Wat is Microsoft Access?
Het verwerken van gegevens vormt een belangrijk onderdeel van het zakenleven. Het klantenbestand, het persoonlijke adresboek, de boekhouding of de inventaris: met de toenemende digitalisering wordt het steeds belangrijker gegevensrecords zo snel, flexibel en overzichtelijk mogelijk te ordenen en te beheren. Dit gaat eenvoudig met een databasemanagementsysteem (DBMS), waarmee gegevens aan de hand van bepaalde kenmerken kunnen worden gesorteerd en weergegeven (bijv. de woonplaats van contacten geordend op postcode of het assortiment gesorteerd op productcategorieën).
Een veelgebruikt DBMS is Microsoft Access (ook MS Access genoemd). Het programma wordt zowel in midden- en kleinbedrijven gebruikt als door particulieren, en is uitermate geschikt om overzichtelijke hoeveelheden gegevens te verwerken. Het voordeel ten opzichte van andere DBMS’en: om Microsoft Access te bedienen, heb je geen programmeerkennis nodig. Naast MS Access bestaan er echter nog andere goede databasemanagementsystemen waarmee je op vergelijkbare wijze kunt werken. Sommige daarvan zijn bovendien compatibel met andere besturingssystemen, zoals macOS of GNU/Linux. Er zijn zelfs enkele kosteloze alternatieven voor Microsoft Access te vinden. Wij stellen hier de drie beste Microsoft Access-alternatieven voor, die je gratis kunt downloaden.
Waarom zijn er MS Access-alternatieven nodig?
Maar waarom zou je überhaupt moeite doen om een Microsoft Access-alternatief te vinden? Dat de software zo veel gebruikt wordt, wil tenslotte immers zeggen dat het een goed ontwikkeld databasemanagementsysteem is. MS Access heeft inderdaad veel goede eigenschappen en is zowel voor beginners als voor gevorderden geschikt om databases aan te maken. Het programma is echter alleen beschikbaar voor Windows en kost daarnaast veel geld.
Eigenschappen van MS Access
Voorbeeld van een klantenbestand in Microsoft Access
Microsoft Access is een relationeel databasemanagementsysteem (RDBMS) dat bestemd is voor het invoeren, opslaan, bewerken, analyseren en presenteren van gegevens. Het door de software gebruikte relationele databasemodel is de meestgebruikte vorm voor databasemanagementsystemen. Met een RDBMS kunnen de gegevensrecords van verschillende tabellen met elkaar in verband worden gebracht.
Voor het beheer van de databases biedt de software een grafische gebruikersinterface. Via deze frontend kun je niet alleen gegevens opvragen, maar deze ook direct wijzigen of opnieuw aanleggen. MS Access slaat de gegevensrecords standaard in zijn backend op met behulp van de Microsoft Jet Engine. Microsoft Access kan echter ook aan een SQL-serverdatabase worden gekoppeld. In dat geval fungeert Access uitsluitend als frontend/gebruikersinterface.
In tegenstelling tot veel databasemanagementsystemen die volgens een client-serverprincipe werken (zoals MySQL of diens afsplitsing MariaDB, PostgreSQL, Microsoft SQL Server, Oracle Database, enz.) is Microsoft Access een desktop-databasemanagementsysteem. Dat betekent dat je voor het werk aan een database met MS Access niet per se een aan het netwerk gekoppelde server nodig hebt.
Databases kunnen volledig als desktoptoepassing worden aangemaakt. Er bestaat echter ook de mogelijkheid een database als webapp te ontwerpen. Deze moet wel via een SharePoint-webapplicatie van Microsoft worden gehost en biedt minder mogelijkheden dan de desktop-app. Een met MS Access ontwikkelde webdatabase kun je dan in een browser oproepen en bewerken.
Maar of je met MS Access nu een desktop- of een webapplicatie maakt: een MS Access-database sla je standaard op in slechts één bestand (in mdb- of in het nieuwere accdb-bestandsformaat). Het verschil tussen desktop-databasemanagementsystemen (zoals MS Access) en server-databasemanagementsystemen (zoals MySQL of MS SQL) is als volgt: een server-DBMS maakt normaal gesproken voor elke database niet slechts één bestand aan, maar een hele map waarin de inhoud en de structuur van een database verdeeld over meerdere bestanden wordt opgeslagen.
