Bestaan er kosteloze Microsoft Access-alternatieven?

Wat is Microsoft Access?

Het verwerken van gegevens vormt een belangrijk onderdeel van het zakenleven. Het klantenbestand, het persoonlijke adresboek, de boekhouding of de inventaris: met de toenemende digitalisering wordt het steeds belangrijker gegevensrecords zo snel, flexibel en overzichtelijk mogelijk te ordenen en te beheren. Dit gaat eenvoudig met een databasemanagementsysteem (DBMS), waarmee gegevens aan de hand van bepaalde kenmerken kunnen worden gesorteerd en weergegeven (bijv. de woonplaats van contacten geordend op postcode of het assortiment gesorteerd op productcategorieën).

Een veelgebruikt DBMS is Microsoft Access (ook MS Access genoemd). Het programma wordt zowel in midden- en kleinbedrijven gebruikt als door particulieren, en is uitermate geschikt om overzichtelijke hoeveelheden gegevens te verwerken. Het voordeel ten opzichte van andere DBMS’en: om Microsoft Access te bedienen, heb je geen programmeerkennis nodig. Naast MS Access bestaan er echter nog andere goede databasemanagementsystemen waarmee je op vergelijkbare wijze kunt werken. Sommige daarvan zijn bovendien compatibel met andere besturingssystemen, zoals macOS of GNU/Linux. Er zijn zelfs enkele kosteloze alternatieven voor Microsoft Access te vinden. Wij stellen hier de drie beste Microsoft Access-alternatieven voor, die je gratis kunt downloaden.

Eigenschappen van MS Access

Voorbeeld van een klantenbestand in Microsoft Access

Microsoft Access is een relationeel databasemanagementsysteem (RDBMS) dat bestemd is voor het invoeren, opslaan, bewerken, analyseren en presenteren van gegevens. Het door de software gebruikte relationele databasemodel is de meestgebruikte vorm voor databasemanagementsystemen. Met een RDBMS kunnen de gegevensrecords van verschillende tabellen met elkaar in verband worden gebracht.

Voor het beheer van de databases biedt de software een grafische gebruikersinterface. Via deze frontend kun je niet alleen gegevens opvragen, maar deze ook direct wijzigen of opnieuw aanleggen. MS Access slaat de gegevensrecords standaard in zijn backend op met behulp van de Microsoft Jet Engine. Microsoft Access kan echter ook aan een SQL-serverdatabase worden gekoppeld. In dat geval fungeert Access uitsluitend als frontend/gebruikersinterface.

In tegenstelling tot veel databasemanagementsystemen die volgens een client-serverprincipe werken (zoals MySQL of diens afsplitsing MariaDB, PostgreSQL, Microsoft SQL Server, Oracle Database, enz.) is Microsoft Access een desktop-databasemanagementsysteem. Dat betekent dat je voor het werk aan een database met MS Access niet per se een aan het netwerk gekoppelde server nodig hebt.

Databases kunnen volledig als desktoptoepassing worden aangemaakt. Er bestaat echter ook de mogelijkheid een database als webapp te ontwerpen. Deze moet wel via een SharePoint-webapplicatie van Microsoft worden gehost en biedt minder mogelijkheden dan de desktop-app. Een met MS Access ontwikkelde webdatabase kun je dan in een browser oproepen en bewerken.

Maar of je met MS Access nu een desktop- of een webapplicatie maakt: een MS Access-database sla je standaard op in slechts één bestand (in mdb- of in het nieuwere accdb-bestandsformaat). Het verschil tussen desktop-databasemanagementsystemen (zoals MS Access) en server-databasemanagementsystemen (zoals MySQL of MS SQL) is als volgt: een server-DBMS maakt normaal gesproken voor elke database niet slechts één bestand aan, maar een hele map waarin de inhoud en de structuur van een database verdeeld over meerdere bestanden wordt opgeslagen.

Base (deel van LibreOffice en Apache OpenOffice)

LibreOffice Base interface

Zowel LibreOffice als Apache OpenOffice staan erom bekend dat ze programma's van het Microsoft Office-pakket imiteren en deze als gratis software aanbieden. Base is hiervan het Microsoft Access-alternatief. De functies en eigenschappen van LibreOffice Base en OpenOffice Base verschillen nauwelijks van elkaar. Dat is geen wonder, want LibreOffice wordt sinds 2010 als afsplitsing van OpenOffice gedistribueerd en beide Office-suites zijn gebaseerd op dezelfde broncode. Voor LibreOffice worden echter aanzienlijk minder vaak updates gepubliceerd.

Base is een RDBMS dat op Java gebaseerd is en op veel vlakken gelijkenissen vertoont met MS Access: het werkt met een grafische gebruikersinterface en biedt dezelfde basisfuncties wat betreft het genereren en beheren van databases. Ook wizards helpen bij het toepassen van diverse functies.

