Je e-mail is verstuurd.

Hoe kan ik AVG-relevante e-mails uit het e-mailarchief verwijderen?

Inhoudsopgave Inhoudsopgave

Hieronder laten wij je zien hoe je in STRATO Mailarchivering een account kunt aanmaken voor de medewerker verantwoordelijk voor gegevensbescherming. Ook tonen we je hoe deze medewerker AVG-relevante e-mails uit het archief kan verwijderen.

Een account aanmaken voor de functionaris voor gegevensbescherming

Maak hiervoor een zogenaamde gebruikersrol aan in de STRATO Mailarchivering.

Stap 1: ga naar de STRATO klantenlogin en kies het desbetreffende pakket. Selecteer E-mail > Mailarchivering en klik vervolgens op de knop Naar het mailarchief aan de rechterkant. Je bent nu ingelogd als "eigenaar" en kunt met de volgende stappen verder.

Klik rechtsboven naast het vlaggetje op het gebruikersicoon. Kies Gebruikersbeheer.

AVG-relevante e-mails verwijderen-1.png

Kies vervolgens het postvak van de persoon waar je de rol van AVG-medewerker aan wilt toekennen.

 

AVG-relevante e-mails verwijderen-1.png

Wordt er geen postvak weergegeven? Dan moet je een nieuw postvak aanmaken in het e-mailbeheer van STRATO. Vervolgens stuur je een e-mail naar dat postvak. De AVG-medewerker heeft de toegangsgegevens van dit postvak nodig. Houd er rekening mee dat het tot 10 minuten kan duren voor het nieuwe postvak in de Mailarchivering verschijnt.

Je mag het postvak niet als @[Alle domeinen] aanmaken; het moet het aan een specifiek domein toegekend zijn.


In het keuzeveld kun je nu de rol van de AVG-medewerker (functionaris voor Gegevensbescherming) kiezen voor dit nieuwe postvak.

AVG-relevante e-mails verwijderen-2.png

Zet de schakelaar aan de rechterzijde op groen en klik dan op de drie punten. Je kunt vervolgens een nieuw wachtwoord aanvragen.

AVG-relevante e-mails verwijderen-3.png


Je ontvang dan een e-mail met een link waarmee je het nieuwe wachtwoord kunt aanmaken.

AVG-relevante e-mails verwijderen-4.png


Nu kun je met het postvak en het zojuist aangemaakte wachtwoord direct inloggen op dit adres:
https://mailarchiv.strato.de/de/users/sign_in

 

De functies van de "functionaris voor gegevensbescherming" zijn beperkt in vergelijking met die van de admin. De "Complete Admin" daarentegen heeft minder rechten dan de eigenaar van het pakket.


De AVG-medewerker heeft minder functies ter beschikking dan de admin.

+++

Beste STRATO klant

 

Je hebt een nieuwe gebruiker aangemaakt in STRATO Mailarchivering. Kies nu een wachtwoord voor deze gebruiker. Klik hiervoor binnen 48 uur op de volgende link:

 

Wachtwoord aanmaken

 

Heb je zelf geen nieuwe gebruiker aangemaakt? Negeer deze e-mail dan en neem direct contact met ons op via support@strato.nl.

 

Bedankt en met vriendelijke groet,

 

STRATO team

+++

 

E-mails verwijderen

Heb je het account voor de AVG-medewerker aangemaakt? Dan kun je de e-mails filteren die moeten worden verwijderd. Log in met de rol functionaris voor gegevensbescherming.

Om dit te doen, ga je eerst naar het tabblad Compliance en kies je eDiscovery en Filter aanmaken. Vervolgens geef je het filter een duidelijke naam en sla je het op.

AVG-relevante e-mails verwijderen-1.png

 

Met de geavanceerde zoekfunctie kun je naar specifieke e-mails in het archief zoeken. Je kunt hier de voorgedefinieerde criteria gebruiken en een EN of OF-voorwaarde toevoegen.

Lees dit FAQ-artikel voor meer informatie over de zoekfunctie (identiek aan eDiscovery): https://www.strato.nl/faq/mail/strato-mailarchivering-welke-instellingen-kan-ik-gebruiken/

 

Nadat je het zoekfilter hebt opgeslagen, kun je het op elk moment weer oproepen. Ga hiervoor opnieuw naar het tabblad Compliance, kies daar eDiscovery en vervolgens Opgeslagen zoekopdracht. Daar selecteer je de juiste zoekopdracht.

AVG-relevante e-mails verwijderen-2.png

 

Klik in het volgende veld eerst op het bovenste item Markeren voor beoordeling en vervolgens op het tweede item, Markeren voor beoordeling en verwijdering.

 

AVG-relevante e-mails verwijderen-3.png

Om compliance-redenen raden wij je aan om de reden voor het verwijderen van de e-mails te noemen. Bijvoorbeeld: sollicitaties.
Het opgeslagen filter moet ook worden verwijderd!

Nu is het filter ook gemarkeerd voor verwijdering en kun je het definitief verwijderen. In de regel word je doorgestuurd naar de volgende pagina. Gebeurt dit niet? Klik dan op Proces controleren en kies Opgeslagen zoekopdracht (die moet worden verwijderd). Je kunt dan het verwijderingsproces starten en bevestigen door op de punt in de rechterbovenhoek te klikken. Nu begint de verwijdering.

 

Door op de knop Verwijderingsproces starten te drukken, ga je akkoord met het verwijderen van alle e-mails, met uitzondering van de e-mails die wettelijk relevant zijn. Er is geen mogelijkheid om verwijderde e-mails te herstellen!

Afhankelijk van het aantal e-mails kan het proces enige tijd in beslag nemen.

 

Een gestart verwijderingsproces kan niet worden afgebroken, tenzij het nog in de wachtrij staat.

 

 

https://www.strato.nl/faq/mail/strato-mailarchivering-welke-instellingen-kan-ik-gebruiken/
Heeft dit artikel je geholpen?
Info: 3ce10dfe14e98454a19f253950c90a2fdc15cd89