Voordelen van MS Access
De software is zeer geschikt voor beginners in het databasemanagement: voor het aanmaken van eenvoudige databases heb je geen programmeerkennis nodig, omdat dit ook relatief eenvoudig via de grafische gebruikersinterface mogelijk is. Verschillende wizards en sjablonen (bijv. voor het beheren van contacten, debetposten of projecttaken) maken het werk gemakkelijker. Daarnaast is het ook mogelijk gegevensvelden vrij te benoemen en zo de eigenschappen van het gegevensmodel aan te passen aan bepaalde wensen. Gegevensrecords en tabellen kunnen in MS Access snel en eenvoudig worden aangemaakt, bewerkt en met elkaar worden verbonden. Wie het programma voor omvangrijkere toepassingen wil gebruiken, komt echter niet om de programmering met VBA (Visual Basic for Applications) heen. Maar ook dit is meestal gemakkelijker dan bij andere databasemanagementsystemen. Met behulp van macro's kun je bovendien verschillende taken relatief eenvoudig automatiseren (bij wijze van spreken als ‘programmeren light’).
Niet alleen het aanmaken en beheren van gegevensrecords, maar ook de analyse ervan is vaak eenvoudiger dan bij andere databasemanagementsystemen. Met behulp van verschillende hulpfuncties zijn het analyseren van reeds aangemaakte databases, het opvragen van de gegevensbasis aan de hand van bepaalde kenmerken en ook het opstellen van rapporten heel makkelijk.
Doordat een MS Access-database in slechts één bestand wordt opgeslagen, kun je deze eenvoudig met andere personen delen of op andere apparaten overschrijven. Mocht je de database in een ander DBMS willen openen (of andersom: andere databasebestanden in MS Access willen openen), dan kun je hiervoor vele interfaces gebruiken. Naast het openen van andere bestandsformaten van MS Office (zoals Excel) kunnen diverse andere formaten worden geïmporteerd en geëxporteerd, bijvoorbeeld van ODBC-databases (MySQL, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, enz.), HTML-documenten alsook XML- en dBase-bestanden. Zo kunnen probleemloos tabellen en formulieren van het ene naar het andere programma worden verschoven.
Nadelen van MS Access
De eenvoud van de software heeft echter ook nadelen. Het databasesysteem van Microsoft Access heeft vergeleken met een server-databasesysteem een veel kleinere capaciteit: MS Access is eerder geschikt voor de realisatie van kleinere databases die niet honderdduizenden items bevatten (daarvoor gebruik je dan een server-DBMS). De verwerking van grote hoeveelheden gegevens vergt bij MS Access veel tijd, wat zich uit in lange laadtijden. Dit toont de keerzijde van een database op basis van bestanden aan: de database wordt altijd aan de hand van het volledige bestand opgevraagd – en hoe groter het bestand, hoe langer het duurt. Het programma is ook gelimiteerd wat betreft de mogelijke grootte van een database: het bestand mag maximaal 2 GB groot zijn. Zolang je echter geen grote hoeveelheden foto's of dergelijke opslaat, levert deze beperking in de praktijk nauwelijks een probleem op.
Ook het aantal functies is duidelijk minder in vergelijking met een gemiddeld server-DBMS. Bovendien vertoont de software vergeleken met een volledig op SQL gebaseerd DBMS gebreken wat betreft de mogelijkheid met meerdere gebruikers tegelijkertijd aan een database te werken. Ten eerste werkt de SQL-standaard met een aanzienlijk verfijnder toegangsconcept dan MS Access en ten tweede heeft het programma van Microsoft al snel problemen als het door verschillende gebruikers tegelijkertijd wordt gebruikt. Slechts een paar gebruikers zorgen er vaak al voor dat Microsoft Access merkbaar langzamer wordt. Vanaf ca. tien parallelle gebruikers bereikt het programma vaak zijn grenzen.
