke bewaarplichten, inclusief die voor e-mails. Elk bedrijf moet daarom een betrouwbare oplossing zoeken voor langdurige archivering en zich goed informeren over de actuele eisen.

Welke voordelen biedt STRATO Mailarchivering voor mijn bedrijf?

STRATO Mailarchivering maakt het je makkelijk om aan de wet te voldoen zonder dat je zelf een mailserver hoeft te beheren of configureren. Bij een audit of controle kun je de benodigde gegevens bovendien razendsnel overhandigen.

Is STRATO Mailarchivering alleen voor zakelijk gebruik?

Nee, ook als privépersoon profiteer je van een archief. Heb je per ongeluk een belangrijke mail gewist of zijn er e-mails verloren gegaan? Dan zoek je ze in je archief snel weer op en zet je ze direct terug.

Met welke pakketten kan ik Mailarchivering gebruiken?

Je gebruikt Mailarchivering in elk pakket met mailfunctionaliteit, zoals Hosting voor WordPress, sitebuilder of webshop. Let op: de tool is niet te combineren met Microsoft 365, servers of HiDrive.