Waarom krijg ik foutmeldingen bij het werken met e-mail?
In dit artikel zetten we mogelijke e-mailfoutmeldingen op een rij. Je ziet zulke meldingen bijvoorbeeld als het verzenden of ophalen van e-mail mislukt. Ook lees je wat de meldingen betekenen en hoe je ze kunt oplossen.
Waarom komen mijn e-mails niet aan?
Soms kan het gebeuren dat een e-mail niet aankomt. Hiervoor zijn veel oorzaken mogelijk. In alle gevallen zie je een bericht over de mislukte bezorging (een bounce-e-mail). In dat bericht lees je de reden waarom jouw e-mail is geweigerd. Die redenen zijn gestandaardiseerd, er gelden daarvoor diverse richtlijnen. In de meeste gevallen verstuurt de e-mailserver van de ontvanger zo’n bounce-bericht.
Hieronder hebben we de meest voorkomende redenen voor een mislukte bezorging op een rij gezet.
| Foutmelding | Wat is de oorzaak? | Wat is de oplossing |
| mailbox full, quota exceeded, mailbox is overquota, User has exhausted allowed storage space | Het postvak van de ontvanger is vol. | De ontvanger moet opslagruimte in zijn e-mailpostvak vrijmaken. |
| Refused by local policy. No SPAM please! (...) | Er is inhoud in de e-mail ontdekt die erop wijst dat het om een spammail gaat. Tussen haakjes staat een tip over wat er verdacht is in deze mail. Zie hierna: | Verwijder de verdachte inhoud. |
| B-URL | Er is een verdachte URL gevonden. | Verwijder deze URL. Dit geldt ook voor links in handtekeningen. |
| B-TEXT, B-SCORE, B-EX | Er is verdachte tekst gevonden. | Verwijder deze tekst. Dit geldt ook voor tekst in handtekeningen. |
| B-ATTACH | De mail bevat een bijlage (attachment) die niet verzonden mag worden. | Verwijder de bijlage. |
| Suspected phishing attempt | De mail bevat inhoud die duidt op phishing.. | Verwijder deze inhoud. |
| Refused by local policy. No SPAM please | De mail komt van een mailserver of afzender die geblokkeerd is. | Om de ontvanger te beschermen, worden deze mails niet geaccepteerd. |
| SPF failed for | De e-mail is verzonden vanaf een mailserver die niet de verantwoordelijke mailserver van de afzender is. | Stuur e-mails alleen via een mailserver die verantwoordelijk is voor het adres van de afzender. Als voorbeeld: e-mails met @gmail.com-afzenderadressen mogen niet via de STRATO mailserver worden verstuurd. |
| Unknown user, User unknown, Mailbox unknown, That domain isn't in my list of allowed rcpthosts, Unknown local part, Unknown Address, No such mailbox, No such user here, Recipient unknown, Mailbox not found, Not known to us, Invalid recipient, This account is not allowed, Sorry, no mailbox here by that name, Recipient e-mail adress unknown | Het e-mailadres van de ontvanger is niet bekend bij de ontvangende mailserver. | Controleer het e-mailadres op juiste spelling. Kijk ook of het adres überhaupt nog bestaat. Vraag de ontvanger naar de exacte spelling van zijn e-mailadres. |
| Relaying denied, Relay not permitted, Relay access denied | De ontvangende mailserver is niet verantwoordelijk voor dit e-mailadres en weigert het door te sturen naar de juiste mailserver. | Stuur geen e-mail rechtstreeks naar een mailserver. Na het verhuizen van domeinen van de ene provider naar de andere kunnen sommige mailservers nog enige tijd proberen mail naar de mailserver van de oude provider te sturen. Dit wordt meestal automatisch opgelost, maar dat kan tot 24 uur duren. |
| Too many recipients, Too many recipients given | De e-mail is aan te veel ontvangers gericht (TO, CC, BCC). | Verstuur de e-mail meerdere keren, maar telkens naar een deel van de ontvangers. Gebruik eventueel een e-mailprogramma dat dit automatisch ondersteunt. |
| You are not authorized to send mail from: ... | Je probeert te veel e-mails te versturen met ‘vreemde’ afzenderadressen. Dit is alleen toegestaan in kleine hoeveelheden en slechts tijdelijk. | Stuur geen e-mails met vreemde afzenderadressen. Verstuur zulke e-mails vanaf de mailserver die verantwoordelijk is voor het desbetreffende afzenderadres. |
| <...> has been temporarily rate limited (B-TRIAL) | Een nieuw aangemaakte postvak probeert de eerste 30 dagen te veel e-mails te versturen. | Gebruik geen nieuw aangemaakte postvakken om grote hoeveelheden e-mails te versturen. |
| Transmit rate limit exceeded, try again later (ACC) | Dit postvak heeft de verzendlimiet bereikt. | Spreid het versturen van e-mail over meerdere uren. Gebruik je eigen mailserver voor het versturen van massamails. Als alternatief kun je de nieuwsbriefoptie activeren voor het betreffende e-mailadres. Dat doe je in de klantenlogin. |
| Transmit rate limit exceeded, try again later (RID) | De verzendlimiet is overschreden voor het gehele STRATO pakket waarin het verzendende postvak zich bevindt | Spreid het versturen van e-mail over meerdere uren. Gebruik je eigen mailserver voor het versturen van massamails. |
