Zo schrijf je het perfecte afwezigheidsbericht

Do’s, don’ts en kant-en-klare sjablonen

Als je op vakantie gaat of ziek bent en gedurende die periode niet per per e-mail bereikbaar kan of wilt zijn, is een automatisch antwoord met een afwezigheidsbericht zinvol. Je contacten hoeven dan niet onnodig lang in onwetendheid op antwoord te wachten. Bij een afwezigheidsbericht gaat het om een korte tekst, met daarin de belangrijkste zaken: in welke periode je niet bereikbaar bent, wanneer je contacten weer een echt antwoord kunnen verwachten en eventueel de reden voor je afwezigheid en/of een persoonlijk bericht. Ook een verwijzing naar een ander e-mailadres, bijvoorbeeld dat van een collega, is vaak handig of zelfs noodzakelijk. Bovendien kun je je mails ook automatisch laten doorsturen naar een collega of een ander e-mailadres. Vergeet ook niet om je mail te eindigen met een professionele handtekening.

Het is eigenlijk heel simpel: bij goede communicatie via e-mail hoort een afwezigheidsbericht. Je kan het instellen via de autoreply-functie van je mailprovider of –programma. Let er wel op dat je niet vergeet om de autoreply weer uit te schakelen als je terug bent!

Wat in de tekst van een afwezigheidsbericht moet staan, is afhankelijk van de situatie. Waar veel bedrijven een formele omgang - hier kun je meer lezen over een zakelijk e-mailadres hebben - verwachten, is het elders gebruikelijk om de tekst luchtiger te maken met persoonlijke elementen. In principe is een afwezigheidsbericht echter onpersoonlijk, want het is geautomatiseerd. Zoals zo vaak is het de toon die de muziek maakt. Tenslotte wil je niemand die probeert contact met je op te nemen irriteren of beledigen.

Natuurlijk kun je bij het opstellen van een afwezigheidsbericht gebruikmaken van sjablonen en voorbeelden. Maar hoe stel je het perfecte afwezigheidsbericht op?

---

Afwezigheidsbericht – stap voor stap

Titel

Het is gebruikelijk om in de titel eenvoudigweg ‘afwezigheidsbericht’ (Engels: ‘out of office message’) te schrijven. Zo weet iedereen direct bij ontvangst van het geautomatiseerde antwoord dat je niet beschikbaar bent.

Aanhef

Begin je afwezigheidsbericht met een aanhef. Je kunt de afzender ook bedanken voor het ontvangen bericht. Een combinatie van beide is ook denkbaar.

Voorbeelden:

• Beste heer, mevrouw, …
• Hartelijk dank voor uw bericht!
• Goedendag en hartelijk dank voor uw e-mail!

Weer bereikbaar

In de tweede regel van je afwezigheidsbericht kun je het beste meteen de belangrijkste informatie schrijven: vanaf wanneer je weer bereikbaar bent en eventueel de reden voor je afwezigheid. Bij afwezigheid voor onbepaalde tijd is het voldoende om de reden te noemen. Doorgeven wanneer je weer bereikbaar bent maakt een betere indruk dan aangeven hoe lang je afwezig bent.

Voorbeelden:

• Op het moment ben ik op vakantie. Vanaf maandag DD/MM/JJ, hh:mm uur kunt u mij weer bereiken.
• Ik ben vanaf maandag DD/MM/JJ, hh:mm uur weer voor u bereikbaar.

Niet doorgestuurd

Wanneer je e-mails niet worden doorgestuurd of door een collega kunnen worden gelezen, is het soms van belang om dit te vermelden. Afhankelijk van de clientèle kan het zinvol zijn om een reden te noemen of om je hiervoor te excuseren.

Voorbeelden:

• Uw e-mail wordt niet doorgestuurd.
• Om vertrouwelijkheidsredenen wordt uw e-mail niet doorgestuurd.
• Ik vraag uw begrip voor het feit dat uw e-mail niet kan worden doorgestuurd.

