AI telefoonassistent: origineel telefoonnummer meesturen bij doorgeschakelde oproepen

Zodat je AI telefoonassistent bellers persoonlijk kan begroeten, klantgegevens kan opvragen of terugbelverzoeken correct kan toewijzen, moet bij een doorschakeling altijd het originele telefoonnummer van de beller worden meegestuurd, en niet alleen je eigen zakelijke nummer.

In dit artikel lees je wat het originele telefoonnummer is, waarom het belangrijk is en welke basisopties er zijn om het nummer bij doorschakelingen correct door te geven.

Wat betekent "origineel telefoonnummer" bij doorschakelingen?

Het originele telefoonnummer is het telefoonnummer van de persoon die jou belt.

Bij een doorschakeling (bijvoorbeeld van je hoofdnummer naar de AI telefoonassistent) zijn er twee mogelijkheden welk nummer bij de assistent aankomt:

• Correct: het nummer van de beller (originele telefoonnummer) wordt meegestuurd.
• Onjuist: alleen je eigen doorschakelende nummer (bijvoorbeeld je centrale nummer) wordt weergegeven.

Om ervoor te zorgen dat de AI telefoonassistent werkt zoals bedoeld, moet altijd het originele telefoonnummer van de beller bij de assistent aankomen.

Waarom is het originele telefoonnummer belangrijk voor de AI telefoonassistent?

Als bij de doorschakeling alleen je eigen nummer wordt meegestuurd, heeft dat meerdere nadelen:

• Geen persoonlijke begroeting: de assistent kan geen klantspecifieke informatie ophalen en de beller niet persoonlijk begroeten.
• Geen automatische klantherkenning: crm-, ticketsystemen of agenda-integraties kunnen de beller niet eenduidig herkennen.
• Terugbellen moeilijk toe te wijzen: terugbelverzoeken en gesprekssamenvattingen bevatten geen duidelijk nummer van de beller.
• Onduidelijke gesprekshistorie: meerdere oproepen verschijnen onder hetzelfde "centrale nummer" in plaats van onder het daadwerkelijke klantnummer.

Waar vind ik het nummer van mijn assistent en de gegevens voor het instellen?

Het nummer van je assistent en de bijbehorende gegevens krijg je in de interface AI Frontdesk onder Live zetten (menu rechtsboven, drie puntjes). Je beantwoordt daar enkele vragen over je aansluiting (mobiel of vast) en je apparaat of systeem. Aan het eind krijg je:

• bij mobiel een Activeringscode en een Deactiveringscode voor de doorschakeling,
• bij een vaste lijn het nummer van je assistent als doel van de doorschakeling.

De stappen vind je in het artikel AI telefoonassistent instellen en activeren.

Welke opties zijn er voor doorschakelen met origineel telefoonnummer?

In principe zijn er twee gangbare manieren om een doorschakeling zo in te stellen dat het originele telefoonnummer behouden blijft:

1. Netwerkdoorschakeling (doorschakeling direct in het netwerk van de telefonieprovider)
2. Doorschakeling via een telefooncentrale of cloud-telefooncentrale met correct geconfigureerde nummerweergave (CLIP / CLIP no screening / CLI passthrough)

Welke variant je kunt gebruiken, hangt af van je aansluiting (VoIP/ISDN, SIP-trunk, cloud-PBX, router) en je provider.

Optie 1: Netwerkdoorschakeling (doorschakeling in het netwerk van de provider)

Bij netwerkdoorschakeling (ook wel "netwerkgebaseerde doorschakeling" genoemd) wordt de doorschakeling direct ingesteld in het netwerk van je telefonieprovider, niet op het toestel of in de telefooncentrale.

Typische eigenschappen:

• Instellen bijvoorbeeld in het klantenportaal van je provider of via de servicehotline
• De oproepen worden in het netwerk doorgeschakeld naar het doelnummer (telefoonnummer van de AI-assistent)
• Het originele telefoonnummer van de beller blijft doorgaans volledig behouden en wordt correct doorgestuurd

Voordelen:

• Technisch een nette oplossing, meestal de aanbevolen standaardoptie
• Geen aanpassingen aan je telefooncentrale nodig
• Vaak minder foutgevoelig dan doorschakelingen "op het toestel"

Voorbeelden:

• Netwerkdoorschakeling in het telefoniecentrum van Telekom of in het klantenportaal van andere providers
• Instelling "Netwerkdoorschakeling" of "Doorschakeling in het netwerk / SIP 302 / Partial Rerouting" bij zakelijke aansluitingen

Optie 2: Doorschakeling via telefooncentrale met CLIP-functie

Gebruik je een telefooncentrale of cloud-telefooncentrale, dan vindt de doorschakeling vaak binnen deze centrale plaats. In dat geval moet je ervoor zorgen dat de centrale bij een doorschakeling het originele telefoonnummer aan de AI-assistent doorgeeft. Om het originele nummer mee te sturen, moet een functie met de naam CLIP Passthrough zijn geactiveerd.