| Non-ASCII addresses not permitted for that sender | Het e-mailadres bevat ongeldige tekens. | Gebruik geen umlauten of bijzondere tekens zoals ()<>@,;:"[]|ç%&, in het e-mailadres. |
| Email rejected per DMARC policy | 1. De e-mail is niet verzonden via de mailserver die verantwoordelijk is voor deze afzender. 2. De e-mail heeft geen DKIM-handtekening, hoewel die er wel zou moeten zijn. | 1. Verstuur deze e-mail alleen via de mailserver die verantwoordelijk is voor dit afzenderadres. 2. Als je de e-mails via je mailserver verstuurt, zorg ervoor dat de e-mail een geldige DKIM-handtekening heeft. |
| No Author Domain Signature was found on the message, and the published ADSP was 'all' | De domeineigenaar van het e-mailadres heeft verklaard dat alle e-mails die met dit adres verstuurd worden, een DKIM-handtekening hebben. Deze e-mail heeft echter geen handtekening. | Als je zelf de eigenaar van dit domein bent: zorg ervoor dat al je e-mails een DKIM-handtekening hebben. Kun je dat niet garanderen? Verwijder dan het ADSP-record uit de DNS. |
| SPF check failed Sender not authorized | De e-mail is niet verzonden via de mailserver die verantwoordelijk is voor dit afzenderadres. | Verstuur deze e-mail alleen via de mailserver die verantwoordelijk is voor dit afzenderadres. |
| No authorization to send this mail | Je hebt geen toestemming om de e-mail met dit afzenderadres te versturen. | Gebruik je eigen afzenderadres om de e-mail te versturen. |
| Mailbox is blocked, Mailbox is disabled, User is inactive | Het postvak van de ontvanger is (tijdelijk) geblokkeerd. | Vraag de ontvanger naar de reden en de duur van de blokkade. |
| Mail forward-loop detected | Er is een mail-loop ontdekt en geblokkeerd. Mail-loops ontstaan als e-mails dubbel worden geforward en dan via twee of meer ontvangers in kringetjes rondgaan. | Let er bij het doorsturen van e-mails op dat er geen lussen ontstaan. Stel je doorstuurregels zo in dat reeds doorgestuurde e-mails niet opnieuw worden doorgestuurd. Dit kun je herkennen aan de regel ‘X-RZG-FWD-BY’ in de header. |
| Temporary failure, try again later, SMTP-Service currently not available due to resource limitations | Er is een tijdelijk probleem op de mailserver. | Probeer het later nog eens. |
| Authentication failed | Gebruikersnaam of wachtwoord is onjuist. | Gebruik de juiste inloggegevens. |
| You are not allowed to send mail, Das Versenden von Mails ist Ihnen nicht erlaubt | Dit postvak mag geen mail versturen. | Deblokkeer het postvak. |
| Too many concurrent SMTP connections by this user | Er zijn te veel (meer dan 100) gelijktijdige verbindingen met een postvak. | Stel je mailprogramma zo in dat het niet meer dan 100 gelijktijdige verbindingen met een postvak tot stand brengt. |
| Insufficient privacy level (TLS required) | Er is geprobeerd de e-mail via een onversleutelde verbinding te verzenden. | De e-mail moet via een versleutelde TLS-verbinding worden verzonden. |
| Unerlaubte Domain 'xxx' im Envelope-From (B-EFROM-STRATO) | Er is geprobeerd een e-mail te verzenden met een domein in de ‘Envelope-From’ (ook wel ‘return address’) dat eigendom is van STRATO. Je mag dit adres niet gebruiken. Dit zou er namelijk toe leiden dat alle ‘niet-bezorgd’-meldingen (bounces) in een postvak bij STRATO terechtkomen in plaats van bij jou. | Verstuur je een nieuwe e-mail? Gebruik dan je eigen e-mailadres zowel in de Envelope-From als in de ‘From:’ of ‘Sender:’ van de e-mail. Wil je een reeds ontvangen e-mail uit je postvak lezen en doorsturen als nieuwe e-mail? Wijzig de Envelope-From dan in je eigen e-mailadres. Laat de oorspronkelijke e-mail geheel ongewijzigd. Verander ook de onderwerpregel niet door er woorden als ‘Fwd:’ of iets dergelijks voor te zetten, of de kop ‘From:’. Anders worden eventuele DKIM-handtekeningen in de e-mail ongeldig en bestaat het risico dat de e-mail daardoor door de ontvangende mailserver geweigerd wordt. De beste manier om e-mails door te sturen is via een forward-filterregel. Zo'n filterregel kun je in STRATO Webmail configureren of in het e-mailbeheer in de klantenlogin. Als je een e-mail wilt doorsturen op een manier die ook aan DMARC voldoet, kun je beter een nieuwe e-mail aanmaken. Daar voeg je de originele e-mail als attachment aan toe. Die gecombineerde mail verstuur je met je eigen e-mailadres in de Envelope-From en From:-headers. Gebruik voor alle drie procedures in de Envelope-From en de From:-header steeds het exacte e-mailadres waarmee je op de SMTP-server inlogt. Anders kan een DMARC Alignment Check mislukken, waardoor een ontvangende mailserver de ontvangst van de e-mail mogelijk weigert. |
Waarom krijgt de afzender plotseling een ‘onbestelbaar’ bericht van de systeembeheerder als hij me een e-mail schrijft?
