AI telefoonassistent instellen en activeren met de installatiewizard

Met de installatiewizard zet je je AI telefoonassistent in een paar stappen klaar – zonder technische kennis. In dit artikel leggen we je stap voor stap uit hoe de wizard werkt, hoe je een testgesprek voert en hoe je de assistent activeert voor je klanten.

Stap 1: De configuratiepagina openen

1. Log in met je klantnummer en wachtwoord in de beveiligde klantenlogin.
2. Open je pakket en klik in het overzicht op AI telefoonassistent starten.
3. Je wordt doorgestuurd naar de AI telefoonassistent en de pagina Configureren opent zich.

Op deze overzichtspagina zie je meteen alle instellingen van de assistent.

Stap 2: De installatiewizard stap voor stap doorlopen

De installatiewizard neemt je mee door alle relevante onderdelen. Je kunt de wizard in één keer doorlopen of in meerdere sessies – je tussentijdse resultaten blijven bewaard na het opslaan.

1. Vertel ons over je bedrijf Stel je branche in, geef aan welke taak de assistent voor je moet uitvoeren en hoeveel gesprekken je per maand verwacht. Klik daarna op Verder.

2. Website-inhoud importeren Vul je domein in het betreffende veld in en klik op Nu inleren. De assistent haalt automatisch de belangrijkste informatie van je website op, zodat hij typische vragen van klanten kan beantwoorden.

3. Begroeting instellen Stel een korte, passende begroeting voor je bedrijf op en klik op Verder.

   Juridisch correcte begroeting

   De AI telefoonassistent moet zich bij de begroeting kenbaar maken als AI en verwijzen naar je privacyverklaring. Een tekstbouwsteen voor je privacyverklaring vind je in het artikel "AI telefoonassistent: Belangrijke aanvulling op je privacyverklaring".

4. Gesprekssamenvattingen Vul het gewenste e-mailadres in voor gesprekssamenvattingen en klik op Verder.

5. Testgesprek voeren Noteer het weergegeven telefoonnummer van je assistent en bel dit nummer om de begroeting en het gedrag kort te testen.

Na een geslaagd testgesprek verschijnt de melding Installatie voltooid. Via Naar de configuratie ga je vervolgens naar de configuratiepagina met alle uitgebreide instellingen.

Overzicht: Basisfuncties in de wizard

In de installatiewizard stel je ook vier basisfuncties in:

• Stem, taal & gedrag – hoe de assistent klinkt, hoe hij begroet en hoe hij zich tijdens het gesprek gedraagt.
• Bedrijfskennis – welke kennis de assistent over je bedrijf, diensten en processen mag gebruiken.
• Doorschakeling & contacten – wie gesprekken of e-mailsamenvattingen ontvangt en op basis van welke regels wordt doorgeschakeld.
• Gespreksonderwerpen – welke typische onderwerpen de assistent moet herkennen en gestructureerd moet verwerken (bijv. afspraakverzoek, terugbelverzoek).

In dit artikel blijft het bij dit overzicht. Gedetailleerde stap-voor-stap-instructies voor elk onderdeel vind je in de gekoppelde vervolgartikelen (zie hieronder).

Overzicht: Uitgebreide functies (afspraken & API)

Afhankelijk van je abonnement kun je ook uitgebreide functies gebruiken:

• Afsprakenbeheer
  • Koppeling met afsprakentools zoals Calendly of Cal.com.
  • De assistent herkent afspraakverzoeken, controleert beschikbaarheid in realtime en boekt direct een afspraak.
• API-integraties
  • Koppeling met CRM-, support- of agendasystemen via REST-API's.
  • De assistent kan gegevens opvragen of vermeldingen (tickets, leads, afspraken) tijdens het gesprek aanmaken.

Deze uitgebreide functies stel je in via afzonderlijke stappen na de basisconfiguratie. Hiervoor zijn aparte helpartikelen met technische details beschikbaar.

Stap 3: Een testgesprek voeren met de AI telefoonassistent

Zodra je de basisfuncties in de installatiewizard hebt doorlopen en opgeslagen, is het tijd om de assistent met testgesprekken uit te proberen.

