De vrije online encyclopedie Wikipedia bestaat al meer dan vijftien jaar en is vaak de eerste bron die internetgebruikers raadplegen wanneer ze op zoek zijn naar antwoorden op kennisvragen. De structuur van het platform is sinds de oprichting niet veranderd; op basis van een vereenvoudigd contentmanagementsysteem, de zogenaamde wiki-software, kan iedere goedgekeurde gebruiker direct via zijn browser artikelen schrijven en bewerken. In de bewerkingsgeschiedenis staan de oudere versies van het artikel, zodat wijzigingen eenvoudig kunnen worden gevonden en besproken. Via de zoekfunctie kun je het digitale lexicon doelgericht doorzoeken op het gewenste begrip. In tegenstelling tot gewone contentmanagementsystemen biedt de wiki-software slechts beperkte lay-out- en ontwerpmogelijkheden.
Wikipedia toont aan dat een wiki (Hawaïaans voor ‘snel’) met behulp van krachtige wiki-software kan worden gebruikt om informatie ter beschikking te stellen en te beheren. Onafhankelijk hiervan is het mogelijk om je eigen wiki te maken en op deze manier het informatiebeheer van een bedrijf, vereniging of community te vereenvoudigen.
Wikifarm: de kant-en-klare oplossing voor kleinere projecten
Om een omvangrijke kennisdatabase te creëren, heb je niet alleen de juiste applicatie nodig; je moet ook over de juiste wiki-hostingomgeving en toegangsrechten beschikken om de software te kunnen installeren en gebruiken. Voor kleinere projecten bestaan er echter interessante en efficiënte alternatieven.
Net als het geval is bij starten van een weblog, is het mogelijk om een eigen wiki te maken waarbij je de installatie, de opzet en de hosting niet zelf hoeft te regelen. Een groot aantal aanbieders beschikt hiervoor over zogenaamde wikifarms. Deze servers hebben al een geïnstalleerde wiki-software en bieden klanten de basis voor een eigen wiki. Deze wordt direct in de browser via een interface opgemaakt. Als je wiki slechts een kort of overzichtelijk project is, vormen deze diensten een uitstekende en voordelige oplossing. Vergeet echter niet dat de inhoud eventueel openbaar beschikbaar is en dat je de controle over je informatie uit handen geeft.
Bij commerciële aanbieders als PBworks en Wikidot variëren de kosten voor een eigen wiki. De prijs is afhankelijk van het gekozen pakket (opslagplaats, aantal wiki’s etc.) en de gebruikte wiki-software. Daarnaast bestaan er gratis diensten, zoals de entertainment-farm Fandom en het educatieve platform Wikispaces. Bij deze platformen heb je echter geen rechten op het gebied van serverbeschikbaarheid en langdurige archivering.
Wiki-software zelf beheren
Als je een omvangrijke kennisdatabase wilt opzetten, raden we aan om de benodigde wiki-software op je eigen of op een gehuurde server te installeren en te configureren. Op deze manier kun je de wiki optimaal aan je eigen wensen en eisen aanpassen. Bovendien heb je dan volledige controle over de beschikbaarheid en veiligheid van je data. Helaas is deze manier ook duurder en kost het meer moeite om een wiki zelf op te zetten en te beheren. Daarnaast moet je over de benodigde kennis op het gebied van serverbeheer en website-hosting beschikken. Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe je je eigen wiki kunt maken.
Afhankelijk van het doel, het beschikbare budget en je persoonlijke eisen voor de geplande wiki komen verschillende programma’s in aanmerking. Aan de hand van criteria als gebruiksvriendelijkheid, informatiemanagement-functies, beheer van gebruikersrechten en populariteit en kosten vind je al snel de geschikte wiki-software. Naast de door Wikipedia gebruikte MediaWiki, behoren DokuWiki, TWiki en PmWiki tot de populairste wiki-oplossingen. Een lijst met meer mogelijkheden is hier te vinden.