De afzender van een e-mail krijgt deze foutmelding als je per ongeluk een forward-loop in je e-mailconfiguratie hebt ingesteld.
Voorbeeld: je hebt je eerste e-mailadres (webmaster/postmaster) omgeleid naar een ander e-mailadres op je domein. Maar dat e-mailadres bestaat niet, omdat je het nog niet hebt aangemaakt. Dan ontstaat een lus.
Het werkt zo: zodra een e-mail naar je webmasteradres wordt gestuurd, gaat die automatisch door dat tweede postvak. Maar dat postvak bestaat niet, waardoor dezelfde e-mail dankzij de ‘catchall-functie’ weer teruggestuurd wordt naar je webmasteradres. Dat stuurt het weer door naar het niet-bestaande adres, enzovoort. Er is een lus ontstaan - tenzij je natuurlijk de catchall-functie anders hebt ingesteld.
Een tweede mogelijkheid is dat je bijvoorbeeld een e-mailadres met de naam ‘info’ en een e-mailadres met de naam ‘aanbieding’ hebt ingesteld. Als je nu je ‘info’ e-mailadres laat doorverwijzen naar ‘aanbieding@jouwstratodomein.nl’, maar het e-mailadres ‘aanbieding’ zélf wederom weer al hebt geforward naar info@jouwstratodomein.nl, ontstaat ook hier een lus.
In beide gevallen ontvangt de afzender van de e-mail kort na het verzenden een bericht dat bezorging niet mogelijk is.
Om te voorkomen dat dit weer gebeurt, ga je naar de klantenlogin (log hier in voor je hostingpakketten of domein). Klik dan op de menuopties E-mail en E-mailbeheer aan de linkerkant en wijzig of verwijder de e-mailforward.
Waarom heb ik een e-mail ontvangen met foutmelding 550?
Je krijgt deze foutmelding als je e-mailserver gebruikt wordt als open relay server. Dan proberen anderen om vreemde e-mails, spam of reclame-mail via jouw server bij STRATO te versturen.
De STRATO server weigert die e-mails om jou tegen dat misbruik te beschermen.
In detail betekent dit het volgende:
Voordat je een e-mail kunt versturen, moet je ter authenticatie met je domeinnaam op de mailserver inloggen. Beheer je een eigen e-mailserver via smtp.strato.com en wordt die misbruikt als open relay server? Dan betekent dit dat jouw authenticatie misbruikt wordt om e-mails te versturen met een ander afzenderadres dan behoort bij je pakket. Met andere woorden: de domeinnaam van de afzender van je e-mail is dan niet dezelfde domeinnaam als je gebruikt om via POP3 in te loggen op je e-mailserver.
Voorbeeld: je logt in op de mailserver met je STRATO e-mailadres naam@jouwstratodomein.nl. Maar de e-mails die je nu stuurt, hebben niet naam@jouwstratodomein.nl als afzender, maar bijvoorbeeld jan@jansenonline.nl – een domein dat niet bij je pakket hoort.
Zorg er dus voor dat je server niet kan worden misbruikt als open relay server. Hoe je dat doet, is afhankelijk van de server en het gebruikte besturingssysteem.
Waarom krijg ik de foutmelding ‘Mailbox in use’?
De melding ‘Mailbox in use’ komt voor wanneer je bijvoorbeeld een e-mail ontvangt. Als de e-mail wat groter is, kan de melding ook wat langer te zien zijn.
