Mailarchivering
Automatisch en juridisch zeker e-mails archiveren
- Voldoe aan de AVG en fiscale bewaarplicht
- Veilige opslag van e-mails en bijlagen
- Eenvoudig activeren in de klantenlogin
E-mailarchivering
Met STRATO Mailarchivering ben je zeker van je zaak
Een e-mail is snel geschreven en verzonden. Maar ook snel verwijderd. Wanneer het om zakelijke e-mails gaat, moet je hierbij goed oppassen. Vaak bevatten deze namelijk offertes, contracten of facturen. Net zoals bij vergelijkbare documenten in papiervorm, ben je verplicht deze te archiveren. Ook in een eventuele juridische strijd kan het handig zijn wanneer je jaren na dato aan de hand van e-mails kunt laten zien hoe bepaalde zaken tot stand zijn gekomen.
Standaard e-mailprogramma's zijn eigenlijk niet geschikt voor het langdurig archiveren van mails. Een van de redenen is dat e-mails in deze programma’s achteraf makkelijk gewijzigd of verwijderd kunnen worden, zonder dat kan worden vastgesteld of dit is gebeurd. Daarom is het belangrijk om een separate oplossing voor je e-mailarchief te zoeken.
Wetgeving
Welke e-mails moeten worden bewaard?
Met name de fiscale bewaarplicht maakt het nodig om zakelijke communicatie te bewaren. Zo kan de Belastingdienst op een later moment, ook na meerdere jaren, nog controleren hoe bepaalde zakelijke activiteiten of afspraken tot stand zijn gekomen. Belangrijk is dat je niet alleen binnengekomen maar ook verzonden e-mails bewaart.
Niet alle e-mails moeten worden gearchiveerd. Interne communicatie tussen collega’s, privémails, sollicitaties of spam hoef je niet te bewaren. Daarnaast is het voor e-mails die persoonsgegevens bevatten en die niet onder een bewaarplicht vallen, juist belangrijk dat ze niet te lang bewaard worden. De AVG, de Algemene verordening gegevensbescherming, stelt namelijk dat zo min mogelijk persoonsgegevens bewaard moeten worden en dat deze niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk.
Mailarchivering bestellen
Zo kun je Mailarchivering bestellen
Als bedrijf ben je verplicht om bepaalde zakelijke e-mails gedurende meerdere jaren veilig en in originele staat te bewaren. STRATO kan je helpen om zonder veel moeite aan de juridische eisen te voldoen.
Mailarchivering kun je eenvoudig toevoegen aan je mail-, website- of hostingpakket bij STRATO. Je bestelt en activeert het direct in de klantenlogin.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik e-mails archiveren?
Voor verschillende soorten documenten bestaan verschillende bewaartermijnen. Het is belangrijk dat binnen deze bewaartermijn de documenten veilig gearchiveerd en makkelijk vindbaar zijn. Volgens de fiscale bewaarplicht moet je je administratie minimaal 7 jaar bewaren. Maar werknemergegevens moeten bijvoorbeeld tot minimaal 2 jaar nadat iemand uit dienst is getreden, bewaard blijven. Dit kan dus ook langer dan 7 jaar zijn. Als standaardinstelling bewaart STRATO Mailarchivering e-mails 11 jaar.
Wat is het verschil tussen een archief en een back-up?
Voor een back-up bestaan geen wettelijke verplichtingen of technische voorwaarden. Data in een back-up kunnen op ieder moment gewijzigd worden. Bij een e-mailarchief is het juist belangrijk dat gegevens niet zomaar gewijzigd kunnen worden. Bij een back-up gaat het om een veiligheidskopie om dataverlies te voorkomen. Daarbij kan het voorkomen dat een oude versie wordt overschreven. Bij archivering gaat het om het op lange termijn opslaan van gegevens ter documentatie. Met STRATO Mailarchivering beschik je over alle tools die je nodig hebt om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
Moet ik spam ook bewaren?
Spam-mails hoef je natuurlijk niet te archiveren. Ze kunnen in een archief behoorlijk wat plaats innemen en maken het zoeken binnen het archief lastiger. STRATO zorgt er dankzij veilige spamfilters voor dat zo min mogelijk spam in je archief belandt.
Wie is verantwoordelijk voor het archiveren van e-mails?
Als ondernemer ben je verantwoordelijk voor het voldoen aan allerlei wettelijke bewaarplichten. E-mails moet je hierbij niet vergeten. Daarom zou ieder bedrijf naar een oplossing moeten zoeken voor het langdurig archiveren van e-mails en zich moeten informeren over de wettelijke eisen.
Welke voordelen heeft STRATO Mailarchivering voor mijn bedrijf?
STRATO Mailarchivering maakt het voor bedrijven makkelijker om aan wettelijke bewaarplichten te voldoen. Het is hierdoor niet meer nodig zelf een mailserver te configureren en beheren. Je mailarchief is eenvoudig te activeren. Bij een audit kun je snel de benodigde gegevens ter controle voorleggen.
Is STRATO Mailarchivering alleen voor bedrijven bedoeld?
Nee, ook privépersonen kunnen hun e-mails archiveren. Heb je per ongeluk een e-mail verwijderd of zijn er op een andere manier e-mails verloren gegaan? Dan kun je alle e-mails uit je archief snel weer opzoeken en terugplaatsen.
In combinatie met welke producten kan ik Mailarchivering bestellen en gebruiken?
Mailarchivering kun je bestellen en gebruiken in ieder pakket met mailfunctionaliteit. Daaronder vallen de volgende producten: mail, (WordPress) hosting, sitebuilder en webshop. Je kunt Mailarchivering niet gebruiken in combinatie met Microsoft 365, servers of HiDrive.