Postvak vol? Dit kun je doen!

Ben jij iemand die allerlei oude brieven, tickets en bierviltjes bewaart en een uitpuilende kledingkast heeft? Dan is jouw e-mailpostvak waarschijnlijk ook overvol! Niet getreurd: je kunt een postvak opruimen zónder iets weg te hoeven gooien. Wij vertellen je hoe.

1. Mailarchivering

Vooral voor ondernemers en zzp’ers een interessante oplossing: Met STRATO Mailarchivering kun je je e-mails dusdanig opslaan dat je aan de AVG en fiscale bewaarplicht voldoet. Het programma zorgt er namelijk voor dat:

• e-mails en bijlagen volledig en in originele staat worden gearchiveerd.
• de inhoud van het archief niet gemanipuleerd kan worden.
• de e-mails machinaal leesbaar zijn.
• anderen beperkte en door jou controleerbare toegang tot het archief hebben.
• alle wijzigingen door het systeem worden geprotocolleerd.

In dit blogartikel hebben we de belangrijkste functies voor je op een rij gezet.

2. Flexibele mailspace: je postvak uitbreiden

Het idee is even eenvoudig als effectief: als je mailbox te klein is, maak je ‘m toch gewoon groter! Met de flexibele mailspace van STRATO doe je dat met een paar keer klikken. In de klantenlogin kun je al je postvakken wijzigen tot ze groot genoeg zijn.

Met de flexibele mailspace verdeel je de totale mailspace over de individuele postvakken. Heb je een postvak dat je zelden gebruikt? Dan is één gigabyte aan opslagruimte waarschijnlijk ruim voldoende. Maar als je veel foto’s of video’s toegestuurd krijgt, heeft je postvak natuurlijk een paar gigabyte meer nodig. In onze FAQ leggen we in detail uit hoe je gebruikmaakt van onze flexibele mailspace.

Voor veel STRATO producten is flexibele mailspace beschikbaar. Bijvoorbeeld voor onze hostingpakketten, Sitebuilder en webshop. Ook in de pakketten Mail Business profiteer je van 25 tot 500 GB aan flexibele mailspace.

3. Meer opslagruimte voor je e-mail

Puilt je postvak uit, je hebt geen mailspace meer beschikbaar en archiveren is geen optie? Dan heb je de mogelijkheid om je mailbox uit te breiden met 10, 20 of 50 GB. Het maakt niet uit of je flexibele of vaste mailopslag hebt. Beide zijn uitbreidbaar. Met slechts een paar klikken in de STRATO klantenlogin kun je de gewenste hoeveelheid opslagruimte selecteren, toevoegen en flexibel over je postvakken verdelen!

Zo werkt het: Nadat je bent ingelogd, klik je op de E-mails beheren en ga je naar het postvak waarvoor je meer opslagruimte wilt. Onder Opslag kun je zien hoeveel e-mailgeheugen je hebt en hoeveel ervan wordt gebruikt. Vervolgens ga je naar Opslagruimte uitbreiden. Daar kies je of je 10, 20 of 50 GB wilt bestellen en klik je op Bestelling afsluiten.

Je kunt de bestelde opslagruimte zoals gebruikelijk verdelen over de mailboxen die je in gebruik hebt.

Overigens: je kunt je mailopslag zo vaak uitbreiden als je wilt. Eerdere uitbreidingen die je niet meer nodig hebt, kun je eenvoudig in de klantenlogin annuleren.

4. Extra postvakken bestellen

Je hebt nieuwe postvakken nodig? Dan kun je heel eenvoudig het aantal mailboxen uitbreiden. Bestel één postvak of voeg direct een contingent van tien postvakken toe. Je vindt de mogelijkheid om extra postvakken te bestellen in de klantenlogin. Onder E-mail beheren ga je naar Mailboxen uitbreiden:

5. Mail zelf archiveren en elders opslaan

Heb je nog steeds berichten van schoolvrienden uit 2003 in je postvak? Zo’n lange mailgeschiedenis neemt veel ruimte in beslag. Je kunt deze berichten natuurlijk definitief verwijderen, maar je kunt ze ook archiveren en bewaren. Wanneer je e-mails archiveert, verplaats je ze van je postvak naar een andere locatie, zodat ze geen ruimte meer innemen. Dit kan een externe harde schijf zijn of een cloud storage zoals HiDrive.

Het is handig om hiervoor een archiefmap aan te maken: zodra je klaar bent met het bewerken van een e-mail en deze niet langer nodig hebt, kun je de mail verplaatsen van ‘Postvak IN’ naar ‘Archief’.

Archiveren met STRATO Webmail werkt als volgt:

1. Selecteer de mails die je wilt archiveren.
2. Open het actiemenu en selecteer ‘Opslaan als bestand’.
3. STRATO Webmail biedt je nu een zip-map die je kunt downloaden.
4. In STRATO Webmail kun je nu de gearchiveerde mails verwijderen en zo opslagruimte vrijmaken.

Veilig opgeslagen met HiDrive

Mailspace leegmaken is eenvoudig. Maar de gegevens moeten ergens naartoe. Onze tip: gebruik twee locaties. Een externe harde schijf en STRATO HiDrive als tweede, extra veilige online opslag.