De perfecte e-mail schrijven: tips voor zakelijke e-mails

Je begint de eigenlijke tekst van je e-mail met een combinatie van begroeting, waardering en aanhef. Hoe kort dit tekstelement ook is, veel mensen ondervinden hier problemen.

Hoe formeel moet ik zijn?

Wees liever te formeel en beleefd dan niet genoeg. Met de klassieke formulering: “Geachte …” zit je eigenlijk altijd goed. Vooral als je je richt tot iemand die boven je staat of tot een onbekende is deze formulering de juiste keuze. Nog formeler moet je alleen zijn bij staatshoofden of religieuze hoogwaardigheidsbekleders. Wanneer de ontvanger en jij elkaar al beter kennen, kan je de e-mail ook beginnen met “Beste …” of een vriendelijk “Goedendag”. Alleen onder collega’s is “Hallo” of “Hi” acceptabel.

Welke titels horen in de aanhef?

In professionele correspondenties heb je geregeld contact met gesprekspartners die een wetenschappelijke titel hebben, soms zelfs meerdere. Het noemen van de titel in de aanhef wordt in Nederland echter vaak als ouderwets gezien. Een mail aan professor Smit (m/v) krijgt dus de volgende aanhef:

• Geachte mevrouw Smit
• Geachte heer Smit

Als je echter denkt dat de professor in kwestie erg formeel is, dan kan je natuurlijk altijd de titel toevoegen.

Wie moet ik het eerst noemen?

Bij meerdere geadresseerden moet uiteraard ook iedereen worden aangesproken. Alleen bij e-mails die niet gericht zijn aan een concrete persoon maar aan een bedrijf of afdeling, is de aanhef “Geachte heer, mevrouw” acceptabel. Het is daarom van belang je af te vragen in welke volgorde je de geadresseerden in de begroeting plaatst. Over het algemeen geldt dat personen die hoger op de hiërarchische ladder staan eerst worden genoemd. Wanneer de personen even hoog in aanzien staan, kan je ze het beste alfabetisch ordenen: dat begrijpt iedereen en niemand zal zich gepasseerd voelen. De vraag of je vrouwen voor mannen van gelijke rang noemt, hangt af van je persoonlijke voorkeur of de gebruiken binnen het bedrijf.

Wat als ik niet zeker weet of de geadresseerde een man of vrouw is?

Soms ken je alleen de achternaam van de geadresseerde of is aan de voornaam het geslacht niet meteen te zien. In dat geval is het best om wat onderzoek te doen, met een foutieve aanhef kan je e-mail immers buitenspel komen te staan. Bedrijfswebsites, sociale media of het (online) telefoonboek kunnen in deze ongemakkelijke situaties uitkomst bieden. Eventueel kan, met name bij grotere bedrijven een telefoontje naar de afdeling personeelszaken zinvol zijn. Als er echt geen andere mogelijkheid is, moet uiteindelijk worden uitgeweken naar het onpersoonlijke “Geachte heer, mevrouw”.

Welk leesteken komt na de aanhef?

De aanhef wordt gevolgd door een komma. Daarmee wordt de regel beëindigd, er volgt een witregel en de volgende zin begint met een hoofdletter.

• Geachte heer Bekker,

Hartelijk dank voor uw snelle reactie.

• Geachte mevrouw Snijder,

Hartelijk dank voor het leuke gesprek afgelopen donderdag.

Voor je met je eigenlijke verzoek of vraag begint, moet je de tekst inleiden. Houd deze inleidende tekst echter zo kort mogelijk, je wilt de tijd van de lezer en die van jezelf niet verdoen. Afhankelijk van de situatie kan een inleiding er op verschillende manieren uitzien:

• Hierbij solliciteer ik op de vacature die bij uw afdeling personeelszaken is ontstaan.
• Heeft u een goede vakantie gehad?
• Hartelijk dank voor het leuke gesprek dat wij vorige week hebben gevoerd.
• Hartelijk dank voor uw snelle antwoord.
• Uw lezing over het onderwerp “e-mail schrijven” vond ik zeer interessant!

De inleiding heeft de functie om de stemming van de geadresseerde positief te beïnvloeden voor de daadwerkelijke feiten ter sprake komen. Daarvoor zijn vooral persoonlijke en individuele vragen en opmerkingen geschikt. Gebruik daarbij geen standaardzinnen, maar pas de tekst aan de persoon aan. Vragen naar de vakantie, de doorstane ziekte of de terugreis na een zakentripje geven aan dat je echt geïnteresseerd bent in de ander. Je kan de inleiding echter ook gebruiken om naar het onderwerp te verwijzen (zoals bij een sollicitatie), om jezelf voor te stellen of een voorafgaand gesprek nogmaals kort te noemen.

De kern van je e-mail: hier is het van belang de inhoud compact en goed gestructureerd te presenteren. Bedenk altijd dat lezers de informatie snel en vooral ook correct moeten begrijpen. Daarvoor gelden enkele richtlijnen waarop je tijdens het opstellen van een e-mail moet letten:

Tip: Denk voor een goed gestructureerde tekst niet pas tijdens het schrijven na over de opbouw. Bedenk vooraf welke zaken de tekst moet bevatten en in welke volgorde die het best kunnen worden genoemd.

• Het onderwerp is concreet en kort.
• De begroeting is passend voor de situatie.
• In de inleiding wordt vriendelijk verwezen naar het voorgaande gesprek.
• De hoofdtekst bestaat uit meerdere alinea’s, de belangrijkste informatie wordt in een opsomming gepresenteerd.
• De slotzin bevat een call to action.
• De groet aan het einde is vriendelijk.
• De handtekening biedt de benodigde informatie.
• Er zit geen overbodige bijlage bij.