Base verschilt echter duidelijk meer van zijn Microsoft-voorbeeld dan de LibreOffice- en OpenOffice-imitaties van Word, Excel of PowerPoint. Zo heeft het bijvoorbeeld niet zoveel aanvullende functies als MS Access en is de bediening vaak lastiger. Vooral gebruikers die het gewend zijn met Microsoft Access te werken, zullen waarschijnlijk op sommige punten problemen hebben (zo is het bijvoorbeeld ingewikkelder om macro's en rapporten aan te maken). Desondanks heeft dit MS Access-alternatief verbazingwekkend veel functies, vooral als je je bedenkt dat het een volledig kosteloos programma is.

De backend van Base steunt op HSQLDB (Hyper Structured Query Language Database), waarmee een database als Base-bestand of in de vorm van een dBase-bestand kan worden opgeslagen. Omdat een HSQL-database geen gelijktijdige schrijftoegang toelaat, is de gelijktijdige bewerking van een Base-database door meerdere gebruikers in de standaardversie niet mogelijk. Er worden echter veel databasesystemen ondersteund die wel toegang door meerdere gebruikers toelaten, waaronder MS Access, MySQL, PostgreSQL of Adabas D.

De compatibiliteit met andere databases is sowieso één van de grootste voordelen van dit MS Access-alternatief. Dankzij de ODBC- en JDBC-database-interfaces kun je Base namelijk met veel andere databanken verbinden. Een ander groot pluspunt ten opzichte van Access is de beschikbaarheid: naast Windows is Base ook verkrijgbaar voor macOS en GNU/Linux, Unix en BSD.

Kexi (deel van Calligra Suite)

In Kexi aangemaakt klantenbestand

Kexi is een bestanddeel van Calligra Suite, een samenstelling van kantoorsoftware vergelijkbaar met Microsoft Office, OpenOffice en LibreOffice, die bovendien designtoepassingen bevat zoals een beeldbewerkingsprogramma en software voor het maken van vectorafbeeldingen. Calligra Suite is voortgekomen uit het inmiddels opgeheven officepakket KOffice, dat in eerste instantie alleen te gebruiken was op Unix-achtige besturingssystemen zoals Linux. Tegenwoordig is Calligra Suite, zij het in een beperkte uitvoering, verkrijgbaar voor Windows en macOS, maar Kexi is daarbij niet inbegrepen.

Dit DBMS is dus alleen voor GNU/Linux en Windows beschikbaar. Gebruikers van MacOs kunnen de software alleen met hulpmiddelen installeren, dit is dus erg omslachtig. Als je het programma puur als desktop-DBMS gebruikt, grijpt het programma terug op SQLite als database. Je kunt echter ook een SQL-database-server gebruiken, bijvoorbeeld MySQL, PostgreSQL, Microsoft SQL Server of dBase. Kexi ondersteunt het importeren van MS Access- en dBase-bestanden.

Klassieke DBMS-taken, zoals het aanmaken en aanpassen van tabellen en het opvragen van gegevens, zijn met deze software probleemloos mogelijk. Verder kun je in dit Access-alternatief met formulieren werken en rapporten opstellen. Rapporten zijn echter niet zo gedetailleerd als bij Microsoft Access. Je zult het helaas ook zonder het gebruik van macro's moeten stellen (hoewel macro's voor toekomstige versies gepland zijn). Bovendien biedt de desktoptoepassing niet de mogelijkheid met meerdere personen tegelijkertijd aan een database te werken.

Kexi kan wat betreft de hoeveelheid functies Microsoft Access niet bijhouden, maar toch kunnen diverse taken van het databasebeheer ook met deze software goed en doelgericht worden uitgevoerd. Om adresboeken, productlijsten en dergelijke simpele tabellen te maken, is Kexi zeer aan te bevelen. Een volwaardig MS Access-alternatief is het echter niet.

Symphytum

Symphytum is bijzonder geschikt voor beginners.

De open source software Symphytum blinkt uit door het gebruiksgemak. Met de grafische gebruikersinterface kun je verschillende databases aanmaken en met behulp van een assistent kun je velden in de databases definiëren. Deze zijn al voorgedefinieerd en beschikbaar voor verschillende datatypes: tekst, nummer, afbeelding, datum of andere waarden. Je kunt zelf de velden benoemen en aanpassen voor je eigen doeleinden. Symphytum biedt twee verschillende weergaven: je kunt kiezen voor een tabeloverzicht van de volledige database of je selecteert de detailweergave, waarin je direct de afzonderlijke items kunt bekijken.

De eenvoudige opzet van de software heeft echter ook grote nadelen: de applicatie is niet bijzonder veelzijdig. Werken met een geavanceerde syntaxis is niet mogelijk, en Symphytum is ook geen relationeel databasesysteem. Kruisverwijzingen zijn dus geen onderdeel van het concept. Op de achtergrond van het programma bevindt zich een SQLite-database. Gegevens kunnen worden geëxporteerd in het veelgebruikte CSV-formaat.

Symphytum is beschikbaar voor Windows, macOS en Linux. Een ander voordeel is de eenvoudige verbinding met een cloudservice: er zijn al koppelingen gemaakt voor Dropbox en MEGA. Maar ook andere providers kunnen worden geïntegreerd..