MS Access is alleen verkrijgbaar voor Windows-besturingssystemen en was vroeger een vast bestanddeel van het Microsoft Office-pakket. Met de introductie van de cloudversie van de OfficeSuite is het inmiddels bij verschillende pakketten van Office 365 inbegrepen. Daarnaast kun je het programma ook apart aanschaffen. Gebruikers die nog een klassieke MS Office-versie op hun Windows-pc geïnstalleerd hebben (en niet de cloudversie van Office 365), hebben geluk: omdat Microsoft al lang geen baanbrekende wijzigingen meer in het programma heeft aangebracht, zijn naast de huidige MS Access 2016 ook de versies 2013 en 2010 prima geschikt om met gebruikelijke databases te werken.
Microsoft Access: de voors en tegens op een rij
| Voordelen | Nadelen |
|---|---|
| Dankzij de heldere grafische interface is MS Access ideaal om snel databases te maken, te beheren en te analyseren, alsook om eenvoudige rapporten op te stellen. | Vergeleken met databasesystemen die het client-servermodel volgen, is MS Access instabieler, slechts in beperkte mate geschikt voor grote en/of specifieke databases en biedt het minder functies. |
| Geschikt voor iedereen: zowel onervaren als gevorderde en professionele databasemanagers kunnen met MS Access werken: met macro's kun je ook zonder programmeerkennis verschillende commando's combineren en zo handelingen automatiseren. | Omdat alle informatie van een database in slechts één bestand wordt opgeslagen, beschikt MS Access slechts over een beperkte capaciteit; het bewerken van grote bestanden vertraagt het programma aanzienlijk en maakt het instabiel (meestal vanaf 1 GB gegevensvolume). Bovendien kan een bestand niet groter zijn dan 2 GB. |
| Gemakkelijke bediening die relatief snel te leren is; wizardfuncties lichten bovendien vele features toe. | Gelijktijdige toegang van meerdere gebruikers alleen mogelijk door aanvullende software en slechts in beperkte mate. |
| Door het gebruik van een SharePoint-webapplicatie kunnen zowel databases als webapps worden gerealiseerd. | De performance neemt merkbaar af zodra meerdere gebruikers parallel toegang hebben tot een database. |
| Veel import- en exportmogelijkheden naar andere databasesystemen en MS Office-producten via ODBC (Open DataBase Connectivity). | Er zijn kosten aan verbonden en is alleen verkrijgbaar voor Windows. |
| Veelgebruikt als bestanddeel van Microsoft Office. |
Welke kosteloze Microsoft Access-alternatieven zijn er?
Als desktop-DBMS biedt Microsoft Access absoluut niet dezelfde mogelijkheden die server-databasemanagementsystemen hebben. Maar met zulke programma's wil MS Access ook helemaal niet concurreren: ten eerste omdat een server-DBMS een andere orde onder de databasemanagementsystemen vormt en zich op een andere doelgroep richt (de bediening en instelling, ook van de aangesloten server, vereisen SQL-kennis). Ten tweede omdat Microsoft met MS SQL Server ook een onafhankelijke software in deze klasse van databasemanagementsystemen aanbiedt en MS Access als product voor minder bedreven gebruikers ziet.
Wanneer je dus echte MS Access-alternatieven wilt vinden, moet je het DBMS vergelijken met andere desktop-databasemanagementsystemen. Een van de meest gebruikte alternatieve programma's is FileMaker, dat naast Windows ook op macOS en zelfs iOS loopt. FileMaker is echter niet gratis en is dus geen kosteloos Microsoft Access-alternatief. De programma's die hieronder worden genoemd, zijn niet alleen gratis te gebruiken, maar vereisen ook geen SQL-kennis. Dat onderscheidt ze wederom van de eveneens gratis verkrijgbare opensourcesystemen als MySQL, MariaDB of PostgreSQL. Voor alle drie de voorgestelde databasemanagementsystemen geldt, net als voor MS Access, dat ze niet geschikt zijn voor het verwerken van zeer grote hoeveelheden gegevens, omdat ze de database opslaan in één bestand.
