Mailarchivering: zes misverstanden over de bewaarplicht

Mailarchivering: zes misverstanden over de bewaarplicht

Als je een eigen bedrijf hebt, moet je van de Belastingdienst je zakelijke gegevens archiveren. Dat heet de ‘fiscale bewaarplicht’. Maar hierover bestaan best veel misverstanden. In dit artikel lees je er een paar!

Fout 1: je slaat alleen facturen op

In principe slaat de fiscale bewaarplicht op alle zakelijke gegevens die relevant zijn voor de belastingheffing. Dit omvat niet alleen de belangrijke inhoud zoals e-mails, facturen en je boekhouding, maar ook alle overige informatie die met je bedrijf te maken heeft. Denk bijvoorbeeld aan offertes, bestellingen en correspondentie die met garantie of retouren te maken heeft. Kortom, alles wat van zakelijke aard is, moet je bewaren. Daarom is het raadzaam om alle e-mails die op de een of andere manier relevant zijn voor je bedrijfsvoering, afzonderlijk te archiveren. Dat moet je doen op een manier die voorkomt dat berichten kunnen worden gemanipuleerd.

Fout 2: alle e-mails moeten worden bewaard

In principe is het zinvol om een archiverings-workflow op te zetten. Maar je hoeft niet elke e-mail te bewaren. Als een e-mail bijvoorbeeld alleen wordt gebruikt als ‘transportmiddel’ voor een factuur en verder geen belangrijke informatie bevat, hoef je deze niet te archiveren. De mail is dan vergelijkbaar met een envelop voor een papieren brief. Dus als je een factuur per e-mail stuurt, moet je wél die factuur bewaren, maar mag je de e-mail zelf wissen.

Fout 3: printen en bewaren is voldoende

Het bewaren van e-mail is lastiger dan je misschien denkt. Simpelweg printen en bewaren? Nee, zo werkt het niet. Je moet de originele e-mail archiveren en wel op zo’n manier, dat die controleerbaar en toegankelijk is voor de belastingdienst. Printen is dus niet nodig (gelukkig!), maar de belastingcontroleur moet wel gemakkelijk door je e-mails kunnen bladeren.

Fout 4: regelmatige back-ups zijn net zo goed als een e-mailarchief

Een back-up en een manipulatiebestendige mailarchivering zijn twee fundamenteel verschillende dingen. Bij een back-up worden de gegevens voor een korte of middellange termijn opgeslagen om ze in geval van verlies te kunnen herstellen. Meestal maak je zo’n back-up met regelmatige tussenpozen.

De mailarchivering daarentegen betekent dat je de data altijd onmiddellijk moet opslaan, zodat ze onveranderd in het archief terechtkomen. In tegenstelling tot een back-up moet een e-mailarchief op elk moment volledig zijn en niet later kunnen worden gewijzigd. Ook gelden er bewaartermijnen die aanzienlijk langer zijn dan de levensduur van een back-up (vele jaren in plaats van maanden).

Fout 5: de fiscale bewaarplicht is in strijd met de AVG

Dit klopt niet helemaal. Volgens de AVG mag je alleen gegevens opslaan als daar een goede reden voor is. Deze reden is op zich gegeven door de bewaarplicht. Maar let op: als een e-mail niet relevant is voor die bewaarplicht, heb je een andere reden nodig om hem op te slaan. Anders zou je de e-mail moeten verwijderen. Dit is bijvoorbeeld het geval als een sollicitant jou een CV per e-mail stuurt. Als je de sollicitant afwijst, mogen diens gegevens niet langer voorkomen in je archief.

Fout 6: de fiscale bewaarplicht geldt alleen voor grote bedrijven

Helaas! Dit klopt niet. Elke onderneming is onderworpen aan de bewaarplicht – ongeacht de grootte van de onderneming. Iedereen die een bedrijf runt, dus ook een zzp’er, moet zakelijke e-mails archiveren.

Waarom bestaat de fiscale bewaarplicht?

De bewaarplicht is een set regels die door de Belastingdienst zijn opgesteld. Tot de eisen die in deze regels voorkomen, behoort ook de bewaarplicht van correspondentie en dús van e-mail. Bij de Belastingdienst vind je alle informatie hierover.

STRATO geeft geen juridisch advies

STRATO is een aanbieder van internetdiensten. We zijn geen juristen. In dit blog lees je dus algemene tips over het onderwerp bewaarplicht. Wil je gedetailleerde informatie die juridisch volledig onderbouwd is? Neem dan altijd contact op met een advocaat of juridisch adviseur.

Zoek je naar een tool om je e-mail goed te bewaren?

Als klant van STRATO kun je Mailarchivering via de klantenlogin bestellen.

Naar de klantenlogin

Nog geen STRATO klant?

Naar de mail-pakketten
Zoekwoorden: , ,

Delen

Je kunt pas een reactie plaatsen nadat je ons privacybeleid en cookies hebt geaccepteerd. Om privacyredenen mogen wij jouw persoonsgegevens anders niet verwerken.

Klik onderaan de pagina op de blauwe button OK. Nadat je de pagina opnieuw hebt geladen, kun je een reactie achterlaten.

 

Deze website maakt gebruik van cookies voor onder andere Google Analytics. Deze melding verdwijnt zodra je de cookies hebt geaccepteerd. Meer informatie