6 tips waarmee je meer uit STRATO Webmail haalt

Met Webmail heb je als STRATO klant een volwaardig e-mailprogramma in je browser, zonder lastige instellingen. De volgende zes tips helpen je om Webmail nog efficiënter te gebruiken.

Tip 1: filterregels voor automatisch sorteren

Mails, mails, mails… ongeacht of je Webmail privé of zakelijk gebruikt, je bent waarschijnlijk veel tijd kwijt aan het regelmatig sorteren van berichten. En door de grote aantallen berichten loop je het risico dat je een heel belangrijk bericht over het hoofd ziet.

Gelukkig zijn er filterregels in Webmail die dit vervelende sorteerwerk automatisch voor jou kunnen doen. Het systeem verplaatst dan berichten naar de map van je keuze. Je vindt de optie in de instellingen onder ‘Filterregels’.

Klik op ‘Een nieuwe regel toevoegen’.

In het volgende menu kun je nu filterregels definiëren. Als je bijvoorbeeld een ‘vrienden’-regel maakt, voeg je de afzenderadressen van je vrienden toe met ‘Voorwaarde toevoegen’. Belangrijk: wanneer je meerdere adressen toevoegt, kies dan ook ‘Toepassen als minimaal één van de voorwaarden is gehaald’.

Onder ‘Acties’ kun je nu een doelmap definiëren via ‘Opslaan in’. Na het activeren van de regel worden nieuwe berichten van je vrienden automatisch naar de gewenste map verplaatst.

Tip 2: succes met e-mailhandtekeningen

E-mailhandtekeningen (signatures) zien er niet alleen professioneel uit, maar bieden ook de mogelijkheid om bij elke e-mail belangrijke informatie mee te sturen. Denk aan contactgegevens of openingstijden. Handig als je Webmail zakelijk gebruikt. Maar je kunt ook gewoon een vriendelijke groet of een link naar je website in de handtekening opnemen. De handtekeningfunctie werkt heel gemakkelijk en je vindt deze in de webmailinstellingen onder ‘Ondertekeningen’.

Met ‘Ondertekening toevoegen’ maak je een handtekening aan.

Geef de handtekening een naam en gebruik de editor voor je invoer. Klik op ‘Opslaan’ om de handtekening op te slaan. Je kunt de handtekening altijd weer bewerken.

Bepaal nu waar de handtekening geplaatst moet worden. Klaar! Zodra je een nieuwe e-mail schrijft, verschijnt de handtekening automatisch onder het bericht. Als je dit bij sommige mails niet wilt, kun je op ‘Ondertekeningen’ klikken en ‘Geen ondertekening’ selecteren.

Tip 3: effectief spam beheren

Spam is vervelend. Daarom filtert Webmail het automatisch, wat in de meeste gevallen goed werkt. Maar soms worden ook legitieme berichten geblokkeerd, ook al zijn het geen spam-mails. Of het tegendeel gebeurt en een spambericht komt toch in je postvak terecht. Om het filtergedrag te optimaliseren, ga je naar de spaminstellingen: kies hier ‘Spam in spammap plaatsen’. Op deze manier zorg je ervoor dat er geen bericht per ongeluk verloren gaat. Want als je een bericht niet in je postvak ziet, kun je altijd nog even de spammap controleren om te zien of het daar is terechtgekomen. Je kunt overigens ook een filterregel (zie tip 1) gebruiken om herhaalde, identieke spam-mails permanent naar een andere map te verplaatsen.

Tip 4: afwezigheidsmelding

Op vakantie lig je liever aan het zwembad dan dat je e-mail moet lezen. Om ervoor te zorgen dat je vrienden of klanten weten dat je niet bereikbaar bent, is het een goed idee om een out-of-office-melding te maken. Die wordt automatisch als antwoord verstuurd als je op vakantie bent. Het aanmaken van zo’n afwezigheidsmelding is kinderspel: in de webmailinstellingen vind je het item ‘afwezigheidsmelding’. Hier kun je de notitie maken op dezelfde manier als een gewone e-mail en deze aan- en uitzetten indien nodig. Je kunt ook een periode instellen waarin het bericht automatisch wordt verzonden, bijvoorbeeld de weken waarin je op vakantie bent.

Tip 5: e-mail als bestand archiveren

Soms kan het nuttig zijn om een e-mail als een bestand op te slaan. In Webmail kan dit. Klik op een e-mail en klik vervolgens op het menu-icoon rechts van het bericht. Hier vind je de optie ‘Opslaan als bestand’. De e-mail wordt nu als lokaal bestand op je pc met de extensie .eml opgeslagen. Als je de e-mail later wilt lezen, dubbelklik je op dit bestand: alle moderne e-mailprogramma’s kunnen het openen, zoals Outlook of Apple Mail.

Tip 6: html-berichten gebruiken (of juist niet)

STRATO Webmail ondersteunt standaard html-mails. Je kunt deze in de editor op dezelfde manier opmaken als bijvoorbeeld in Word. Je kunt dus ook de lettergrootte en kleur instellen, of afbeeldingen insluiten. Maar html-berichten zijn niet altijd gewenst. Misschien wil je soms deze functie uitschakelen en alleen platte tekst gebruiken. Klik dan op ‘Opties’ in de e-maileditor en kies hier ‘Alleen tekst’. Dan wordt er geen opmaak meer gebruikt.

Zoek jij nog een e-mailadres met je eigen domein? Hier vind je onze mailpakketten!