Verwijzing

Wanneer je wordt vervangen door een collega, kun je je contact wijzen op zijn/haar e-mailadres en/of telefoonnummer. Om minder dringende kwesties uit te filteren kan het zinvol zijn om te vragen deze optie alleen te gebruiken voor dringende zaken.

Voorbeelden:

• Met uw verzoek kunt u contact opnemen met COLLEGA: collega@voorbeeld.nl.
• Neem in dringende gevallen contact op met COLLEGA: collega@voorbeeld.nl.
• In noodgevallen kunt u gebruikmaken van het volgende telefoonnummer: XXXX.

Afsluiting

Je kan een eenvoudige afsluiting gebruiken, maar in afwezigheidsberichten is het heel gebruikelijk om deze helemaal weg te laten.

Voorbeelden:

• Met vriendelijke groet,
  NAAM
• Hartelijke groet,
  NAAM

---

Overzicht – bouwstenen met voorbeelden

Aanhef	Beste heer, mevrouw, … Hartelijk dank voor uw bericht! Goedendag en hartelijk dank voor uw e-mail!
Weer bereikbaar	Op het moment ben ik op vakantie. U kunt mij vanaf maandag DD/MM/JJ, hh:mm uur weer bereiken. Ik ben vanaf maandag DD/MM/JJ, hh:mm uur weer voor u bereikbaar.
(Niet doorgestuurd)	Uw e-mail wordt niet doorgestuurd. Om vertrouwelijkheidsredenen wordt uw e-mail niet doorgestuurd. Ik vraag uw begrip voor het feit dat uw e-mail niet kan worden doorgestuurd.
(Verwijzing)	Met uw verzoek kunt u contact opnemen met COLLEGA: collega@voorbeeld.nl. Neem in dringende gevallen contact op met COLLEGA: collega@voorbeeld.nl. In noodgevallen kunt u het volgende telefoonnummer gebruiken: XXXX.
(Afsluiting)	Met vriendelijke groet, NAAM Hartelijke groet, NAAM

---

Persoonlijke opmerkingen

Je afwezigheidsbericht hoeft niet per se zo formeel te zijn als de bovenstaande voorbeelden. In veel sectoren kun je bijvoorbeeld losjes en hartelijk met klanten omgaan. Ook is de toon vaak informeler wanneer de communicatie via e-mail uitsluitend bedrijfsintern verloopt, zodat dus alleen je collega’s het afwezigheidsbericht kunnen lezen. Zelfs bij veel externe bedrijfspartners is een “vlotte” autoreply-mail heel gebruikelijk. Wij laten je zien hoe je je afwezigheidsbericht kan personaliseren en wat je beter niet kunt doen.

Gepersonaliseerd afwezigheidsbericht: dit zijn mogelijkheden

Bij deze stijlfiguren moet je zelf nagaan wat past bij jouw bedrijf. Houd in gedachten dat je meerderen mogelijk hetzelfde afwezigheidsbericht ontvangen als de collega’s waarmee je een losse manier van communiceren hebt. Gebruik deze tips daarom weloverwogen.

Stijlfiguur	Voorbeelden
Ongedwongen formuleringen	Ik ben eerst even op vakantie! Jullie kunnen mij weer bereiken vanaf DD/MM/JJ. Vanaf DD/MM/JJ sta ik weer voor jullie klaar – met frisse energie en initiatieven!
Bijzondere reden gebruiken	Ik wens jullie een goede jaarwisseling. Tijdens de feestdagen zijn wij gesloten. Ik wens jullie en jullie naasten fijne kerstdagen!
Humor onder collega’s	Mits ik in de jungle niet ben opgegeten, kunnen jullie mij vanaf DD/MM/JJ weer bereiken. Ik hoop dat ik tijdens het wandelen niet in een kloof val! In dringende gevallen kunnen jullie contact opnemen met mijn potplant.

---

Gepersonaliseerd afwezigheidsbericht: dit kun je beter niet doen

Afwezigheidsberichten zijn in principe een formele zaak. Bepaalde stijlmiddelen kunnen hun doel voorbijschieten. Wij laten je zien welke formuleringen je beter kunt vermijden.