Base (deel van LibreOffice en Apache OpenOffice)
Voorbeeld van een klantenbestand in LibreOffice Base
Zowel LibreOffice als Apache OpenOffice staan erom bekend dat ze programma's van het Microsoft Office-pakket imiteren en deze als gratis software aanbieden. Base is hiervan het Microsoft Access-alternatief. De functies en eigenschappen van LibreOffice Base en OpenOffice Base verschillen nauwelijks van elkaar. Dat is geen wonder, want LibreOffice wordt sinds 2010 als afsplitsing van OpenOffice gedistribueerd en beide Office-suites zijn gebaseerd op dezelfde broncode. Voor LibreOffice worden echter aanzienlijk minder vaak updates gepubliceerd.
Base is een RDBMS dat op Java gebaseerd is en op veel vlakken gelijkenissen vertoont met MS Access: het werkt met een grafische gebruikersinterface en biedt dezelfde basisfuncties wat betreft het genereren en beheren van databases. Ook wizards helpen bij het toepassen van diverse functies.
Base verschilt echter duidelijk meer van zijn Microsoft-voorbeeld dan de LibreOffice- en OpenOffice-imitaties van Word, Excel of PowerPoint. Zo heeft het bijvoorbeeld niet zoveel aanvullende functies als MS Access en is de bediening vaak lastiger. Vooral gebruikers die het gewend zijn met Microsoft Access te werken, zullen waarschijnlijk op sommige punten problemen hebben (zo is het bijvoorbeeld ingewikkelder om macro's en rapporten aan te maken). Desondanks heeft dit MS Access-alternatief verbazingwekkend veel functies, vooral als je je bedenkt dat het een volledig kosteloos programma is.
De backend van Base steunt op HSQLDB (Hyper Structured Query Language Database), waarmee een database als Base-bestand of in de vorm van een dBase-bestand kan worden opgeslagen. Omdat een HSQL-database geen gelijktijdige schrijftoegang toelaat, is de gelijktijdige bewerking van een Base-database door meerdere gebruikers in de standaardversie niet mogelijk. Er worden echter veel databasesystemen ondersteund die wel toegang door meerdere gebruikers toelaten, waaronder MS Access, MySQL, PostgreSQL of Adabas D.
De compatibiliteit met andere databases is sowieso één van de grootste voordelen van dit MS Access-alternatief. Dankzij de ODBC- en JDBC-database-interfaces kun je Base namelijk met veel andere databanken verbinden. Een ander groot pluspunt ten opzichte van Access is de beschikbaarheid: naast Windows is Base ook verkrijgbaar voor macOS en GNU/Linux, Unix en BSD.
| Voordelen | Nadelen |
|---|---|
| Verkrijgbaar voor Windows, macOS, GNU/Linux, Unix en BSD. | Heeft minder functies dan MS Access. |
| Ondersteunt de standaard database-interfaces ODBC en JDBC, waarmee je een verbinding met diverse andere databases tot stand kunt brengen. | Rapporten en macro's zijn lastiger aan te maken dan bij MS Access. |
| Ondersteunt veel databasesystemen, zoals MS Access, MySQL, PostgreSQL en Adabas D, waarmee ook toegang voor meerdere gebruikers kan worden ingesteld. | Als desktoptoepassing (in combinatie met de standaard gebruikte HSQL-database) is Base niet geschikt voor gelijktijdig gebruik door meerdere personen. Dit is pas mogelijk door koppeling aan een geschikte database-server. |
Kexi (deel van Calligra Suite)
In Kexi aangemaakt klantenbestand
Kexi is een bestanddeel van Calligra Suite, een samenstelling van kantoorsoftware vergelijkbaar met Microsoft Office, OpenOffice en LibreOffice, die bovendien designtoepassingen bevat zoals een beeldbewerkingsprogramma en software voor het maken van vectorafbeeldingen. Calligra Suite is voortgekomen uit het inmiddels opgeheven officepakket KOffice, dat in eerste instantie alleen te gebruiken was op Unix-achtige besturingssystemen zoals Linux. Tegenwoordig is Calligra Suite, zij het in een beperkte uitvoering, verkrijgbaar voor Windows en macOS, maar Kexi is daarbij niet inbegrepen.
