AI telefoonassistent: belangrijke aanvulling voor je privacyverklaring

Als je een AI telefoonassistent gebruikt, verwerk je daarbij persoonsgegevens zoals namen, telefoonnummers, gespreksinhoud, afspraken of klantkenmerken.

Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) ben je als eigenaar van de telefoonaansluiting verplicht om bellers duidelijk en begrijpelijk over deze vorm van gegevensverwerking te informeren.

Pas daarom je bestaande privacyverklaring (bijv. op je website) zo aan dat de verwerking van oproepgegevens door de AI-telefoonassistent daar uitdrukkelijk in wordt beschreven.

Hiervoor stellen we je een kant-en-klaar tekstblok ter beschikking.

Waarom moet ik mijn privacyverklaring aanpassen?

Welk tekstblok kan ik gebruiken voor mijn privacyverklaring?

Kopieer het volgende tekstblok en voeg het op een passende plek toe aan de privacyverklaring van je website:

Gebruik van een AI-gestuurde spraakassistent voor het aannemen van inkomende oproepen

Voor de geautomatiseerde afhandeling van telefonische aanvragen gebruiken wij de STRATO AI telefoonassistent. Deze verwerkt gespreksinhoud in onze opdracht om je verzoek vast te leggen, door te sturen of te beantwoorden. Daarbij worden automatische spraakherkenning (Speech-to-Text), semantische analyse (Natural Language Processing) en eventueel tekstgeneratie (Text-to-Speech) gebruikt.
Gespreksinhoud kan worden opgenomen, getranscribeerd of gedocumenteerd. Dit gebeurt alleen als je daar aan het begin van het gesprek over bent geïnformeerd en het gesprek voortzet. Je kunt de verbinding op elk moment verbreken om verwerking te voorkomen.

Er worden met name je uitlatingen tijdens het gesprek, technische verbindingsgegevens (datum, tijd, duur) en eventueel vrijwillig verstrekte stamgegevens zoals naam of telefoonnummer verwerkt. Daarnaast worden interactiegegevens verwerkt, bijvoorbeeld voor de gespreksvoering of bij afgebroken gesprekken.
Rechtsgronden zijn art. 6 lid 1 sub b AVG (voor het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst) en art. 6 lid 1 sub f AVG (gerechtvaardigd belang bij efficiënte en schaalbare communicatie).

Voor de technische uitvoering schakelen wij subverwerkers in, met name voor hosting, spraakherkenning en semantische analyse. Daarbij kunnen persoonsgegevens door de subverwerker ook naar de VS worden doorgegeven. In principe gebeurt dit op basis van een adequaatheidsbesluit volgens art. 45 AVG, omdat de dienstverleners gecertificeerd zijn onder het EU-U.S. Data Privacy Framework. Ontbreekt een dergelijk besluit, dan vindt de doorgifte plaats op basis van standaardcontractbepalingen volgens art. 46 lid 2 sub c AVG en aanvullende beschermingsmaatregelen. De vereisten van art. 44 AVG worden nageleefd.

Ter verbetering van de spraakverwerking kunnen gepseudonimiseerde gegevens voor trainingsdoeleinden worden gebruikt. Herleiding tot individuele personen is daarbij uitgesloten of aanzienlijk bemoeilijkt. Geautomatiseerde besluitvorming in de zin van art. 22 AVG vindt niet plaats.

De opslag vindt alleen plaats zolang dit voor de genoemde doeleinden noodzakelijk is. Daarna worden de gegevens automatisch verwijderd of geanonimiseerd.

Waar moet ik verder op letten?

• Begroeting van de assistent: de AI telefoonassistent moet zich in de begroeting bekendmaken als AI en naar je privacyverklaring verwijzen. Tips voor de formulering vind je in het artikel AI telefoonassistent: stem, gedrag & kennis.
• Tijdstip: pas je privacyverklaring aan voordat je de assistent live zet (zie AI telefoonassistent instellen en activeren).

Verwante artikelen

• AI Frontdesk: overzicht van alle assistenten
• AI telefoonassistent instellen en activeren
• AI telefoonassistent: stem, gedrag & kennis
• AI telefoonassistent: origineel nummer meesturen