AI telefoonassistent: Afspraakplanning instellen (Cal.com & Calendly)
Met de functie voor afspraakplanning kan je AI telefoonassistent vrije tijden in je agenda controleren en direct tijdens het telefoongesprek afspraken voor je bellers inboeken. In dit artikel lees je hoe je de koppeling met Cal.com en Calendly instelt en welke afspraaktypes de assistent moet gebruiken.
- Je hebt de AI telefoonassistent geboekt (tarief inclusief Afsprakenplanner vanaf AI telefoonassistent Pro) en kunt het configuratiegedeelte in de Klantlogin openen.
- De basisinstellingen via de installatiewizard zijn afgerond of je hebt al een eerste basisconfiguratie uitgevoerd.
- Je hebt een actief gebruikersaccount bij Cal.com of Calendly. Afhankelijk van de functies kan bij Calendly of Cal.com een betaald plan nodig zijn (bijv. meerdere afspraaktypes, teamfuncties, integraties).
Overzicht: afspraakplanning met de AI telefoonassistent
Via de integratie met Cal.com of Calendly kan je AI telefoonassistent:
- vrije tijden in je agenda in realtime controleren,
- passende afspraken voorstellen,
- afspraken direct tijdens het gesprek inboeken,
- en, afhankelijk van de agendaservice, uitnodigingen en herinneringen automatisch versturen.
De inrichting gebeurt in twee stappen:
- Een API-sleutel aanmaken in de betreffende afspraaktool.
- De API-sleutel opslaan in de AI telefoonassistent en afspraaktypes selecteren.
Configuratiegedeelte openen
- Log in op je STRATO Klantlogin.
- Kies het pakket met de AI telefoonassistent.
- Klik in de titelbalk op Menu → AI telefoonassistent.
- Open het gedeelte Afsprakenplanner (of een overeenkomstig genoemd submenu).
Hier kies je later of je Cal.com of Calendly wilt koppelen en welke afspraaktypes de assistent mag gebruiken.
Optie 1: Afspraakplanning met Cal.com instellen
Kies Cal.com als je al met dit platform werkt of gebruik wilt maken van de speciale Cal.com-functies (bijv. Cal.ai, App Store, flexibele automatiseringen).
API-sleutel in Cal.com aanmaken
Zodat de Smart Telefoonassistent direct afspraken in je Cal.com-agenda kan aanmaken, heeft hij een API-sleutel nodig (persoonlijk toegangstoken).
- Log in op je Cal.com-account.
- Open je accountinstellingen (bijv. via het profielicoon boven in de zijbalk).
- Ga naar het gedeelte Ontwikkelaar / API-sleutels.
- Klik op + Toevoegen of API-sleutel aanmaken om een nieuw token te genereren.
- Geef een duidelijke naam op (bijv.
AI telefoonassistent). - Kopieer de aangemaakte API-sleutel naar je klembord.
Meer informatie hierover vind je in de documentatie van Cal.com.
De API-sleutel geeft toegang tot je agendafuncties. Behandel deze daarom vertrouwelijk, net als een wachtwoord, en deel hem niet met onbevoegden. Als de sleutel ooit gecompromitteerd raakt, kun je hem op elk moment in je Cal.com-account verwijderen en een nieuwe genereren.
→ Veiligheidsaanwijzingen voor API-sleutels
Cal.com met de AI telefoonassistent verbinden
- Ga terug naar de configuratie-interface van de AI telefoonassistent.
- Open het gedeelte Afsprakenplanner.
- Kies onder Agenda-aanbieder de optie Cal.com.
- Plak de gekopieerde API-sleutel in het veld API-sleutel.
- Wacht tot de automatische controle is afgerond:
- Bij succes verschijnt een melding zoals „API-sleutel geldig“.
- Bij een fout controleer je de invoer en maak je indien nodig een nieuwe sleutel aan.
- Sla de configuratie op.
Afspraaktypes voor de assistent vrijgeven
Nadat de verbinding tot stand is gebracht, leest de AI telefoonassistent de afspraaktypes uit die in Cal.com zijn gedefinieerd (bijv. Afspraak van 15 minuten, Eerste gesprek, Adviesgesprek).
- Blijf in het gedeelte Afsprakenplanner.
- Onder Beschikbare afspraaktypes zie je alle afspraaktypes die in je Cal.com-account zijn aangemaakt.
- Activeer via een selectievakje welke afspraaktypes de assistent voor bellers mag boeken.
- Sla je selectie op.
Worden afspraaktypes niet weergegeven? Controleer dan of deze in Cal.com bestaan en laad daarna de configuratiepagina van de AI telefoonassistent opnieuw.