Dit DBMS is dus alleen beschikbaar voor GNU/Linux; een Windows-versie staat echter wel op de planning. Als je het programma puur als desktop-DBMS gebruikt, grijpt het programma terug op SQLite als database. Je kunt echter ook een SQL-database-server gebruiken, bijvoorbeeld MySQL, PostgreSQL, Microsoft SQL Server of dBase. Kexi ondersteunt het importeren van MS Access- en dBase-bestanden.
Klassieke DBMS-taken, zoals het aanmaken en aanpassen van tabellen en het opvragen van gegevens, zijn met deze software probleemloos mogelijk. Verder kun je in dit Access-alternatief met formulieren werken en rapporten opstellen. Rapporten zijn echter niet zo gedetailleerd als bij Microsoft Access. Je zult het helaas ook zonder het gebruik van macro's moeten stellen (hoewel macro's voor toekomstige versies gepland zijn). Bovendien biedt de desktoptoepassing niet de mogelijkheid met meerdere personen tegelijkertijd aan een database te werken.
Kexi kan wat betreft de hoeveelheid functies Microsoft Access niet bijhouden, maar toch kunnen diverse taken van het databasebeheer ook met deze software goed en doelgericht worden uitgevoerd. Om adresboeken, productlijsten en dergelijke simpele tabellen te maken, is Kexi zeer aan te bevelen. Een volwaardig MS Access-alternatief is het echter niet.
| Voordelen | Nadelen |
|---|---|
| Importeren van MS Access- en dBase-bestanden mogelijk. | Biedt beduidend minder functies en mogelijkheden dan MS Access. |
| Ondersteunt database-servers MySQL, PostgreSQL, MS SQL Server en dBase. | Macro's worden (nog) niet ondersteund. |
| Als desktop-DBMS geen toegang door meerdere gebruikers. | |
| Momenteel alleen verkrijgbaar voor GNU/Linux. |
Glom
Menu in Glom om de velden van een database te selecteren
Met de opensourcesoftware Glom bevindt zich ook een wat ouder RDBMS onder de Microsoft Access-alternatieven. Het is verkrijgbaar voor GNU/Linux en Windows, maar de Windows-versie wordt al sinds 2010 niet meer verder ontwikkeld.
Met Glom maak je dankzij de opgeruimde gebruikersinterface en de overzichtelijke functies in een handomdraai een database. Het aantal functies kan als degelijk worden omschreven: gegevensrecords kunnen via een zoekfunctie worden opgevraagd en aan de hand van bepaalde criteria met elkaar in verband worden gebracht. Het programma biedt bovendien de mogelijkheid rapporten op te stellen. In vergelijking met Microsoft Access of LibreOffice Base/OpenOffice Base is het aantal functies echter aanzienlijk kleiner.
Als databaseformaat wordt PostgreSQL gebruikt. Glom is vooral geschikt voor kleinere databases en projecten als contacten- of productlijsten. Deze kun je dankzij de eenvoudige bediening snel aanmaken. Een goed ontwikkeld MS Access-alternatief is Glom echter niet.
| Voordelen | Nadelen |
|---|---|
| Dankzij de overzichtelijke gebruikersinterface zeer eenvoudig te bedienen – databases kunnen snel worden aangemaakt en geanalyseerd. | Heeft duidelijk minder functies dan MS Access of Base. |
| Huidige versie alleen verkrijgbaar voor GNU/Linux (Windows-variant is van 2010). | |
| Als desktoptoepassing onder Windows is parallel gebruik door meerdere personen niet mogelijk. |
Kunnen kosteloze Microsoft Access-alternatieven de plaats van het origineel innemen?