Zorg ervoor dat je over de benodigde server-vereisten (hard- en software) beschikt voor het gekozen wiki-programma. De meeste wiki-applicaties hebben niet veel nodig. Een webspace met PHP of een andere scripttaal is vaak vereist; een databank zoals MySQL is daarentegen niet bij alle wiki-programma’s noodzakelijk. Sommige hosts stellen voor hun klanten reeds geconfigureerde installatiepakketten voor de webhosting van wiki’s ter beschikking, die met één klik kunnen worden opgezet. STRATO biedt dit bijvoorbeeld via MediaWiki aan. Een probleem is echter dat je wiki vatbaar is voor spam wanneer je – net als bij Wikipedia – alle internetgebruikers schrijfrechten geeft. Dat kan tot moeilijkheden met de aanbieder leiden.
Download het gekozen softwarepakket van de website van de aanbieder en pak het uit op je server. Geef de geüploade map de gewenste wiki-naam; deze wordt aan de URL toegevoegd. Maak vervolgens (indien nodig) een database aan voor je wiki en start de installatie op volgens de instructies van de aanbieder. Vul daarna het wiki-informatieformulier in. Hiermee bepaal je de basiseigenschappen van je wiki, zoals de naam, taal, licenties en het beheerdersaccount, en verbind je je informatiemanagement-platform met de eigen database.
Als je je eigen wiki hebt gemaakt, kun je deze personaliseren. Met enkele (beperkte) opties, zoals eigen skins en CSS-coderingen, verander je het design en is het bijvoorbeeld mogelijk om je eigen logo toe te voegen. Zodra je tevreden bent met het ontwerp, leg je de benodigde structuur van je database vast om de gewenste werkwijze mogelijk te maken. Afhankelijk van de gekozen wiki-software zijn enkele of alle onderstaande configuratiemogelijkheden beschikbaar:
Toegangsrechten bepalen: creëer verschillende gebruikersprofielen, zoals admins met uitgebreide rechten en gebruikers met beperkte rechten. Het maakt niet uit of je wiki intern of openbaar wordt gebruikt; op deze manier behoud je de volledige controle en bescherm je de artikelen van je wiki tegen ongeoorloofde toegang.
Categorieën aanmaken: door categorieën en (indien nodig) subpagina’s van categorieën te creëren, kun je gerelateerde thema’s ordenen en je wiki overzichtelijker maken. Bovendien is het handig om indexpagina’s aan te maken, zoals een startpagina en een FAQ-pagina.
Sjablonen configureren: met sjablonen die aan andere bestaande pagina’s kunnen worden toegevoegd, kunnen de wiki-gebruikers artikelen of tekstpassages markeren of opmerkingen plaatsen.
Waarop letten als je een eigen openbare wiki gaat maken?
Het maakt niet uit of je je kennisdatabase op een wikifarm of op een eigen server host; als je eigen wiki openbaar toegankelijk is en je op zoek bent naar meer ondersteuning, zijn er naast het bewerken van design en structuur nog andere belangrijke stappen waarmee je rekening moet houden.
Als je voor je openbare wiki nieuwe mede-auteurs wilt vinden, moet je eerst interessante artikelen schrijven, zodat andere mensen op je wiki terechtkomen. Het is ook mogelijk om op social media, blogs en internetfora reclame te maken voor je wiki, zodat de populariteit stijgt. Als de kwaliteit hoog is, en het concept interessant, dan zullen gebruikers al snel aangeven dat ze willen helpen om je wiki uit te breiden. Het is aan te raden om vanaf het begin richtlijnen aan de auteurs mee te geven wat betreft schrijfstijl, de kwaliteit van de artikelen en het gebruiken van links naar je wiki op andere websites.
Als de community van je wiki groeit, is het een slimme zet om de rechten van betrouwbare leden uit te breiden; bijvoorbeeld door ze tot administrators te benoemen. Op deze manier verdeel je de verantwoordelijkheid over je wiki, waardoor je waarborgt dat de bestaande artikelen worden onderhouden en de richtlijnen worden nageleefd. Het project is pas langdurig succesvol als alle leden gezamenlijk duurzaam bouwen aan de wiki.
