AI-secretariaat: altijd bereikbaar voor afspraken en telefoontjes

AI-secretariaat: aanvulling, geen vervanging

Een AI-secretariaat vult een menselijke assistent aan, in plaats van die te vervangen. Aanvoelen wat een klant nodig heeft, een gevoelige situatie inschatten, een beslissing met tact nemen: dat blijft mensenwerk. Terugkerende vragen die veel tijd kosten, kan AI daarentegen prima overnemen.

Heb je geen eigen assistent? Dan springt de AI in bij telefoontjes en vragen en beantwoordt ze meteen. Werkt er al iemand op het secretariaat? Dan neemt de AI de routinevragen over, zodat er tijd overblijft voor de lastigere gevallen.

Jij bepaalt de koers. Jij legt vast welke informatie het secretariaat geeft, welke vragen het doorzet, en vanaf wanneer een mens het overneemt. Binnen die grenzen ondersteunt de AI je, maar de beslissing blijft bij jou.

Wat een AI-secretariaat overneemt

Een AI-secretariaat is geen los hulpmiddel, maar een samenspel van meerdere functies: het neemt telefoontjes en berichten aan, stemt afspraken af, sorteert vragen, en geeft jou de ruimte voor je eigenlijke werk. Anders dan een antwoordapparaat legt het niet alleen een boodschap vast, maar voert een echt gesprek en houdt het resultaat bij. Dat doet het ook buiten kantooruren, en altijd volgens de regels die jij hebt ingesteld.

Het verschil met de gangbare alternatieven in één overzicht:

Kenmerk	Antwoordapparaat	Klassiek secretariaat	AI-secretariaat
Gesprek	geen	persoonlijk	in natuurlijke taal
TAfspraken regelen	nee	ja	ja, automatisch
Vragen sorteren	nee	ja	ja, volgens jouw regels
Documentatie	spraakbericht	notitie	samenvatting per e-mail
Bereikbaarheid	alleen opname	tijdens kantooruren	ook buiten kantooruren
Kostenmodel	vaak inbegrepen bij je telefoonabonnement	salaris en bijkomende kosten	vast maandelijks bedrag

De taken van een AI-secretariaat

Als digitaal secretariaat neemt het AI-secretariaat het organisatorische werk over dat in de praktijk veel tijd kost. Aan de telefoon reageert het op wat de beller in gewone spreektaal vraagt,en antwoordt direct in het gesprek. Dat gesprek in natuurlijke taal is het werk van een voicebot.

• Afspraken afstemmen: Tijdens het gesprek biedt het AI-secretariaat vrije tijdslots en plant afspraken meteen in jouw agenda, bijvoorbeeld Google, Outlook of Apple.
• Vragen indelen: Urgente gevallen herkent het systeem aan woorden als "spoed" of "storing", en zet die direct door naar de juiste persoon.
• Terugbelverzoeken vastleggen: Wil iemand teruggebeld worden? Dan noteert de AI-receptionist de contactgegevens en een geschikt tijdstip.
• Vragen beantwoorden: Over diensten, bereikbaarheid of voorwaarden geeft de AI zelf antwoord.
• Overzicht geven: Na elk contact vat het AI-secretariaat de vraag en de contactgegevens samen, en stuurt je alles per e-mail.

Voor wie een AI-secretariaat zich uitbetaalt

Een AI-secretariaat is vooral de moeite waard wanneer je bedrijf geen receptie of management assistent heeft, of als aanvulling om routinewerk over te nemen. Het houdt je bereikbaar en georganiseerd. Concreet gaat het bijvoorbeeld om:

• Zzp'ers en freelancers: De AI-secretaresse neemt telefoontjes aan en boekt afspraken, zonder dat je daarvoor iemand in dienst neemt.
• Kleine praktijken: De AI telefoonassistent voor artsenpraktijken neemt aanvragen voor een afspraak aan, terwijl de behandeling ongestoord doorgaat.
• Vakmensen: Op de bouwplaats of bij een klant neemt het AI-secretariaat telefoontjes aan die je anders zou missen. Zo verlicht AI de dagelijkse werkdruk, ook in de bouw en techniek.
• Kantoren en adviesbureaus: Tijdens een bezichtiging of klantgesprek neemt de AI-receptionist nieuwe aanvragen aan en legt de belangrijkste gegevens vast.