CLIP, CLIP no screening, CLI passthrough

Belangrijke begrippen in dit verband:

• CLIP (Calling Line Identification Presentation): weergave van het telefoonnummer van de beller bij de ontvanger.
• CLIP no screening / CLI passthrough / Original CLI / Use original caller ID: de aansluiting geeft het nummer dat door het voorgaande systeem (bijvoorbeeld je telefooncentrale) is ingesteld door aan de tegenpartij, hier aan de AI-assistent.

Afhankelijk van de aanbieder of telefooncentrale kun je verschillende benamingen tegenkomen.

De volgende tabel toont de benodigde instellingen bij enkele gangbare aanbieders om het originele telefoonnummer mee te sturen:

Werkwijze in de telefooncentrale (algemeen)

1. Stel de doorschakeling van je hoofdnummer in naar het nummer van de AI-assistent (bijvoorbeeld voorwaardelijke doorschakeling buiten openingstijden).
2. Activeer of configureer de functie voor het doorgeven van het originele telefoonnummer: CLIP passthrough / Original CLI / CLIP no screening / Use original caller ID of iets vergelijkbaars.
3. Sla de instellingen op en voer een testgesprek uit (zie "Hoe test ik de configuratie?").

Welke typische foutbeelden zijn er?

Foutbeeld 1: Alleen je eigen nummer wordt weergegeven

Symptoom: bij de AI telefoonassistent wordt bij doorgeschakelde oproepen altijd je eigen zakelijke nummer weergegeven, nooit het nummer van de beller.

Mogelijke oorzaken:

• De doorschakeling wordt alleen op het toestel of in de telefooncentrale uitgevoerd, zonder CLIP-functie.
• CLIP / CLIP no screening / CLI passthrough is niet geactiveerd of verkeerd geconfigureerd.
• Er is geen netwerkdoorschakeling ingesteld in het providerportaal.

Oplossing:

• Controleer of je provider netwerkdoorschakeling aanbiedt en gebruik deze optie.
• Of activeer CLIP passthrough / Original CLI / CLIP no screening in de telefooncentrale.
• Vraag zo nodig bij de provider na of CLIP no screening of vergelijkbare functies beschikbaar zijn.

Foutbeeld 2: Anonieme of "onderdrukte" nummers

Symptoom: het telefoonnummer van de beller wordt als "onbekend" of "onderdrukt" weergegeven, hoewel de beller zijn nummer eigenlijk zou moeten meesturen.

Mogelijke oorzaken:

• CLIR (Calling Line Identification Restriction) is actief bij de beller of in het netwerk.
• De telefooncentrale onderdrukt het nummer of vervangt het door een centraal nummer.

Oplossing:

• Controleer de instellingen voor nummerweergave (CLIP/CLIR) in je telefooncentrale en bij je provider.
• Zorg ervoor dat voor inkomende oproepen CLIP is geactiveerd.

Hoe test ik de configuratie?

1. Stel de gewenste doorschakeling in naar het telefoonnummer van de AI telefoonassistent.
2. Bel je hoofdnummer vanaf verschillende aansluitingen (mobiel, andere vaste lijn).
3. Controleer in AI Frontdesk onder Gesprekken in het tabblad Oproepen, of in de e-mailsamenvatting, welk nummer van de beller bij de assistent is aangekomen.

Welke tips gelden voor een stabiele werking?

• Geef de voorkeur aan netwerkdoorschakeling: stel de doorschakeling indien mogelijk direct in het netwerk van je provider in (klantenportaal of telefoniecentrum).
• Beheer CLIP-instellingen centraal: gebruik in de telefooncentrale duidelijke regels voor CLIP en CLIR, vooral bij doorschakelingen naar externe nummers.
• Controleer de documentatie van je provider: voer regelmatig testgesprekken uit en schakel zo nodig de support van je provider of centraleleverancier in.

Verwante artikelen

• AI Frontdesk: overzicht van alle assistenten
• AI telefoonassistent instellen en activeren
• AI telefoonassistent: doorschakelen & aanvragen
• AI telefoonassistent: afspraken boeken instellen
• AI telefoonassistent: API-integraties instellen