Optie 2: Afspraakplanning met Calendly instellen
Als alternatief of extra optie kun je Calendly koppelen als tool voor afspraakplanning. Afhankelijk van het gekozen plan biedt Calendly verschillende functies (bijv. meerdere eventtypes, teamfuncties, workflows).
API-sleutel in Calendly aanmaken
Zodat de Smart Telefoonassistent direct afspraken in je Calendly-agenda kan aanmaken, heeft hij een API-sleutel nodig (persoonlijk toegangstoken).
- Log in op je Calendly-account.
- Open de accountinstellingen of het gedeelte Integraties / API & Webhooks (de benaming kan per versie verschillen).
- Klik op Nieuw token aanmaken of Token nu ophalen.
- Geef een duidelijke naam op (bijv. AI telefoonassistent`).
- Kopieer de aangemaakte API-sleutel / Personal Access Token naar je klembord.
Afhankelijk van de versie van Calendly kan de menustructuur afwijken. Een altijd actuele en gedetailleerde handleiding vind je in de documentatie van Calendly.
→ Veiligheidsaanwijzingen voor API-sleutels
Calendly verbinden in de AI telefoonassistent
- Ga terug naar de configuratie-interface van de AI telefoonassistent.
- Open het gedeelte Afsprakenplanner.
- Kies bij Agenda-aanbieder voor Calendly.
- Plak de gekopieerde API-sleutel in het veld API-sleutel.
- Wacht tot de automatische controle is afgerond:
- Bij succes verschijnt een melding dat de sleutel geldig is.
- Bij een fout controleer je de sleutel en maak je indien nodig een nieuwe aan.
- Sla de configuratie op.
Afspraaktypes voor de assistent vrijgeven
Calendly werkt met gebeurtenistypes / event types (bijv. Meeting van 30 minuten, Demo-afspraak).
- Controleer in je Calendly-account of de benodigde gebeurtenistypes al zijn aangemaakt.
- Ga in de Smart Telefoonassistent naar het gedeelte Afspraaktypes of Beschikbare afspraaktypes.
- Selecteer via een selectievakje welke gebeurtenistypes de assistent mag boeken.
- Sla de selectie op.
Worden afspraaktypes niet weergegeven? Controleer dan of deze in Calendly bestaan en laad daarna de configuratiepagina van de AI telefoonassistent opnieuw.
Afspraakplanning testen
Na het instellen van Cal.com of Calendly moet je de afspraakplanning met testoproepen controleren.
- Noteer het telefoonnummer van de AI telefoonassistent.
- Voer een testoproep uit en geef de assistent een duidelijk verzoek, bijvoorbeeld:
- „Ik wil volgende week in de ochtend een adviesgesprek inplannen.“
- Let daarbij op:
- Vraagt de assistent naar datum, tijd en eventueel het type afspraak?
- Stelt hij passende vrije tijdvakken voor?
- Wordt de afspraak daarna correct in je agenda (Cal.com / Calendly) ingevoerd?
- Controleer of:
- je een bevestiging ontvangt (bijv. per e-mail) van de agendaservice,
- herinneringen zoals gewenst worden verstuurd (afhankelijk van de configuratie van het afspraaktype).
Herhaal de test eventueel met verschillende afspraaktypes (bijv. 15 minuten / 30 minuten, eerste gesprek / vervolgafspraak), zodat je zeker weet dat alle vrijgegeven types correct werken.
Let erop dat de assistent afspraken alleen bevestigt via de gekoppelde Cal.com- of Calendly-integratie. Als er geen vrij tijdslot wordt gevonden, moet de assistent dat duidelijk communiceren en een alternatief aanbieden (bijv. terugbelverzoek of contactformulier).
Omgaan met API-sleutels (veiligheid)
API-sleutels geven directe toegang tot je agendafuncties en moeten daarom extra goed worden beschermd.
Aanbevelingen:
- Behandel de API-sleutel als een wachtwoord (niet delen, niet versturen).
- Sla hem alleen op op de daarvoor bedoelde plekken in de Smart Telefoonassistent of in de agendaservice.
- Gebruik, indien mogelijk, aparte sleutels voor test- en productiesystemen.
- Verwijder niet meer gebruikte of gecompromitteerde sleutels direct in je Cal.com- of Calendly-account en maak nieuwe aan.
Verdere artikelen
- API-integraties instellen – Koppeling met CRM-, support- of kalendersystemen
- Origineel telefoonnummer meesturen bij doorgeschakelde oproepen – Technische aanwijzingen voor doorschakeling
- Belangrijke aanvulling voor je privacyverklaring – Voorbeeldteksten en juridische aanwijzingen
- Stem, gedrag en bedrijfskennis instellen – Personalisatie en kennisbasis
- Doorschakelen, contacten en verzoeken configureren – Gesprekslogica en routing