AI telefoonassistent: afspraken boeken instellen (Google Agenda, Microsoft 365, Cal.com & Calendly)
Met afspraken boeken kan je AI telefoonassistent tijdens het gesprek direct afspraken voor je bellers inplannen. In dit artikel lees je hoe je je agenda of boekingstool koppelt en de koppeling test.
ℹ️ Info: Dit artikel geldt als je de AI telefoonassistent hebt geboekt. Afspraken boeken is beschikbaar in het tarief Pro en het tarief Unlimited. In het tarief Start is het niet inbegrepen. Welk tarief je hebt, zie je in je klantenlogin onder Contractinformatie. Een overzicht vind je in het artikel AI Frontdesk: overzicht van alle assistenten.
Voorwaarden
- Je hebt de AI telefoonassistent in een tarief met afspraken boeken (zie hierboven).
- Je hebt de interface AI Frontdesk geopend en de eerste basisinstellingen gedaan (zie AI telefoonassistent instellen en activeren).
- Je hebt een account bij je boekingstool: Google, Microsoft 365, Cal.com of Calendly. Afhankelijk van de functies kan bij Cal.com of Calendly een betaald abonnement nodig zijn, bijvoorbeeld voor meerdere soorten afspraken of teamfuncties.
Hoe werkt afspraken boeken?
Via de koppeling met je agenda of boekingstool kan de assistent:
- vrije tijden in real time controleren,
- passende afspraken voorstellen,
- afspraken direct in het gesprek boeken.
De instelling gaat in twee stappen: je kiest je boekingstool en koppelt die aan de assistent. Bij Cal.com en Calendly maak je daarvoor eerst een API-sleutel aan in de betreffende tool.
Waar vind ik Afspraken boeken?
- Open in je klantenlogin het pakket met je AI-assistenten. Klik op de pagina Overzicht op de kaart AI Frontdesk. De interface opent in een nieuw browsertabblad.
- Open in de navigatie links onder Instellingen het onderdeel Afspraken boeken.
- Kies je boekingstool:
| Boekingstool | Beschrijving |
| Google Agenda | Boek afspraken rechtstreeks in je Google Agenda. |
| Microsoft 365 | Boek afspraken rechtstreeks in je Microsoft 365-agenda. |
| Cal.com (onder Andere aanbieders) | Koppeling met een API-sleutel. |
| Calendly (onder Andere aanbieders) | Koppeling met een Personal Access Token. |
⚠️ Waarschuwing: Wijzigingen worden niet automatisch bewaard. Klik na elke aanpassing rechtsboven op Opslaan, zodat je invoer niet verloren gaat.
Hoe koppel ik Google Agenda of Microsoft 365?
- Klik bij Afspraken boeken op Google Agenda of Microsoft 365.
- Het aanmeldscherm van je account bij de aanbieder opent. Volg de stappen op het scherm.
- Klik daarna in de interface rechtsboven op Opslaan.
ℹ️ Info: Opent het aanmeldscherm niet? Sta dan pop-ups toe voor deze pagina in je browser en probeer het opnieuw.
Hoe stel ik Cal.com in?
API-sleutel maken in Cal.com
- Klik bij Afspraken boeken op Cal.com.
- Klik naast API-sleutel op API-sleutel aanmaken. De ontwikkelaarsinstellingen van Cal.com openen.
- Maak daar een API-sleutel (v2) aan en geef hem een duidelijke naam, bijvoorbeeld "AI telefoonassistent".
- Kopieer de gemaakte API-sleutel naar het klembord.
Meer informatie vind je in de documentatie van Cal.com (Engels).
Cal.com koppelen aan de assistent
- Plak de gekopieerde sleutel bij Afspraken boeken in het veld API-sleutel.
- Klik rechtsboven op Opslaan.
Met Integratie verwijderen verbreek je de koppeling weer.
⚠️ Waarschuwing: De API-sleutel geeft toegang tot je agendafuncties. Behandel hem vertrouwelijk, net als een wachtwoord, en geef hem niet door aan onbevoegden. Is de sleutel gelekt, verwijder hem dan in je Cal.com-account en maak een nieuwe.
Hoe stel ik Calendly in?
Personal Access Token maken in Calendly
- Klik bij Afspraken boeken op Calendly.
- Klik naast API-sleutel op API-sleutel aanmaken. De integratie-instellingen van Calendly openen.
- Maak daar een Personal Access Token aan en geef hem een unieke naam, bijvoorbeeld "AI telefoonassistent".
- Kopieer het token naar het klembord.
Afhankelijk van de versie van Calendly kunnen de menu's verschillen. Een actuele handleiding vind je in de documentatie van Calendly (Engels).
Calendly koppelen aan de assistent
- Plak het token bij Afspraken boeken in het veld API-sleutel.
- Klik rechtsboven op Opslaan.
Met Integratie verwijderen verbreek je de koppeling weer.
⚠️ Waarschuwing: Het token geeft toegang tot je agendafuncties. Behandel het vertrouwelijk, net als een wachtwoord, en geef het niet door aan onbevoegden. Is het token gelekt, verwijder het dan in je Calendly-account en maak een nieuw token.
Hoe test ik afspraken boeken?
Test de koppeling na het instellen met testgesprekken.
- Klik rechtsboven op Testgesprek.
- Geef de assistent een duidelijke vraag, bijvoorbeeld: "Ik wil volgende week in de ochtend een adviesgesprek inplannen."
- Let op: vraagt de assistent naar datum, tijd en eventueel het soort afspraak? Stelt hij passende vrije tijdvakken voor? Wordt de afspraak daarna in je agenda gezet?
- Controleer of je een bevestiging van je agendadienst ontvangt en of herinneringen worden verstuurd zoals je wilt.
Herhaal de test eventueel met verschillende soorten afspraken, bijvoorbeeld 15 en 30 minuten of een kennismakingsgesprek en een vervolgafspraak.
ℹ️ Info: De assistent bevestigt afspraken alleen via de gekoppelde boekingstool. Vindt hij geen vrije tijd, dan hoort hij dat eerlijk te zeggen en een alternatief aan te bieden, bijvoorbeeld een terugbelverzoek.
Hoe ga ik veilig om met API-sleutels?
- Behandel API-sleutels en tokens als een wachtwoord: niet doorgeven en niet per e-mail versturen.
- Bewaar ze alleen op de plekken waarvoor ze bedoeld zijn: in de assistent en in je boekingstool.
- Gebruik waar mogelijk aparte sleutels voor test- en productiesystemen.
- Verwijder sleutels die je niet meer nodig hebt of die zijn gelekt direct in je boekingstool en maak nieuwe.
Verwante artikelen
- AI Frontdesk: overzicht van alle assistenten
- AI telefoonassistent instellen en activeren
- AI telefoonassistent: doorschakelen & aanvragen
- AI telefoonassistent: stem, gedrag & kennis
- AI telefoonassistent: API-integraties instellen