STRATO werd verkozen tot beste hostingbedrijf in de MT1000: de belangrijkste ranking van zakelijke dienstverleners in Nederland.
Wat AI in de boekhouding betekent
Kunstmatige intelligentie (AI) in de boekhouding staat voor software die patronen herkent in bonnetjes, rekeningmutaties en betalingsstromen. Daaruit leidt de AI boekings- en controlevoorstellen af. In de praktijk leest de software bijvoorbeeld een factuur, herkent bedrag, datum en leverancier, en stelt de juiste grootboekrekening voor. Of de boeking automatisch doorloopt of dat jij hem eerst goedkeurt, hangt af van hoe je het systeem instelt. De software vervangt daarmee geen vakkracht, maar neemt terugkerend handwerk over en maakt tijd vrij voor controle en analyse.
AI voor de boekhouding werkt met waarschijnlijkheden, niet met vaste regels. Dat verklaart de kracht bij terugkerende gevallen, en de zwakte bij uitzonderingen. Vooral kleine en middelgrote bedrijven zonder eigen boekhoudteam wegen bij de inzet van zulke software af: welke taken kun je uit handen geven en waar blijft menselijke controle noodzakelijk?
Automatische boekhouding: van bonnetje tot boeking
Dit doen gespecialiseerde boekhoudoplossingen:
Documenten verwerken: De AI leest facturen uit en koppelt bedrag, btw-tarief en leverancier automatisch. Handmatig overtikken vervalt grotendeels, controleren is nog steeds noodzakelijk.
Betalingen afstemmingen: Het systeem vergelijkt rekeningafschriften met openstaande posten. Afwijkingen markeert de AI ter controle.
Afwijkingen detecteren: De toepassing herkent ongewone boekingen of dubbele facturen, voordat ze in de jaarafsluiting terechtkomen.
Liquiditeit voorspellen: Op basis van eerdere betalingsgegevens schat het model komende liquiditeitskrapte in, zodat je op tijd kunt bijsturen.
Geautomatiseerde boekhouding verbindt deze stappen tot één doorlopend proces met aan het eind een compleet boekingsvoorstel. Bij gemengde btw-tarieven of ongewone bonnetjes blijft een controlerende blik de moeite waard.
Bewaarplicht, AVG en aansprakelijkheid
Elke inzet van AI in de boekhouding moet minimaal aan deze regelingen voldoen: de fiscale administratie- en bewaarplicht voor een controleerbare boekhouding, de AVG voor de bescherming van persoonsgegevens, en de EU AI-verordening. Daaruit volgt sinds februari 2025 de plicht om de AI-geletterdheid van je personeel te bevorderen (artikel 4). Beoordeelt een systeem de kredietwaardigheid van natuurlijke personen, dan valt het volgens bijlage III onder de hoogrisicoregels. Zet je AI in bij het verwerken van bonnetjes of het boeken van facturen, dan moet je nog steeds kunnen aantonen hoe een boeking is ontstaan, en op welk punt de AI heeft meegewerkt. Ook bij een volledig op orde zijnde administratie blijft het bedrijf, en niet de software, aansprakelijk voor de cijfers.
Bij de keuze van een dienst tellen verwerkingslocatie en vestigingsplaats van de aanbieder. De Amerikaanse CLOUD Act kan ook gegevens raken die een Amerikaans bedrijf in Europa opslaat. Bij een Europese aanbieder met verwerking in de EU blijft alleen Europees recht de maatstaf. Verwerk je contracten, rekeningafschriften of personeelsgegevens, dan check je vóór de eerste test waar de dienst de gegevens opslaat.
Voor verwerking door een dienstverlener heb je daarnaast een verwerkersovereenkomst nodig op grond van artikel 28 AVG. Bij STRATO krijg je die automatisch na je bestelling.
Let op
Dit artikel dient ter oriëntatie maar is geen juridisch advies of belastingadvies. Vraag voor jouw specifieke situatie — bijvoorbeeld voordat je AI voor jouw boekhouding inzet — juridisch advies.
AI voor de boekhouding in het mkb
Kunstmatige intelligentie in de boekhouding ontlast het mkb op twee plekken: bij het voorbereidende werk aan documenten als facturen en offertes, en bij het analyseren van de uiteindelijke cijfers. Vergelijkbare taken neemt AI in HR over, bijvoorbeeld bij het analyseren van documenten en het formuleren van terugkoppeling.
