AI telefoonassistent instellen en activeren

Met de AI telefoonassistent neem je oproepen aan, ook als je zelf niet kunt opnemen. In dit artikel lees je hoe je de assistent instelt, test met een testgesprek en met Live zetten inschakelt voor je bellers.

Voorwaarden

• Je hebt de AI telefoonassistent geboekt.
• Je kunt inloggen op je STRATO klantenlogin.

Hoe open ik de instellingen van de AI telefoonassistent?

1. Log in op je klantenlogin.
2. Open het pakket met je AI-assistenten. De pakketnaam STRATO SMART AI dragen ook andere STRATO Smart AI-producten. Heb je je pakket een eigen naam gegeven, dan zie je die naam.
3. Controleer op de pagina Overzicht of je in het juiste pakket zit: in de kaart AI Frontdesk staan je geboekte assistenten met een groen vinkje.
4. Klik in die kaart op de titel AI Frontdesk. De interface opent in een nieuw browsertabblad.
5. Onder Instellingen in de navigatie links vind je alle onderdelen van de assistent.

Hoe stel ik de assistent in met de configuratie-assistent?

De Configuratie-assistent is een chat aan de rechterkant van de interface. Daarmee stel je je assistent in en wijzig je instellingen in gewone taal, bijvoorbeeld:

• "Begroeting aanpassen"
• "Toon aanpassen: formeel of informeel"
• "Gesprekken doorschakelen naar een collega"
• "Kiezen wie de samenvattingen per e-mail ontvangt"
• "Wat kan mijn agent?"

Je kunt de instellingen ook altijd zelf aanpassen in de onderdelen van de navigatie.

Welke basisinstellingen moet ik doen?

Voor de start heb je deze onderdelen nodig:

Uitgebreide instructies vind je in de artikelen AI telefoonassistent: stem, gedrag en kennisbank en AI telefoonassistent: doorschakelen, contacten en verzoeken.

Tip: begin eenvoudig. Stel eerst alleen het hoogstnodige in, zodat je snel kunt testen. Verfijn later wat nodig is.

Welke uitgebreide functies zijn er?

Afhankelijk van je tarief kun je extra functies gebruiken:

• Afspraken boeken: koppel een agenda of boekingstool (Google Agenda, Microsoft 365, Cal.com of Calendly). De assistent controleert de beschikbaarheid en boekt afspraken direct in het gesprek.
• API-integraties: koppel CRM-, support- of agendasystemen via REST-API's.
• Website-widget: een bel- of chatknop voor je website.

Hoe voer ik een testgesprek?

Test je assistent voordat je hem live zet.

1. Klik rechtsboven op Testgesprek (de groene telefoonknop). Heb je nog wijzigingen die je niet hebt opgeslagen, dan heet deze knop Opslaan & Bellen.
2. Het gesprek loopt direct in je browser. Sta bij het eerste gesprek toegang tot je microfoon toe:
   • Google Chrome / Microsoft Edge: klik in de melding onder de adresbalk op Toestaan.
   • Mozilla Firefox: klik in de melding onder de adresbalk op Toestaan.
3. Speel typische situaties na, bijvoorbeeld een afspraakverzoek, een terugbelverzoek of een vraag over je diensten.
4. Let op: hoe klinkt de begroeting? Worden verzoeken goed herkend? Werken doorschakelingen en e-mailsamenvattingen zoals verwacht?
5. Open Gesprekken en kies het tabblad Oproepen om je testgesprekken terug te zien.

Pas na elke test de instellingen aan en sla ze op. Heb je de toegang tot de microfoon per ongeluk geblokkeerd, dan kun je die later weer toestaan in de browserinstellingen onder privacy of sitemachtigingen.

Hoe zet ik de AI telefoonassistent live?

Met Live zetten krijg je een instructie voor de doorschakeling. De assistent neemt pas oproepen aan als je de doorschakeling op je telefoon of bij je aanbieder hebt ingesteld, of als je het nummer van de assistent rechtstreeks doorgeeft.

1. Klik rechtsboven op het menu (drie puntjes) en kies Live zetten.
2. Beantwoord de vragen van de wizard:

Stap 6 bij mobiel: je ziet een Activeringscode en een Deactiveringscode. Kies de activeringscode op je telefoon om de doorschakeling in te schakelen. Met de deactiveringscode schakel je hem weer uit. Met Kopiëren neem je de code over.

Stap 6 bij een vaste lijn: je ziet het nummer van je assistent. Dat vul je bij je aanbieder in als doel van de doorschakeling.

Originele telefoonnummer meesturen: zorg dat bij de doorschakeling het nummer van de beller wordt doorgegeven, zodat de assistent bellers kan herkennen en terugbelverzoeken kan koppelen. Lees hoe dat werkt in het artikel AI telefoonassistent: origineel telefoonnummer.

Wat moet ik doen voor de privacy?

1. Vul je privacyverklaring (bijvoorbeeld op je website) aan met een vermelding dat oproepen door een AI worden verwerkt, plus het doel en de omvang van de gegevensverwerking.
2. Verwijs in de begroeting van de assistent naar deze privacyverklaring.

Een tekstvoorbeeld vind je in het artikel AI telefoonassistent: privacyverklaring.

Welke tips gelden voor instructies (prompts)?

In alle onderdelen geef je de AI instructies in gewone taal, bijvoorbeeld voor het gedrag in het gesprek of de beschrijving van aanvragen.

• Geef de rol duidelijk aan: "Je bent een vriendelijke, professionele telefoonassistent van ons bedrijf."
• Formuleer concrete regels: "Je moet altijd …" of "Je mag nooit …", bijvoorbeeld "Je doet geen juridisch bindende toezeggingen."
• Structuur in plaats van lopende tekst: werk met korte alinea's of opsommingen.
• Vermijd tegenstrijdigheden: zet dezelfde regel maar op één plek en controleer nieuwe instructies op tegenstrijdigheid met bestaande.
• Test en stuur bij: voer regelmatig testgesprekken met typische en lastige situaties.

Verwante artikelen

• AI Frontdesk: overzicht van alle assistenten
• AI telefoonassistent: stem, gedrag en kennisbank
• AI telefoonassistent: doorschakelen, contacten en verzoeken
• AI telefoonassistent: afspraakplanning instellen
• AI telefoonassistent: API-integraties instellen
• AI telefoonassistent: origineel telefoonnummer
• AI telefoonassistent: privacyverklaring