Stijlfiguur	Voorbeelden
Opluchting/leedvermaak	Eindelijk heb ik mijn welverdiende vakantie! Ik vlucht nu eerst weg van mijn bureau, de wildernis in. Wegwezen hier! Houd mijn plaatsje vrij!
“Onverschillige instelling” laten blijken, te korte formuleringen	Ik ben op vakantie en lees tot DD/MM/JJ geen mails meer. Ik ben tot en met DD/MM/JJ niet op kantoor. Stuur mij a.u.b. geen mails. Ik ben er niet! Vanaf DD/MM/JJ ben ik weer terug.
Irrelevante aanvullingen	(Een afbeelding van een zonnebadende ijsbeer) (Citaat) “Steile bergen kunnen alleen via een omweg worden beklommen, in het dal lopen rechte wegen van de ene naar de andere plaats.” – Johann Wolfgang von Goethe (Emoticons) Volhouden allemaal! ;) Tot later! Jan :D

---

Afwezigheidsbericht – sjablonen

Formeel algemeen afwezigheidsbericht Beste heer, mevrouw, Hartelijk dank voor uw mail! Op dit moment heb ik vakantie en vanaf DD/MM/JJ ben ik weer voor u bereikbaar. Uw mail wordt om vertrouwelijkheidsredenen niet doorgestuurd. Neem in dringende gevallen contact op met mijn collega COLLEGA: collega@voorbeeld.nl. Met vriendelijke groet, NAAM

Formeel afwezigheidsbericht met vervanging aan klanten Goedendag, Hartelijk dank voor uw bericht. Op dit moment ben ik op vakantie en heb ik geen toegang tot mijn e-mails. Vanaf DD/MM/JJ sta ik weer graag tot uw beschikking. Tot die tijd word ik vervangen door mijn collega COLLEGA. U kunt hem per e-mail (collega@voorbeeld.nl) of telefonisch (XXX-XXX) bereiken. Hij helpt u graag verder. Hartelijk dank voor uw begrip. Vriendelijke groet, NAAM

Informeel afwezigheidsbericht aan collega’s Beste collega’s, Als jullie dit lezen ben ik op vakantie. Geen paniek; vanaf DD/MM/JJ sta ik weer voor jullie klaar! In de tussentijd is COLLEGA (collega@voorbeeld.nl) zo vriendelijk mij te vervangen. Neem in dringende gevallen contact met hem op. Blijf allemaal gezond! Ik breng ook wat mee terug uit Argentinië – beloofd! Tot snel, NAAM

Informeel afwezigheidsbericht aan klanten Beste klant, Hartelijk dank voor uw bericht! Op dit moment heb ik vakantie en vanaf DD/MM/JJ sta ik weer voor u klaar. In de tussentijd heb ik helaas geen toegang tot mijn e-mails. Aarzel niet om in dringende gevallen contact op te nemen met mijn collega COLLEGA (collega@voorbeeld.nl). Uw e-mail wordt namelijk niet doorgestuurd. Ik vraag u daarvoor om begrip. Ik zie ernaar uit om er snel weer voor u te zijn. Met vriendelijke groet, NAAM

Formeel afwezigheidsbericht – Engels Thank you for your mail. I am currently on vacation with no access to my e-mail account. I’ll be back in office on Monday, TT/MM/JJ, and will respond to you as soon as possible. In the meantime you can direct your urgent messages towards my colleague COLLEGA (collega@voorbeeld.nl). Please be aware that your mail will not be forwarded automatically. Thank you very much for your understanding. Best Wishes NAAM

Informeel afwezigheidsbericht – Engels Hello, Thanks for your message! I’m currently out of office and not back until TT/MM/JJ. If it’s urgent, you can send COLLEGA a mail (collega@voorbeeld.nl) and he’ll be happy to help. I can’t read mails on vacation, and your mail will not be forwarded – be warned! Anyway, I wish you all the best. I hope I don’t get lost in the desert and will return to you full of energy! Yours Truly NAAM