Je AI-secretariaat bij STRATO

Bij STRATO vullen twee tools de rol van AI-secretariaat in: een voor de chat op je website en een voor telefoontjes. De AI chatassistent helpt bezoekers in een chatvenster en regelt daar afspraken. Heb je nog geen passende website? Beschrijf dan in je eigen woorden aan de AI app- & sitebuilder wat je nodig hebt, en binnen een paar minuten staat er een eerste ontwerp.

Voor telefoontjes gebruik je de AI telefoonassistent: hij neemt gesprekken aan, beantwoordt vragen en zet afspraken in je agenda. Voor de koppeling met je bestaande agenda in Outlook, Google of Apple gebruikt hij Calendly of Cal.com.

Beide assistenten werken vanuit dezelfde kennis, die je op één plek bijhoudt. Zo krijgt iedereen die contact opneemt hetzelfde antwoord, via chat of telefoon. Pas je voorwaarden één keer aan en de wijziging geldt meteen voor beide kanalen.

In een paar minuten ingesteld

Voor de configuratie heb je geen technische kennis nodig.

1. Diensten toevoegen: Geef je website op, zodat het AI-secretariaat bekend is met je dienstverlening.
2. Telefoonnummer koppelen: Leid je bestaande nummer door naar de AI.
3. Agenda koppelen: Beschikbare tijden doorgeven voor het inplannen van afspraken.

Tip: Voeg in de instellingen veelgestelde vragen met antwoorden toe, of andere belangrijke informatie. Zo geeft het AI-secretariaat ook antwoord als de informatie niet op je website staat, bijvoorbeeld over parkeren of betaalmogelijkheden.

Privacy en de AVG

Een AI-secretariaat verwerkt persoonsgegevens, zoals namen en afspraakwensen. Hoe goed die gegevens beschermd zijn, hangt daarom af van waar de servers staan en welke certificeringen een aanbieder heeft. STRATO verwerkt deze gegevens in extra beveiligde datacenters binnen de EU met een ISO 27001-certificering, en werkt volgens de AVG.

STRATO verwerkt je gegevens in jouw opdracht, en stelt daarvoor een verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 AVG beschikbaar. Die krijg je automatisch bij je orderbevestiging. Omdat de verwerking uitsluitend in de EU plaatsvindt, is een losse toets voor doorgifte naar een derde land niet nodig. Je gegevens verlaten de Europese rechtsruimte niet.

Naast privacy moet voor een beller ook duidelijk zijn dat hij met een AI spreekt. Die transparantieplicht regelt artikel 50 van de EU AI-verordening. Het AI-secretariaat stelt zich daarom aan het begin van elk gesprek voor als AI en verwijst naar je privacybeleid.

Veelgestelde vragen over een AI-secretariaat

AI-secretariaat of AI-callcenter: wat past bij jou?

AI-secretariaat en AI-callcenter klinken vergelijkbaar, maar leggen andere accenten. Een AI-secretariaat vervult de rol van een persoonlijke assistent: het regelt afspraken, houdt het overzicht, en vangt het eerste contact op voor zzp'ers en kleine teams. Een AI-callcenter is juist bedoeld voor een groot belvolume en klantenservice op grote schaal.

Wat kost een AI-secretariaat?

Een AI-secretariaat bestaat bij STRATO uit twee losse producten: de STRATO AI telefoonassistent voor telefoontjes en de AI chatassistent voor je website. Beide hebben een vaste maandelijkse prijs en zijn maandelijks opzegbaar. Wil je telefoon en chat samen? Bestel dan beide producten. De eerste dertig dagen kun je de producten gratis testen.

Kan een AI-secretariaat telefoontjes naar verschillende personen doorzetten?

Ja. Je stelt zelf regels in waarmee bepaalde onderwerpen bij bepaalde personen of teams terechtkomen. Een vraag over de factuur gaat zo bijvoorbeeld naar de boekhouding en een technische storing direct naar de IT-afdeling.

Geeft een AI-secretariaat altijd een betrouwbaar antwoord?

Het AI-secretariaat antwoordt op basis van de informatie die jij hebt ingesteld. Kan er niet direct een betrouwbaar antwoord worden gegeven? Dan noteert de tool de contactgegevens en stuurt de vraag naar jou door.

Is een AI-secretariaat hetzelfde als een AI-secretaresse of AI-receptionist?

In de praktijk wel: alle drie de termen worden door elkaar gebruikt voor dezelfde soort dienst, die telefoontjes aanneemt en afspraken regelt. Zoek je dus naar een AI-secretaresse, AI-receptionist of AI-secretariaat, dan sluiten de STRATO product AI telefoonassistent en AI chatassistent daarbij aan.

STRATO AI telefoonassistent: actuele aanbiedingen