STRATO Webmail

• Het MailPro3 webmail pakket is uitgerust met een agendaplanning voor het hele team.
• Je organiseert en delegeert eenvoudig taken binnen je team.
• Centrale toegang tot documenten en bestanden.
• Bestanden worden bij het opslaan automatisch van een versienummer voorzien.
• Het zakelijke account biedt de mogelijkheid tot synchronisatie tussen smartphone, tablet en PC.

In het admingedeelte van je hoster kun je e-mailadressen volgens het formaat adres@jouwdomeinnaam.tld aanmaken. Als klant van STRATO vind je deze optie in de klantenlogin (Pakket -> E-mail beheren -> Nieuw postvak aanmaken).

Je kunt aan elk e-mailpostvak een zogeheten alias toekennen. Dit alias is een extra e-mailadres dat verwijst naar hetzelfde postvak. Berichten die op het alias aankomen, belanden dus in hetzelfde postvak als berichten die naar het ‘hoofdadres’ worden gestuurd. Klanten van STRATO kunnen voor elk e-mailpostvak tien aliassen aanmaken. Ook het instellen doe je eenvoudig via de klantenlogin (Pakket -> E-mail beheren -> Postvak bewerken).

Zodra je in een e-mailprogramma een nieuw account aanmaakt, krijg je gewoonlijk de vraag of het een POP3 of IMAP-account is. Bij een POP3-account worden je berichten gedownload van de server en vervolgens (als je dit zo hebt ingesteld) automatisch verwijderd.

Het IMAP-protocol biedt je meer flexibiliteit. STRATO Webmail gebruikt dit protocol overigens ook. Bij IMAP blijft je e-mail op de server en voert je e-mailsoftware een synchronisatie uit met deze e-mailserver. Als je een bericht naar een andere map op de server verplaatst, zie je dit in alle programma’s die per IMAP toegang hebben tot je e-mailpostvak. Dus bijvoorbeeld zowel in de e-mailsoftware op je desktop-pc als op je laptop.

Met STRATO Webmail kun je e-mail ook onderweg via je telefoon lezen. De meeste smartphones hebben bovendien een voorgeïnstalleerde e-mailapp. In de FAQ van STRATO lees je hoe je deze app moet instellen om je e-mailaccount te gebruiken op een Android-telefoon, een iPhone of een Windows-telefoon. De bekendste apps zijn K9Mail en Sparrow.

Je e-mail bij STRATO kun je uiteraard ook met e-mailsoftware op je computer lezen. In de FAQ vind je handleidingen die de configuratie van bekende programma’s als Outlook 2010, Outlook 2013 en Mozilla Thunderbird beschrijven.

Als je bijvoorbeeld vanwege vakantie of ziekte langdurig afwezig bent, is het aan te raden om een afwezigheidsbericht in te stellen. Een afwezigheidsbericht, ook wel autoresponder genoemd, is een automatisch antwoord op de e-mails die op een bepaald e-mailadres binnenkomen. De afzender kan in dit bericht lezen dat zijn e-mail is aangekomen, maar dat je niet aanwezig bent. Je bepaalt overigens helemaal zelf de tekst van een afwezigheidsbericht.

Ook dit doe je als klant van STRATO weer in de klantenlogin. Ga naar het e-mailbeheer en open het menu achter het e-mailadres waar het om gaat. Daar kies je ‘Postvak bewerken’. Je krijgt dan een scherm te zien met diverse functies, onder meer de functie voor een afwezigheidsmelding. Daarnaast kun je bepalen in welke periode dit bericht moet worden verstuurd. Overigens kun je de autoresponder ook via STRATO Webmail configureren.

Je kunt e-mailberichten, gericht aan diverse e-mailadressen, doorsturen naar een centraal postvak. Dat is bijvoorbeeld handig als je meerdere adressen hebt met vergelijkbare functies, zoals contact@ en info@-adressen. Door het e-mailverkeer via forwards te bundelen, houd je het overzicht over al deze adressen. Overigens is het ook mogelijk om aliassen te gebruiken.

Het doorsturen (forwarden) doe je als STRATO klant via de filterfunctie in de klantenlogin. Ga weer naar het adres dat een forward moet krijgen en open het menu. Kies ‘Filter bewerken’. Je kunt dan een filterregel aanmaken met de voorwaarde ‘Alle e-mails’. Vervolgens kies je de actie ‘Omleiden naar’ en voer je het doel-adres in. Kijk voor meer informatie in de FAQ.

Het is mogelijk om e-mailberichten met een kleur te markeren zodat je snel herkent of een bericht belangrijk is. In STRATO Webmail doe je dit via kleine, kleurige vlaggetjes. Klik op het bericht dat je wilt markeren en dan op het vlaggetje in de menubalk. Vervolgens kun je kiezen uit tien verschillende kleuren.

Wil je meer zicht houden op de binnenkomende e-mails? Maak dan je eigen mappenstructuur aan. Je kunt bijvoorbeeld een map voor facturen aanmaken, eentje voor rekeningen en eentje voor aanvragen van klanten. Hiertoe klik je op de menuknop (de knop met de drie horizontale streepjes, naast de map met inkomende e-mail) en kies ‘Nieuwe map toevoegen’. Vervolgens geef je deze map een duidelijke naam, waarna je e-mailberichten er met de muis naartoe kunt slepen.

Als alle binnenkomende e-mailberichten gewoon in je postvak belanden, verlies je snel het overzicht. Het is dus handig om je e-mails goed te organiseren. Je kunt het e-mailverkeer bijvoorbeeld met forwards (doorsturen) en alias-adressen in goede banen leiden. En als je belangrijke berichten automatisch laat markeren, zie je ze niet over het hoofd. Via filterregels kun je e-mails automatisch sorteren en er zijn diverse mogelijkheden om spam en andere ongewenste berichten te verwijderen. Zo is het mogelijk om je te abonneren op een zogeheten Robinson-lijst.

Met filterregels kun je e-mailberichten automatisch sorteren. Dat is natuurlijk erg handig. In STRATO Webmail zijn een groot aantal filterregels mogelijk. Wil je bijvoorbeeld e-mails met het woord ‘Factuur’ in de onderwerpregel automatisch naar je map met facturen verplaatsen? Dan kan dat met een filter. Kijk voor een uitvoerige toelichting over het werken met een e-mailfilter in de FAQ.