Uiteindelijk is er op het gebied van databasebeheer maar één kosteloos Microsoft Access-alternatief dat daadwerkelijk min of meer dezelfde mogelijkheden biedt: LibreOffice/OpenOffice Base. Maar zelfs bij Base moet men een paar beperkingen ten opzichte van MS Access op de koop toe nemen, vooral wat betreft de mogelijkheden van de database en de andere functies. Bovendien is MS Access bij vergelijking de stabielere en betrouwbaardere software: programmacrashes en reparaties komen zelden voor.
Glom en ten dele ook Kexi gaan eerder uit van een database-frontend, die aanvullend de installatie van een databasemanagementsysteem vereist of daarmee samenwerkt. Dit is absoluut zinvol, want hierdoor worden enkele gebruikelijke problemen van klassieke desktop-databasemanagementsystemen opgelost en het zorgt voor een stabiele database, die ook door meerdere personen tegelijk kan worden gebruikt. Het aantal functies en de mogelijkheden van beide databasemanagementsystemen zijn echter dermate beperkt, dat beide programma's slechts voor enkele taken geschikt zijn.
De voorsprong van MS Access ten opzichte van kosteloze databasemanagementsystemen op basis van bestanden houdt onder andere verband met de lange ontwikkelingsperiode die het programma als bestanddeel van de MS OfficeSuite al achter de rug heeft. Ook al zijn in de laatste versies slechts weinig nieuwe functies toegevoegd, de software is sinds zijn verschijnen begin jaren ‘90 telkens weer verbeterd en van fouten ontdaan. Alleen het programma FileMaker (waaraan eveneens kosten zijn verbonden) heeft een langere ontwikkelingsgeschiedenis als desktop-databasemanagementsysteem. Als je op zoek bent naar een goed ontwikkeld desktop-DBMS met veel verschillende functies, kun je beter de aanschaf van Microsoft Access (of de concurrerende software FileMaker, die beschikbaar is voor macOS) overwegen.
Afhankelijk van je wensen en je besturingssysteem kan echter ook één van de hierboven voorgestelde Access-alternatieven voor jou geschikt zijn. Van de kosteloze Microsoft Access-alternatieven biedt Base van LibreOffice en OpenOffice de meeste functies, gevolgd door Kexi. Wegens zijn vereenvoudigde lay-out heeft Glom daarentegen de overzichtelijkste frontend en is dus het gemakkelijkst te bedienen. Maar ook kan het doorslaggevend voor de keuze van de software zijn of er veel mogelijkheden tot koppeling aan andere databasesystemen zijn en of de software door meerdere gebruikers tegelijk kan worden gebruikt. In het afsluitende overzicht vind je nog eens alle belangrijke kenmerken van de drie voorgestelde desktop-databasemanagementsystemen.
Overzicht: Microsoft Access in vergelijking met andere desktopdatabases
| Besturingssystemen | Eenvoud in de bediening | Aantal functies | Import-/exportopties van andere bestandsformaten | Bijzonderheden | Nederlandstalig | Parallel gebruik door meerdere personen | Gratis | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Microsoft Access | Windows | ↗ | ↑ | ↗ | Allrounder onder de desktop-DBMS: bezit veel functies en mogelijkheden tot koppeling aan andere databases | Ja | Ja (met beperkingen) | Nee |
| LibreOffice Base/Apache OpenOffice Base | Windows, macOS, GNU/Linux | → | ↗ | ↑ | Beschikbaar voor alle gebruikelijke besturingssystemen en biedt veel mogelijkheden tot koppeling aan andere databases | Ja | Alleen in combinatie met een database-server | Ja |
| Kexi | GNU/Linux | ↗ | → | ↗ | Ondersteunt diverse SQL-databases | Nee | Alleen in combinatie met een database-server | Ja |
| Glom | GNU/Linux (en met beperkingen Windows) | ↑ | ↘ | → | Zeer overzichtelijk en eenvoudig te bedienen DBMS, dat geschikt is voor simpele databases | Nee | Bij GNU/Linux in combinatie met een database-server | Ja |
Bovendien kun je in ons online handboek heel wat bijleren, zoals bijvoorbeeld hoe je via een remote desktop werkt.