Als je succes hebt met je webshop, groeit je omzet en nemen natuurlijk ook de inkopen en verkopen toe. Maar met een uitgebreid productassortiment en een handmatig exportproces voor bestellingen uit het winkelsysteem kan de groei van je bedrijf al snel leiden tot chaos bij de voorraad en leveringsproblemen en dus uiteindelijk tot ontevreden klanten. Om een dergelijk scenario te vermijden, kun je met een voorraadbeheersysteem structuur aanbrengen in de goederenstroom. Zulke systemen koppelen inkoop, verkoop en warehousing aan elkaar en integreren dit direct in de gebruikte webshopsoftware. Zo kun je jouw volledige online business centraal beheren en dankzij de bestaande interfaces eenvoudig actief worden op marktplaatsen als Amazon en eBay.
Met systemen die de goederenstromen en voorraden beheren, kun je alle processen die deel uitmaken van de aan- en verkoop van goederen in kaart brengen en daarmee je gehele assortiment onder controle houden. De systemen zijn verantwoordelijk voor de doelgerichte verwerking van alle data wat betreft goederen en klanten. De software die voor dit doel is ontwikkeld, omvat dus de voorraden, maar ook de goederenstromen en vaak zelfs een deel van de logistiek. We zetten de belangrijkste dagelijkse taken van voorraadbeheersystemen hier op een rij:
Inkoopbeheer: het structureren en analyseren van de inkoop vormen een elementair onderdeel van elk voorraadbeheersysteem. Het systeem ondersteunt je bijvoorbeeld bij het effectief bestellen en houdt rekening met prijzen, eisen en de toepassing van aanbiedingen.
Verkoopbeheer: de software beheert de persoonlijke gegevens, klantgegevens en alle andere relevante informatie voor de verkoop. Ook helpt het systeem je bij het plannen en uitvoeren van acties en promoties, zoals bijvoorbeeld het verstrekken van een gratis adventskalender.
Inkomende goederen: voorraadbeheersystemen organiseren de inname van bestelde goederen voor je. Ze helpen je bij het inboeken van de waren en bij de controle van de volledigheid en de facturen.
Uitgaande goederen: als een klant een bestelling bij je plaatst, verwerkt de software de bestelling tot en met de verzending. Bovendien wordt de daadwerkelijke verzending meestal bijgehouden via scanners, zodat je altijd kunt zien wat je actuele voorraad is.
Voorraadbeheer: dit is de kern van een voorraadbeheersysteem. Het helpt je bij het structureren van je magazijn en heeft hiervoor nuttige functies om goederen te markeren en inventarisaties uit te voeren. Veel systemen helpen je ook om de beschikbare opslagruimte optimaal te gebruiken.
De juiste voorraadbeheersoftware voor e-commerce
Welke softwareoplossing voor voorraadbeheer is de juiste voor jouw webshop? Dat hangt af van verschillende criteria: enerzijds spelen branche en zakelijk doel een belangrijke rol, anderzijds moet je rekening houden met het gewenste scala aan functies, het aantal gebruikers en de compatibiliteit met de gebruikte shopsoftware. Tot slot bepaalt je budget natuurlijk ook welke systemen voor jou geschikt zijn. Als je een klein winkeltje hebt, kun je de bedrijfsprocessen al goed optimaliseren via betaalbare software met beperkte functionaliteit. Ook ben je dan al goed voorbereid op de groei van je webshop. Hieronder presenteren we twee interessante systemen.
De bedrijfssoftware Exact is ‘méér dan alleen boekhouden’. Exact biedt, naast uren- en facturenregistratie, accountancy software en productiemanagement, de mogelijkheid om je orders, relatie- en voorraadbeheer te managen via één systeem. De pakketten voor handel variëren van de Basis-variant voor €179,- per maand tot het Premium-pakket voor €389,- per maand. De pakketten verschillen in het aanbod van functies; zo is het Basis-pakket het meest geschikt voor handelsbedrijven die graag hun voorraadbeheer en logistiek geïntegreerd willen hebben met hun boekhouding en CRM. Het Geavanceerd-pakket biedt uitgebreidere logistieke mogelijkheden, zoals het beheren van meerdere magazijnen, het maken van inkoopprijsafspraken en het werken met opslaglocatie per artikel. De Premium-variant biedt daar bovenop nog opties zoals het opstellen en goedkeuren van offertes en de materiaalbehoefte inplannen. Als klant bij Exact krijg je 24/7 support en gratis updates. De software is bovendien beschikbaar als mobiele app voor iOS en Android.
Picqer is een online tool gericht op magazijn- en verkoopbeheer. De tool is eenvoudig te gebruiken en biedt je een centrale, overzichtelijke plaats voor je producten. Met Picqer kun je zowel je productbeheer als je voorraadbeheer bijhouden en heb je grote vrijheid wat betreft de informatie en gegevens die je in het systeem over de betreffende producten wilt laten opnemen. Picqer biedt de pakketten Team (€349 per maand), Business (€749 per maand) en Premium (€1249 per maand). Welk pakket het meest geschikt is voor jouw bedrijf, hangt af van de grootte van de organisatie, oftewel het aantal bestellingen dat per maand de deur uit gaat.
Het online programma Offective is vooral handig voor starters, ZZP’ers of ondernemers in het MKB. De software biedt naar eigen zeggen een “goedkope totaaloplossing” voor online administratie, waarbij winkelhouders flexibel de modules kunnen uitkiezen die ze nodig hebben en alleen per gebruikte module betalen. De totaalprijs voor alle modules – van boekhouden, voorraadbeheer en facturatie, tot verkoop- en relatiemanager – is vanaf januari 2018 ruim €35 per maand. Aangezien het niet verplicht is om ook daadwerkelijk alle modules af te nemen en u dus de keus heeft om slechts een selectie te gebruiken, is dit een zeer betaalbare optie. Bovendien kunnen geïnteresseerden de software 30 dagen kosteloos uitproberen. Absolute starters vallen helemaal met hun neus in de boter: zij kunnen een jaar lang gratis gebruikmaken van de online modules. Voorwaarde is wel dat de KvK-inschrijving niet ouder is dan 6 maanden. Uiteraard is de software van Offective een stuk minder geschikt voor grote bedrijven of organisaties die de ambitie hebben om te groeien tot op internationaal niveau; daarvoor is deze software echt te beperkt.
Systematisch succes bereiken
Vooraadbeheersystemen zijn onmisbaar voor steeds groter wordende webshops. Een groeiende webshop kan namelijk alleen op de lange termijn winstgevend zijn, als het optimale structuren en geautomatiseerde processen hanteert. Het is aan te raden tijdig de verwerking van bestellingen, in- en verkoop en het magazijnbeheer te automatiseren. Gebruikmaken van de mogelijkheden die voorraadbeheersoftware biedt, kan hierbij cruciaal zijn. Met het juiste programma bespaar je veel kosten en tijd, die je kunt investeren in andere activiteiten – bijvoorbeeld het marketen van je winkel.