Twee soorten hulpmiddelen kunnen je helpen. Gespecialiseerde boekhoudsoftware neemt het boeken en afstemmen over. Een AI-assistent met gegevensverwerking in Europa helpt bij het begrijpen en formuleren. Een ChatGPT-alternatief met hosting in de EU verwerkt dat soort taken binnen de Europese rechtsruimte.
Smart AI
STRATO GPT
€ 5 per maand
Setupkosten: € 0
1 maand gratis
Smart AI
STRATO GPT
€ 0 per maand
1 maand gratis
daarna € 4 / mnd.
Setupkosten: € 0
Alle prijzen incl. btw
Waar STRATO GPT helpt bij jouw boekhouding
Anders dan boekhoudsoftware boekt STRATO GPT zelf geen bonnetjes. Deze AI-assistent voor tekst, analyse en onderzoek in Europese datacenters helpt in plaats daarvan bij het begrijpen en beoordelen van documenten. Upload een contract of een bankafschrift, en de assistent vat termijnen, bedragen en openstaande punten samen. Zo krijg je een beslissingsbasis, zonder dat je gegevens de Europese rechtsruimte verlaten.
STRATO GPT is een analysehulpmiddel, geen archief. Je fiscaal relevante documenten bewaar je nog steeds onveranderbaar in je boekhoud- of documentsysteem. Geüploade documenten zijn voor de AI niet langer beschikbaar zodra je de chat verwijdert.
Deze eigenschappen helpen concreet in de boekhouding:
Gegevensverwerking in Europa: Je invoer dient niet als trainingsmateriaal voor de AI en verlaat de Europese ruimte niet.
Documenten uploaden: de assistent leest geüploade contracten, tabellen en rapporten, en beantwoordt vragen daarover.
Denkmodus voor taken in meerdere stappen: Bij het vergelijken van meerdere offertes of analyses werkt hij in logische stappen.
In vier stappen starten
1
Noteer welke werkzaamheden zich herhalen en veel tijd kosten.
2
Check of je klantgegevens compleet zijn en bonnetjes eenduidig worden benoemd. Wisselende leveranciersnamen of ontbrekende koppelingen leiden direct tot onbruikbare voorstellen.
3
Voor het boeken een gespecialiseerde software, voor het analyseren en formuleren een AI-assistent met gegevensverwerking in Europa.
4
Start met één afgebakend proces, bijvoorbeeld het controleren van openstaande posten. Aan een klein, overzichtelijk testgeval zie je of de inzet loont voor jouw bedrijf: vergelijk de tijd met en zonder het hulpmiddel, en tel hoe vaak je de voorstellen moet corrigeren.
Veelgestelde vragen over AI in de boekhouding
Nee. Het werk zelf is veranderd: vroeger tikten mensen facturen over en sorteerden ze bonnetjes, nu controleren ze de boekingsvoorstellen van de AI en lossen ze uitzonderingen op. Bij een verkeerd toegewezen factuur of een ongewone betaling beslist nog steeds een mens, niet de software. Ook het gesprek met de accountant over jaarrekeningvragen of bijzondere gevallen blijft mensenwerk. Wie in de boekhouding werkt, brengt zo minder tijd door met invoeren, en meer tijd met controleren, beoordelen en adviseren.
Programmeerkennis heb je niet nodig. De functies zitten óf in de boekhoudsoftware óf werken via een chatvenster waarin je je vraag intikt of een document uploadt. Je eigenlijke taak blijft vakinhoudelijk: het juiste proces kiezen en de voorstellen controleren. Wie de basisbeginselen van de boekhouding kent, komt met de hulpmiddelen uit de voeten.
Voer alleen in wat echt nodig is voor de taak. Volledige personeelsgegevens, bankgegevens of vertrouwelijke klantinformatie horen doorgaans niet in een chat. Bij een dienst met Europese hosting en zonder training op jouw invoer is het risico kleiner. Overleg bij twijfel vooraf met degene die verantwoordelijk is voor privacy binnen je organisatie, welke gegevens je mag gebruiken.