1. Noteer het telefoonnummer van de AI telefoonassistent.
   • Dit wordt links op de configuratiepagina weergegeven.
2. Bel het nummer vanuit een vaste lijn of mobiele telefoon.
3. Speel typische gesprekssituaties na, bijvoorbeeld:
   • Afspraakverzoek
   • Terugbelverzoek
   • Vraag over een product of dienst
4. Let hierbij vooral op:
   • Hoe klinkt de begroeting?
   • Worden gespreksonderwerpen zinvol herkend en gestructureerd verwerkt?
   • Werken doorschakelacties en e-mailsamenvattingen zoals verwacht?
   • Worden eventueel ingestelde afspraakfuncties of API-acties correct uitgevoerd?

Als de testgesprekken naar wens verlopen, kun je de assistent in gebruik nemen.

Microfoontoestemming in de browser

Bij het eerste testgesprek vraagt de browser om toegang tot je microfoon. Alleen als je dit toestaat, werkt het testgesprek.

• Google Chrome / Microsoft Edge: Klik in de melding onder de adresbalk op Toestaan.
• Mozilla Firefox: Klik in de melding onder de adresbalk op Toestaan.

Heb je de toegang per ongeluk geblokkeerd? Dan kun je dit later weer toestaan in de browserinstellingen onder Privacy of Websiterechten.

Stap 4: De AI telefoonassistent in gebruik nemen (activeren)

Zodat de AI telefoonassistent gesprekken van je klanten kan aannemen, kies je een contactoptie en voeg je een privacyvermelding toe op je website.

Contactoptie kiezen

Je hebt twee manieren om je assistent bereikbaar te maken:

1. Telefoonnummer van de assistent direct delen (eenvoudig)

   • Kopieer het nummer van de assistent.
   • Publiceer het op je website, in je e-mailhandtekening of in andere communicatiekanalen.

2. Doorschakeling instellen (aanbevolen)

   • Schakel je bestaande hoofdnummer (bijv. je kantoornummer) door naar het technische nummer van de assistent.
   • Mogelijke varianten:
     • Telefooncentrale / cloud-telefooncentrale: Standaard of voorwaardelijke doorschakeling in je centrale (bijv. buiten openingstijden).
     • Netwerkdoorschakeling: Doorschakeling rechtstreeks in het netwerk van je telefonieaanbieder (bijv. KPN, Vodafone).

Privacyvermelding toevoegen

Om de AI telefoonassistent op een privacyvriendelijke manier te gebruiken, is een vermelding in je privacyverklaring vereist.

1. Voeg in het gedeelte Privacy op je website een vermelding toe:
   • dat gesprekken worden verwerkt door een AI,
   • over het doel en de omvang van de gegevensverwerking.
2. Verwijs in de begroeting van de assistent naar deze privacyverklaring (bijv. via een link).

Best practices voor instructies (prompts)

In alle onderdelen van de installatiewizard geef je de AI instructies in gewone taal – bijvoorbeeld voor het gedrag tijdens een gesprek of de omschrijving van gespreksonderwerpen.

Houd daarbij de volgende aanbevelingen in gedachten:

• Rol duidelijk omschrijven
  • "Je bent een vriendelijke, professionele telefoonassistent van ons bedrijf."
  • "Je doel is om bellers snel en begrijpelijk te helpen."
• Concrete regels formuleren
  • "Je moet altijd …" / "Je mag nooit …"
  • Voorbeeld: "Je mag geen juridisch bindende toezeggingen doen."
• Structuur in plaats van doorlopende tekst
  • Werk met korte alinea's of opsommingen in plaats van lange lopende teksten.
• Tegenstrijdigheden vermijden
  • Beheer dezelfde regel op slechts één plek.
  • Controleer nieuwe instructies op mogelijke tegenstrijdigheden met bestaande instructies.
• Testen en bijsturen
  • Voer regelmatig testgesprekken met typische en lastige scenario's.
  • Pas waar nodig gedragsteksten en kennisitems aan.

Vervolgartikelen

Gebruik de volgende artikelen voor de gedetailleerde configuratie:

• Stem, gedrag en bedrijfskennis instellen – Personalisatie en kennis
• Doorschakeling, contacten en gespreksonderwerpen configureren – Gesprekslogica en routering
• Afsprakenbeheer instellen (Cal.com & Calendly) – Automatisch afspraken inplannen
• API-integraties instellen – Koppeling met CRM-, support- of agendasystemen
• Origineel telefoonnummer doorgeven bij doorschakeling – Technische informatie over doorschakeling
• Belangrijke aanvulling op je privacyverklaring – AI telefoonassistent