Een tweede mogelijkheid is als je dezelfde naam verschillende keren hebt gebruikt. Bijvoorbeeld als postvak 1 en postvak 2 beide ‘webmaster’ heten, hetzij als alias, hetzij als hoofdnaam van het postvak. Daarom moet je er altijd voor zorgen dat elke naam maar één keer wordt gebruikt.
Het meest voorkomende geval doet zich voor wanneer de verbinding met de POP3-server wordt verbroken. Als die verbinding niet correct is beëindigd, blijft hij open tot de idle-timeout (10 minuten). Gedurende deze tijd kun je niet op hetzelfde postvak inloggen. Er is namelijk maar één verbinding tegelijk met een e-mailpostvak toegestaan.
Verdwijnt deze fout zelfs na uren of dagen niet? Neem dan contact op met onze klantenservice.
Waarom ontvang ik e-mails die alleen naar mijn domein gestuurd worden?
Wordt een e-mail naar je domein gestuurd (bijvoorbeeld postvaknaam@jouwstratodomein.nl) en heb je geen overeenkomstig postvak of alias op je domein? Dan komt e-mail terecht in de postvak van de webmaster (webmaster@jouwstratodomein.nl) - mits je de catchall-functie voor dit e-mailadres hebt geactiveerd.
Dit betekent dat alle e-mails die naar fantasienaam@jouwstratodomein.nl worden gestuurd, in het postvak van de webmaster belanden. Het maakt niet uit om welk e-mailadres het gaat, elke denkbare postvaknaam voor het @-teken komt op je domein terecht.
Je kunt deze catchall-functie activeren in het e-mailbeheer van je pakket, onder E-mail en E-mailbeheer. Klik daar op Postvak bewerken bij een bestaand postvak:
Waarom krijg ik opeens de foutmelding: ‘verkeerd wachtwoord’ bij het ophalen van mijn e-mail met Outlook?
Krijg je deze melding zonder de vorige instellingen te hebben veranderd? Dan is het mogelijk dat je verzoek aan de e-mailserver niet binnen een bepaalde tijd beantwoord werd. Outlook laat dan een verkeerde melding zien, namelijk dat het wachtwoord niet juist is.
Je kunt deze time-out zelf hoger zetten (Extra > Accounts > E-mail > Eigenschappen > Geavanceerd ) of gewoon nog eens proberen om de e-mail op te halen.
Verder kun je ook eenvoudig een nieuw wachtwoord voor je postvakken toekennen in de STRATO klantenlogin op onze website. Kies hiertoe de menuopties E-mail en E-mailbeheer.
Deze fout treedt ook heel vaak op bij het opnieuw configureren van het e-mailaccount in Outlook. Outlook geeft bij de configuratie vaak de opgegeven gebruikersnaam als suggestie, zonder het domein erbij. Dit wekt de indruk dat deze instelling juist is. Maar je moet bij de configuratie toch echt het volledige e-mailadres, dus gebruikersnaam@domein.nl invullen.
Waarom werkt mijn filter niet zoals ik het heb ingesteld?
Controleer de filters die je gemaakt hebt onder Instellingen / Filter bewerken.
Er zijn filtercombinaties die elkaar tegenspreken. Bijvoorbeeld als je één filter hebt ingesteld dat de afzender als spam classificeert en in een tweede filter andere voorwaarden en acties voor diezelfde afzender hebt geconfigureerd.
Ook kan een filter niet in een gesproken bericht naar tekstpassages zoeken, dus zo’n bericht kun je niet automatisch forwarden. Daarnaast is het mogelijk dat je een filter hebt ingesteld dat de voorwaarde bevat ‘Afzender bevat niet ‘mail@domein.nl’, gekoppeld aan de actie ‘Verplaats naar concepten’. In dit geval belandden alle andere berichten automatisch in ‘Concepten’.
Waarom kan ik geen e-mails sturen met een groot attachment (bijlage) of waarom komt het attachment ‘gefragmenteerd’ aan?
Kun je geen e-mails met attachments versturen? Of lukt het versturen wel, maar komen de e-mails bij de ontvanger ‘opgesplitst’ aan met een .txt-attachment? Dan kan dat verschillende oorzaken hebben. Mogelijk heeft je e-mailprogramma een limiet voor de grootte van berichten. Of de ontvangende server weigert grote e-mails af te leveren. Deze instellingen kunnen ook door de provider zijn bepaald. Verstuur je e-mail ook in versleutelde vorm? Dan vergroot die versleuteling het bericht flink ten opzichte van de oorspronkelijke versie.
Tip: met STRATO HiDrive kun je grote bestanden eenvoudig delen. Je hoeft zo’n bestand dan niet als e-mailbijlage te versturen. De ontvanger krijgt alleen een link en kan daarmee het bestand dan zelf naar zijn computer downloaden.